Отдел сбыта и реализации предприятия
Рассмотрим в качестве предметной области деятельность отдела сбыта и реализации предприятия.
Экономисты этого отдела выполняют функции учёта и контроля, реализуют функции анализа при решении следующих комплексов задач:
– анализ выполнения плана выпуска изделий,
– анализ выполнения плана отгрузки изделий заказчикам,
– анализ выполнения финансового плана,
– анализ движения изделий на складах,
– анализ обеспеченности плана отгрузки фактически сданными на склад изделиями,
и другие
При решении задач анализа выявляются отклонения фактических данных от плановых. Если план выполнен, отклонение равно нулю – норма. Если фактические данные превышают плановые, имеет место превышение плана – излишки. Если фактические данные меньше плановых данных, план не выполнен – дефицит.
По результатам анализа делается выборка (дефицит или излишки). Экономисты отдела сбыта устанавливают причины отклонений от плана и принимают решения для устранения этих причин.
При обследовании отдела сбыта и реализации исследованы основные процессы, связанные с формированием всех показателей, необходимых для решения комплексов задач подсистемы сбыта и реализации.
Плановый отдел до начала планируемого года создаёт:
· планы выпуска изделий всеми цехами предприятия на следующий год с разбивкой по месяцам,
· план отгрузки изделий заказчикам или список договоров на следующий год с разбивкой по месяцам.
Цехи сдают готовые изделия на склад. Процесс фактического выпуска продукции и сдачи её на склад оформляется цеховыми накладными. В цеховых накладных указывается дата сдачи изделий на склад. В зависимости от вида выпускаемой продукции сдача на склад осуществляется несколько раз в день или несколько раз в месяц. Для анализа выполнения плана выпуска изделий фактические данные группируются по месяцам.
Заказчикам в соответствии с договорами отпускают со склада готовые изделия. Процесс отгрузки оформляется товарно-транспортной накладной с указанием даты отгрузки. После получения изделий заказчик обязан оплатить через банк полученные товары. Банк оформляет платёжные поручения и передаёт информацию о платежах на предприятие.
Движение основных документов, необходимых для решения комплексов задач отдела сбыта и реализации, представлено на схеме:
| |||||||||||||||||||||
|
П Л А Н Ы 
На схеме показаны следующие оперативные документы:
планы, договоры, цеховые накладные (ЦН), товарно-транспортные накладные (ТТН), платёжные поручения (ПП).
При обследовании работы отдела сбыта установлено, что организационно требуется для получения конечных документов.
1.Анализ выполнения плана выпуска изделий цехами по месяцам
| Наиме-нование цеха | Месяц | Наиме-нование изделия | Количество | Откло-нение | Наиме-нование склада | |
| плановый выпуск | Фактич. выпуск | |||||
Здесь необходимы первичные документы: список выпускаемых изделий, список выпускающих цехов, список складов, план выпуска изделий цехами, список цеховых накладных.
В плане выпуска изделий выпуск указан по месяцам. При выпуске изделий широкого потребления (пищевые продукты, канцелярские товары и тому подобное) цикл производства очень короткий. Партии готовых изделий сдаются на склады ежедневно. Фактический выпуск изделий оформляется цеховыми накладными с указанием даты.
Для сопоставления планового и фактического выпуска изделий по месяцам надо предварительно по цеховым накладным дату перевести в месяц и сложить фактический выпуск по месяцам.
Таким образом, организационно можно выделить комплекс задач для решения анализа выполнения выпуска изделий цехами по месяцам:
· По документам «Цеховая накладная» получить общее количество каждого сданного цехами на склад изделия по месяцам.
· Подсчитать отклонение между планом и фактом выпуска по каждому изделию по цехам и складам.
· Выявить наличие дефицита выпуска изделий по цехам.
· Выявить излишки изделий на складах по месяцам.
