Раздел 2. Документационное обеспечение обеспечения в Управлении пенсионного фонда Первомайского района города Ростов-на-Дону

Развитие системы электронного документооборота в ПФР. Еще несколько лет назад система электронного документооборота была амбициозным проектом, требующим многих усилий и средств для реализации.

Сегодня система электронного документооборота – уже реальность, активно применяющаяся на крупных и средних предприятиях, в государственных структурах.

Федеральная целевая программа “Электронная Россия”[9] одной из задач определила объединение государственных органов власти единой системой электронного документооборота, по закону страхователи с численностью работников 50 и более человек должны представлять сведения в электронной форме при наличии гарантий их достоверности и защиты от несанкционированного доступа и искажений. Остальные организации также имеют право, не посещая Пенсионный фонд, представлять сведения и расчёты с использованием электронной цифровой подписи.

Подключение к системе электронного документооборота ПФР позволяет страхователям:

- отправлять в течение 2-3 минут сведения в органы ПФР со своего рабочего места;

- направлять сведения в органы ПФР в любое удобное для работодателя время;

- представлять сведения с первого раза без ошибок благодаря встроенной программе проверки;

- получать из органов ПФР протоколы проверки представляемых документов на свое рабочее место;

- оперативно получать из ПФР информационные рассылки;

- направлять в органы ПФР письма, запросы и другую информацию.

Цель электронного взаимодействия – предоставить работодателям, подключившимся к системе электронного документооборота, возможность на качественно новом уровне осуществлять информационный обмен с органами ПФР и оперативно представлять требуемую отчетность.

Управление Пенсионного фонда в Советском районе г. Ростова-на-Дону предлагает плательщикам стать участниками Системы Электронного Документооборота (СЭД). Технические возможности и новые технологии позволят быстро, удобно без лишних затрат сдать отчетность.

Удостоверяющие центры (УЦ) обеспечивают для своих клиентов техническую поддержку и бесперебойное функционирование СЭД, снабжают Электронной Цифровой Подписью (ЭЦП), которая имеет необходимую юридическую силу.

В рамках единого сервиса абоненты УЦ могут подготовить и проверить все формы, представляемые в ПФР. Обращаться к дополнительным программам по расчету и «набивалкам» больше нет необходимости.

Основное преимущество сервиса – всегда актуальные формы отчетности, справочники и классификаторы (в том числе КЛАДР), что особенно важно при постоянно меняющихся требованиях законодательства. Абонент может не беспокоиться об обновлении форм, так как обновление происходит централизованно на сервере, без его участия.

Не менее значима для успешной отчетности в ПФР через Интернет и проверка отчетов с помощью актуальных проверочных комплексов, используемых Пенсионным фондом. Проверочные программы, как и формы, обновляются автоматически.

Электронный документооборот является прогрессивной и перспективной системой передачи данных:

ü Экономия времени (сдача отчетности со своего рабочего места без дублирования на бумажных носителях)

ü Время отправки является временем сдачи отчетности

ü Сдача отчетности в любое время суток (в т.ч. по выходным и праздникам)

ü Подтверждение доставки отчетности (протокол о приеме)

ü Нет необходимости посещения территориального органа ПФР для сдачи отчетности

ü Появляется возможность оперативно исправлять ошибки, обнаруженные органами ПФР в представленных документах, с рабочего места бухгалтера неоднократно за один день.

ü Конфиденциальность, целостность, подлинность сведений (отчетность подписана электронной цифровой подписью и зашифрована с помощью сертифицированного средства криптографической защиты информации)

ü Оперативность обработки информации

ü Простота использования

ü Возможность неформализованного документооборота (отправка сообщений и писем)

Система существует с 2001 года. За это время к ней подключились более 2000 организаций нашего района, что составляет более 60% от общего числа страхователей, состоящих на учете в УПФР в Советском районе г. Ростова-на-Дону.

