Корпоративный документооборот

Корпоративное хранилище данных».

КХД предназначена для повышения оперативности и качества принимаемых управленческих решений сотрудниками Заказчика.

Основным назначением КХД является автоматизация информационно-аналитической деятельности в бизнес-процессах Заказчика.

В рамках проекта автоматизируется информационно-аналитическая деятельность в следующих бизнес-процессах:

1. анализ финансово-хозяйственной деятельности;

2. информационная поддержка процессов бюджетирования;

КХД создается с целью:

- обеспечения сбора и первичной обработки исходной информации, необходимой для подготовки отчетности по показателям деятельности;

- создания единой системы отчетности по показателям деятельности;

- повышения качества (полноты, точности, достоверности, своевременности, согласованности) информации;

Корпоративный документооборот

Метою даного курсового проекту є проектування Системи електронного документообігу для школи, впровадження якої дозволить вирішити наступні завдання:

Гј формування єдиної БД по учням;

Гј формування єдиної БД по співробітникам;

Гј автоматизація всіх видів звітності гімназії;

Гј ведення електронного архіву за всіма видами документації, що використовується організацією Замовником, тобто гімназією.

Програма, що розробляється в рамках даного курсового проекту призначена для автоматизації документообігу, здійснюваного всередині гімназії.

В якості предметної області для курсового проекту була обрана гімназія. Таким чином саме гімназія є об'єктом інформатизації.

Гімназія - муніципальне загальноосвітній установа, яка є самостійним структурним підрозділом і, що знаходиться в безпосередньому підпорядкуванні Міського Управління Народної Освіти. Так як гімназія є загальноосвітнім установою, то її документообіг рясніє спеціалізованими формами вихідних і внутрішніх документів. Оскільки обсяг інформації, який використовується в процесі функціонування гімназії постійно збільшується, а поточна інформація часто змінюється, то персоналу організації, відповідальній за ведення документообігу доводиться вносити і змінювати нові дані в відповідні документи вручну, що забирає багато сил і часу, що негативно позначається на ефективності роботи гімназії, погіршуючи її. Крім того, ведення документообігу традиційним способом погіршує якість навчання школярів, оскільки в документообіг залучений не тільки адміністративно - управлінський апарат гімназії, а й вчителі-предметники, на яких лягає додаткове навантаження, пов'язана з оформленням документів і надання необхідних звітів керівництву, оскільки всі вчителі є класними керівниками. Більш докладно структура гімназії буде розглянута далі. В зв'язку з вищевикладеним вважаю, що назріла необхідність модернізації системи ведення документообігу організації, за допомогою перекладу її на електронну основу, що в подальшому дозволить повністю відмовитися від традиційної форми документообігу. Як було сказано вище в процес ведення документообігу гімназії залучений адміністративно-управлінський персонал (директор, секретар-діловод, завучі), а також викладацький склад. У кожного із співробітників організації є перелік обов'язків, які підлягають виконанню.

У перелік обов'язків секретаря-діловода входить:

1) Облік і реєстрація вхідних документів;

2) формування наказів директора;

3) кадровий облік співробітників;

4) прийом і оформлення документів, що стосуються прийому нових учнів;

5) ведення картотеки по учням і персоналу гімназії;

6) надання звітів за формами (Т-2, РВК-76, РВК-83).

У перелік обов'язків звичай входить:

1) складання навчального розкладу;

2) формування табеля;

3) надання звітів за формою ОШ-1;

4) розрахунок робочого навантаження;

5) контроль за належним веденням журналів успішності.

У перелік обов'язків вчителів входить:

1) Ведення класних журналів;

2) Своєчасне виставлення оцінок і пропусків;

3) Своєчасне заповнення листка домашніх завдань.

У перелік обов'язків класних керівників входять:

1) складання характеристик на учнів свого класу;

2) формування зведеної відомості успішності по класу;

3) надання звітів.

Описание вариантов предметной области

Вариант № 1

Предметная область: Библиотека (учет читателей).

Основные предметно-значимые сущности: Книги, Читатели.

Основные предметно-значимые атрибуты сущностей:

- книги - автор книги, название, год издания, цена, является ли новым изданием, краткая аннотация;

- читатели - номер читательского билета, ФИО, адрес и телефон читателя.

Основные требования к функциям системы:

- выбрать книги, которые находятся у читателей или определенного читателя;

- выбрать читателей, которые брали ту или иную книгу с указанием даты выдачи книги и даты сдачи книги читателем;

- выбрать книги, пользующиеся наибольшим спросом.

