ПОЛОЖЕНИЕ о ведении Унифицированной системы организационно-распорядительной документации

1. Условные сокращения, используемые в Положении.

Альбом УФД УСОРД - совокупность унифицированных форм документов, включенных в УСОРД.

БелНИИДАД - Белорусский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела.

Департамент - Департамент по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь.

ОКУД - Общегосударственный классификатор Республики Беларусь 010-95 «Унифицированные документы».

ОРД - организационно-распорядительная документация.

СТБ 6.10.1-95 - Государственный стандарт Республики Беларусь 6.10.1-95 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Основные положения».

СТБ 6.38-2004 - Государственный стандарт Республики Беларусь 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

УСОРД - Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

УФД - унифицированная форма документа.

2. Общие положения.

2.1. Настоящее Положение разработано на основании СТБ 6.10.1-95 и устанавливает общий порядок разработки УСОРД и поддержания ее в актуальном состоянии.

2.2. Положение о ведении УСОРД предназначено для обеспечения методического и организационного единства в области разработки, применения и ведения УСОРД.

2.3. Департамент осуществляет руководство работами по созданию, ведению и применению УСОРД, утверждает УСОРД и вносимые в нее изменения.

2.4. Организацией, разрабатывающей и осуществляющей ведение УФД УСОРД, является БелНИИДАД.

2.5. Ведение УСОРД включает:

разработку предложений о внесении изменений в международные и межгосударственные документы по вопросам, касающимся УСОРД;

разработку предложений о внесении изменений в нормативные правовые акты Республики Беларусь по вопросам, касающимся УСОРД;

разработку предложений о внесении изменений и дополнений в действующие УФД УСОРД;

разработку предложений об исключении устаревших УФД из УСОРД;

разработку новых УФД и внесение предложений о включении их в УСОРД;

разработку предложений о внесении изменений и дополнений в ОКУД.

2.6. Издание, тиражирование и распространение (доведение до заинтересованных организаций) УСОРД осуществляет БелНИИДАД.

3. Разработка и ведение УФД УСОРД.

3.1. Основные этапы разработки и ведения УФД УСОРД включают: организацию разработки УФД;

разработку формуляра-образца (при необходимости); утверждение УФД; организацию ведения УФД.

3.2. В ходе ведения УФД УСОРД БелНИИДАД:

осуществляет научно-методическое руководство работами по совершенствованию УФД УСОРД;

ведет контрольный экземпляр Альбома УФД УСОРД;

проводит сбор и анализ предложений по внесению изменений и дополнений в УФД УСОРД;

присваивает коды УФД;

вносит в Департамент предложения об изменении действующих, включении новых и исключении устаревших УФД из УСОРД;

информирует заинтересованные организации о внесенных в Альбом УФД УСОРД изменениях и дополнениях.

3.3. Порядок оформления УФД определяется в соответствии с СТБ 6.10.1-95 и СТБ 6.38-2004.

4. Внесение изменений и дополнений в Альбом УФД УСОРД.

4.1. Предложения о внесении изменений и дополнений в Альбом УФД УСОРД представляются в БелНИИДАД по форме согласно приложению 1.

4.2. Предложения о внесении изменений в Альбом УФД УСОРД согласовываются с Департаментом и другими заинтересованными организациями.

4.3. При согласовании с Департаментом изменений, вносимых в Альбом УФД УСОРД, БелНИИДАД представляет в Департамент следующие документы:

обоснование необходимости внесения изменений в действующие, включения новых или исключения устаревших УФД УСОРД;

образец измененной (новой) УФД;

инструкцию о заполнении УФД (при необходимости);

сведения о согласовании измененной (новой) УФД с заинтересованными организациями.

4.4. После согласования со всеми заинтересованными организациями измененные (новые) УФД представляются на утверждение в Департамент.

4.5. Включение в УСОРД измененных (новых), а также исключение отмененных УФД отражается в журнале регистрации изменений в Альбоме УФД УСОРД (приложение 2).

5. Контрольный экземпляр Альбома УФД УСОРД.

Контрольный экземпляр Альбома УФД УСОРД включает:

действующие УФД;

классификатор УФД УСОРД;

инструкции по заполнению УФД УСОРД (при необходимости).

Приложение 1 к Положению о ведении УСОРД

Примерная форма предложения о внесении изменений и дополнений в Альбом УФД УСОРД   Организация: ______________________________________________________________ Дата: ______________ Код и наименование УФД, которую предлагается изменить, включить или исключить: _____ ________________ Обоснование вносимых предложений: _________________________________________ ________________ ________________ ________________ ________________ ________________ ________________ ________________ ________________ ________________   Наименование должности работника, внесшего предложение Подпись Расшифровка подписи

Приложение 2 к Положению о ведении УСОРД

Форма журнала регистрации изменений в Альбоме УФД УСОРД
№ п/п	Название формы	Код формы	Дата и номер распорядительного документа, утвердившего	Дата и номер распорядительного документа, отменившего форму	Примечание*
* В графе «Примечание» указывается ссылка на порядковый номер включенной или исключенной формы (по журналу) и другие сведения.