Сведения, представляемые в УПФР, относятся к категории персональных данных. Их подготовка, пересылка и обработка осуществляется в соответствии с действующим законодательством о защите персональных данных. Для представления отчета в УПФР требуется одна Электронная Цифровая подпись (ЭЦП) - руководителя организации или бухгалтера.

С 2014 года, начиная с отчетного периода I квартал 2014 года, для плательщиков вводится Единая форма отчетности в ПФР, объединившая в себе отчетность по начисленным и уплаченным страховым взносом на ОПС и на ОМС в целом по организации и сведения индивидуального персонифицированного учета по каждому застрахованному лицу.

Переход к единой форме отчетности осуществлен для снижения административной нагрузки на плательщиков страховых взносов. Единая форма отчетности введена в рамках реализации дорожной карты в целях обеспечения удобства формирования и представления отчетности страхователями, а также создания комфортных условий взаимодействия плательщиков страховых взносов с ПФР.

Единая форма отчетности вводится для всех категорий страхователей – плательщиков страховых взносов на ОПС и ОМС, осуществляющих выплаты и иные вознаграждения физическим лицам. I квартал 2014 года – это первый отчетный период, по которому страхователи будут отчитываться по новой форме отчетности.

При приеме отчетности территориальными органами ПФР Единая отчетность будет проверяться единым программным комплексом, по итогам проверки предполагается формирование единого протокола для плательщика страховых взносов, отражающего правильность заполнения отчетности.

При разработке единой формы отчетности РСВ-1 ПФР учтены изменения в законодательстве о страховых взносах, в том числе в соответствии с Федеральным законом от 04.12.2013 № 351-ФЗ в части уплаты страховых взносов с 2014 года единым платежным документом, в части дифференциации уплаты страховых взносов по дополнительным тарифам в соответствии с Федеральным законом от 28.12.2013 № 421-ФЗ[10].

Таким образом, в единой форме отчетности за периоды с 2014 года:

- в индивидуальных сведениях, представляемых страхователем, не указывается сумма уплаченных страховых взносов;

- отражается уплата страховых взносов за периоды с 2014 года единым расчетным документом без выделения страховой и накопительной части (уплата на КБК страховой части);

- выделение страховой и накопительной части с учетом возрастной категории застрахованного лица, принадлежности к гражданству и выбора варианта пенсионного обеспечения будет производиться Пенсионным фондом России по сведениям данных персонифицированного учета;

- отражение задолженности по страховым взносам, доначисление и уплата страховых взносов за периоды 2010-2013 годов;

- новый подраздел 2.4 формы отражает особенности уплаты страховых взносов по дополнительным тарифам по результатам проведения специальной оценки условий труда.

Единая форма отчетности позволит плательщикам страховых взносов обеспечить представление сведений о начисленных и уплаченных страховых взносах в целом по организации и сведений персонифицированного учета по застрахованным лицам, исключая их несоответствие.

ПФР совместно с разработчиками программного обеспечения планируют в ближайшее время обеспечить плательщиков страховых взносов бесплатными программами – программами подготовки данных и проверочной программой в целях оказания содействия в подготовке единой отчетности в ПФР без увеличения трудозатрат со стороны страхователей. Все вспомогательные программы по мере их готовности будут размещаться на сайте ПФР в свободном доступе, а также в Кабинете плательщика – электронном сервисе ПФР для плательщиков страховых взносов.

Единая форма отчетности соответствует всем требованиям действующего законодательства о страховых взносах и разрабатывалась при непосредственном участии бухгалтерского сообщества. Все содержательные замечания и предложения специалистов были учтены при разработке единой формы отчетности. Единая форма отчетности размещена на сайте ПФР и в специализированных бухгалтерских системах.

Плательщики страховых взносов из числа самозанятого населения по-прежнему освобождены от сдачи отчетности в ПФР за исключением глав крестьянско-фермерских хозяйств.