Бібліотека - це інформаційне, культурне, освітнє установа, налаштовує організованим фондом документів і майже що представляє їх у тимчасове користування абонентам, і навіть яке здійснює інші бібліотечні послуги.

Основні функції бібліотеки — інформаційна, культурна, освітня,досуговая.

Абонент бібліотеки — це фізичне чи юридична особа, зареєстроване бібліотекою як його постійний користувач.

Абонент – [ньому.Abonnent, франц.Abonner – підписуватися] – обличчя, має абонемент.

Абонемент – [франц.abonnement] – право користування чимось визначений термін.

Абонемент бібліотеки здійснює видачу видань читачам додому визначений термін. Термін користування бібліотечними виданнями визначається «Правилами користування бібліотекою».

Робота на абонементі будується з урахуванням загального обслуговування. Оскільки загальний абонементі читачі отримують літературу в одній кафедрі видачі. Диференціація здійснюється шляхом виділення груп читачів.Формуляри читачів виділених груп ставлять окремо чи позначають умовними позначками (колірні позначки, літери).

Усі видання, видані читачам додому, записуються в формулярі, цьому зазначається: дата видачі, інвентарний номер, він і заголовок. Читачі розписуються отриманні видань.

На будинок видаються читачеві видання (зокрема книжки, журнали, ноти, платівки,диафильми та інших.) відповідно до «Правилами користування бібліотекою». УСтарорусской ЦБС дорослим читачам книжки видаються терміном озер місяцем, читателям-детям — на 10 днів. Термін користування виданнями на прохання читача (особисто чи телефоном) можна продовжити, якби видання немає попиту із боку інших читачів.

Під час повернення видання бібліотекар зобов'язаний присутності читача закреслити його розписку в читацькому формулярі.

Читач бібліотеки — обличчя, яке користується бібліотекою виходячи з офіційної запис у встановлених документах.

При запис у бібліотеку відвідувач пред'являє паспорт чи який заміняє його документ. Читачі, які досягли 16 років, записуються до бібліотеки по письмовій проханні батьків. Запис і видача видань співробітникам бібліотеки виготовляють загальних економічних засадах.

Особи, тимчасово що у даному населеному пункті, записуються до бібліотеки, зазвичай, без права видачі літератури додому. У окремих випадках бібліотека може видавати ці читачі книжки додому під заставу, перевищує суму вартості книжки щонайменше ніж у 1,5 разу, й, узявши плату за запис.

На кожного читача заповнюється формуляр читача.Формуляр містить інформацію про читачі і виданих виданнях і є облікованим документом видачі літератури та аналізу читання.

На формулярі вказується порядковий номер читача, який зберігається за читачем кінця року.

Там, коли читач бере книжки членам своєї сім'ї, кожного їх заповнюється формуляр читача, звороті якого член сім'ї вказує: «>Поручаю брати книжки (Такому-то). Дата. Підпис».

При записи читача до бібліотеки бібліотекар проводять із ним індивідуальну розмову, у якої, крім даних заповнення читацького формуляра, виявляють його читацькі інтереси. Також бібліотекар повинен провести екскурсію бібліотекою, у якої він знайомить читача з «Правилами користування бібліотекою».

>Формуляр читача вміщує використання протягом п'яти. Принаймні заповнення вкладка замінюється чи доповнюється новим, що дозволяє спостерігати читання окремих категорій читачів у протягом протягом ряду років. Використані формуляри зберігаються у бібліотеці, упродовж як мінімум року.

Кількість читачів визначається за кількістю читацьких формулярів.

відповіді такі питання, як:

-Наявність або відсутність цієї книжки у власній бібліотеці.

-Де та бажана книга.

-Хто автор шуканої книжки.

-Які книжки даного автора зібрані у бібліотеці.

-Скільки примірників цієї книжки є у бібліотеці.

-У якій року і видана бажана книга.

-Телефон видавництва.

Працюючи з такою базою отримувати необхідну інформацію набагато легше.

1.2 Опис вхідних документів

Під час розробки бази даних «Бібліотека» провели обстеження предметної області. У результаті БД використовуються такі вхідні дані:

-інформацію про читачів;

-інформацію про книгах;

-інформацію про зарезервованих книгах;

інформацію про виданих книгах.

На чолі гімназії стоїть директор, а його безпосередньому підпорядкуванні перебуває іншої персонал гімназії. Більшість роботи, що стосується ведення документообігу лягає на його плечі адміністративно – управлінського персоналові та вчителів –предметников(подробно

Вариант № 2