2. Анализ выполнения плана отгрузки изделий по месяцам
| Месяц | Номер склада | Наименование изделия | Количество | Дефицит (в руб.) | |
| отгрузка по договору | Фактически отгружено | ||||
Для решения этого комплекса задач необходимы первичные документы:
список выпускаемых изделий; список складов; список договоров, заключённых с заказчиками; список товарно-транспортных накладных.
В списке договоров отгрузка изделий планируется по месяцам. Заказчик может получать заказанные изделия частями. Каждая отгрузка изделий оформляется товарно-транспортной накладной с указанием даты.
Для анализа выполнения плана отгрузки следует, в первую очередь, по товарно-транспортным накладным определить фактическую отгрузку каждого изделия по месяцам (дату перевести в месяц и подсчитать фактическую отгрузку за месяц). Для расчёта дефицита отгрузки в стоимостном выражении цена берётся из списка выпускаемых изделий.
Примерный перечень комплекса задач:
· По товарно-транспортным накладным получить общее количество каждого отгруженного изделия со склада по месяцам.
· Подсчитать отклонение по каждому изделию как разность между планом и фактом отгрузки по месяцам.
· Определить дефицит отгрузки в стоимостном выражении.
3. Анализ выполнения финансового плана включает получение следующего отчётного документа:
Оценка неполной оплаты отгруженной продукции
по заказчикам
| Наименование заказчика | Номер договора | Сумма (в руб.) | Неполная оплата (в руб.) | |
| отгружено | оплачено | |||
Для решения этого комплекса задач необходимы первичные документы: список выпускаемых изделий; список заказчиков; список договоров, заключённых с заказчиками; список товарно-транспортных накладных; список платёжных поручений.
Для расчёта сумм отгрузки и оплаты цена берётся из списка выпускаемых изделий.
Чтобы взять из списка заказчиков Наименование заказчика. используется список договоров
 |
Перечень комплекса задач:
· По документам «Товарно-транспортная накладная» получить стоимость отгруженного товара по каждому договору каждого заказчика.
· По документам «Платёжное поручение» получить стоимость оплаченного товара по каждому договору каждого заказчика.
· Подсчитать недоплату как разность между стоимостью отгруженного и оплаченного товара.
Перечень входных (первичных документов)
В результате обследованияпредметной областивыявлены первичные (справочные и оперативные) документы, необходимые для решения задач. Приведём структуру документов и поясним назначение содержащихся в этих документах показателей.
Справочные документы:
Список выпускаемых изделий
| Код изделия | Наименование изделия | Код единицы измерения | Цена | Нормативный запас | Номер склада |
Даётся перечень изделий, которые намечены к выпуску в планируемом году.
Код изделия - уникальное короткое обозначение изделия. Для кодирования используются цифры, буквы. Например, если номенклатура выпускаемых изделий небольшая, (50 штук) можно использовать для кодирования последовательность от 01 до 99 с учётом появления новых видов изделий.
Нормативный запас – количество изделий, хранящихся на складе на случай непредвиденных ситуаций.
Номер склада – указан номер склада, за которым закреплено конкретное изделие.
Справочник единиц измерения
| Код единицы измерения | Наименование единицы измерения |
Изделия могут измеряться поштучно, в килограммах, тоннах, метрах и так далее. Поэтому для кодов единиц измерения достаточно взять одноразрядные текстовые коды от 1 до 9.
Наименование единицы измерения – шт., кг., м., и так далее.
Список выпускающих цехов
| Номер выпускающего цеха | Наименование цеха |
В списке ограничений (дальше по тексту) указано, что выпускающих цехов на предприятии от 2 до 3, поэтому номер выпускающего цеха целесообразно задать одной цифрой или символом.
Список складов
| Номер склада | Наименование склада |
Предполагается, что каждый цех имеет свой склад, поэтому количество складов так же от 2 до 3.
Список заказчиков
| Код заказчика | Наименование заказчика | Адрес |
Код заказчика должен быть уникальным. Можно взять ИНН заказчика в качестве кода, но он громоздкий. Лучше присвоить заказчикам локальные коды, действующие на предприятии, а ИНН сохранить в списке заказчиков, чтобы обращаться к нему при необходимости.
В нашем примере, чтобы акцентировать внимание на основных положениях проектирования баз данных, в справочных таблицах даётся минимальное количество показателей. В реальных условиях этих показателей может быть больше.
Оперативные документы:
План выпуска изделий цехами
| Номер цеха | Месяц выпуска | Код изделия | Количество |
Предполагается, что для решения задач анализа в нашем случае используется только годовой план выпуска изделий, в котором выпуск изделий представлен по месяцам.
ДОГОВОР №
на поставку продукции
|
Поставщик:_______________Получатель
(наименование (наименование
поставщика) получателя)
заключили договор на период:
с "____" ______________200_г. по "____" _______________200_г.
Общая сумма договора составляет
–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
(сумма договора в ценах на момент заключения договора)
Адреса и реквизиты сторон:
Поставщик: Получатель:
___________________ ___________________
(почтовый индекс) (почтовый индекс)
___________________ ___________________
(город) (город)
№ ИНН_________________ № ИНН ______________
СПЕЦИФИКАЦИЯ
на поставку товаров к договору №_____ от “____”_______ 200_г.
Поставщик:_______________
Получатель_______________
| Наименование товара | Ед. изм. | Месяц поставки | Отпускная цена ед.изм. | Количество | Сумма |
Поставщик:_______________ Получатель _______________
(подпись) (подпись)
Представленная форма документа «Договор» заполняется при заключении договора с каждым заказчиком. Реквизиты в этом документе определяют качественную и количественную оценку процесса взаимодействия предприятия и заказчика. Жирной линией обведены реквизиты, которые должны быть введены в базу данных при решении комплекса задач на компьютере.
| |
|
| |
| |
Цех:
(номер (наименование цеха)
цеха)
| | |
Склад:
(номер (наименование склада)
склада)
| Наименование товара | Ед.изм. | Количество |
Отпустил:_______________ Принял_______________
| |
|
| |
Основание:Договор №
Поставщик: Получатель:
| |||
| |||
| Наименование товара | Ед.изм. | Цена ед.изм. | Количество | Сумма |
Общая сумма по накладной:
Отпустил:_______________ Принял:_______________
ПЛАТЁЖНОЕ ПОРУЧЕНИЕ №
 |
Основание:(№ ТТН или № счета)
|
Плательщик:
| Наименование товара | Ед. изм. | Цена ед.изм. | Количество | Сумма |
Общая сумма платежа:______________
Генеральный директор:_______ _______________/Фамилия И.О./
Главный бухгалтер:__________________________/Фамилия И.О./
Оперативные документы: договор, заключённый с заказчиком, цеховую накладную, товарно-транспортную накладную, платёжное поручение для эффективной работы базы данных целесообразно разделить на две части – общую и спецификацию (табличная часть). Они должны быть связаны общими реквизитами.
Такое деление позволит сократить дублирование информации.
С заказчиками заключаются договоры на поставку изделий. Договор состоит из двух частей: общей части, включающей номер договора, сведения о заказчике и спецификации, в которой приводятся сведения о видах, количестве изделий и сроках поставки.
Выпущенные цехами изделия сдаются на склад. Груз сопровождает Цеховая накладная. Этот документ тоже состоит из двух частей: общей (ЦН) и спецификации (СЦН). В общей части указывается номер цеховой накладной, номер цеха и дата сдачи. В спецификации – сведения о видах и количестве сдаваемой на склад продукции.
При отгрузке готовых изделий заказчикам выписываются Товарно-транспортные накладные, которые состоят из общей части (ТТН) и спецификации (СТТН). В общей части указывается номер ТТН, номер договора, дата отгрузки продукции, а в спецификации – сведения о виде и количестве отгруженных изделий.
После получения груза заказчик должен произвести оплату. Оплата оформляется платёжным поручением. Платёжное поручение выписывается на основании ТТН и состоит из двух частей. Общей (ПП) - с номерами ТТН и ПП, датой оплаты. В спецификации (СПП) указываются виды и количество оплачиваемой продукции.