Магической пирамиды для делового письма

Перевод с английского

МОСКВА

● РОСМЭН-БИЗНЕС ●

ББК 65.290-2

М62

Публикуется с разрешения автора и ее литературных агентов, Peter Knight (Великобритания) и Александра Корженевского (Россия)

Перевод с английского А. Румянцева

Экспертная поддержка кандидата экономических наук И.Б. Манна

Минто Б.

М62Золотые правила Гарварда и McKinsey. Правила магической пирамиды для делового письма/Пер, с англ. А. Румянцева. — М.: ООО «Издательство «РОСМЭН-ПРЕСС», 2004. -192 с. - (Международный деловой бестселлер).

Данная книга восполняет дефицит изданий на русском языке, об универсальных ме­тодиках составления убедительных деловых документов. Она посвящена утраченному умению логично и неотразимо выстраивать систему аргументаций в письменном виде и эффектно презентовать ее партнерам по бизнесу и коллегам. Это умение является неоценимым преимуществом как для деловой карьеры, так и для достижения победы в закупочных тендерах, обоснования получения материальных ресурсов, представле­ния инвестиционных проектов. Одним словом, всюду, где для предпринимательского успеха необходим мастерски составленный текст.

Особенность методики Барбары Минто состоит в учете реальных человеческих воз­можностей восприятия и запоминания любого письменного сообщения. Автор совету­ет выстраивать систему идей любого документа в виде логической пирамиды взаимо­связей с главным тезисом на ее вершине.

Книга может стать бесценным настольным помощником для широкого круга обра­зованных бизнесменов, от консультантов до топ-менеджеров. Во многих странах она является базовым учебником для программ МВА в разделе общих знаний и навыков.

ISBN 5-353-01533-9 (рус.) ISBN 0-273-65903-0 (англ.)

Все права защищены. Любая часть этой книги не может быть воспроизведена в какой бы то ни было форме и какими бы то ни было средствами без письменного разрешения владельца авторских прав.

© Barbara Minto, 2002

© Перевод на русский язык.

ООО «Издательство «РОСМЭН-ПРЕСС», 2004

«Нет ничего

Более практичного,

Чем хорошая теория»

КУРТ ЛЕВИН

Содержание

Об авторе............................................................................................................. 9

Предисловие........................................................................................................ 11

ЧАСТЬ I

Логика делового письма

Введение.............................................................................................................. 17

Глава 1. Почему именно пирамида?........................................................................... 19

Строительные блоки пирамиды .................................................................. -

От главного к группам. Порядок подачи идей:

строим сверху вниз........................................................................................... 23

От идеи к структуре. Порядок осмысления от частного к главному 25

Глава 2. Архитектура пирамиды................................................................................... 31

Вертикальная взаимосвязь............................................................................. -

Горизонтальные взаимосвязи...................................................................... 35

Как построить Введение в документ........................................................... 36

Глава 3. Начинаем строить пирамиду......................................................................... 39

Способ строительства «сверху вниз»......................................................... -

Способ строительства «снизу вверх»........................................................ 44

Предупреждения начинающим строителям............................................ 49

Глава 4. Достоинства хорошего Введения............................................................... 51

Интрига во Введении........................................................................................ -

Почему история?......................................................................................... -

Насколько длинным должно быть Введение?................................... 53

Счего начинать описание ситуации?................................................... 54

Что такое проблема?................................................................................ 55

Почему выбран именно такой порядок?............................................. 56

Что важно знать о ключевой линии?..................................................... 58

Новые примеры.......................................................................................... 60

Еще раз о Введении.................................................................................. 62

Некоторые типы Введений............................................................................ 63

Указания или директивы........................................................................... -

Запросы и требования ресурсного обеспечения............................. 64

Инструкции и документы типа «Как сделать то-то и то-то...»....... 65

Письмо с предложениями......................................................................... 67

Доклад о развитии или работе............................................................... 68

«Мостики» между структурными единицами текста............................... 69

Отсылка к сказанному ранее.................................................................... -

Приемы промежуточных заключений................................................... 72

Заключение всего документа (Окончательные выводы).................. -

Глава 5. Дедукция и индукция: различия................................................................... 77

Дедуктивное обоснование.............................................................................. -

Как используется дедукция..................................................................... 78

Когда можно и нужно пользоваться дедукцией................................. 80

Индуктивные рассуждения............................................................................ 83

Как пользоваться индукцией................................................................... 84

Как отличить индукцию от дедукции..................................................... 86

Глава 6. Как организовать и «высветить» структуру документа....................... 89

Заголовки.............................................................................................................. -

Подчеркивание................................................................................................. 93

Десятичная нумерация................................................................................... 95

Графическое выделение................................................................................. 97

ЧАСТЬ II

Логика делового мышления

Введение........................................................................................................... 103

Глава 7. Методы организации идей в группах...................................................... 105

Временная последовательность................................................................ 107

Незавершенное установление порядка.............................................. -

Спутанная логика...................................................................................... 108

Ложное объединение в группы............................................................. 109

Структурный порядок...................................................................................... 110

Создание структуры................................................................................... -

Описание структуры.................................................................................. 112

Организация структуры............................................................................ 113

Ранжирующий порядок................................................................................... 116

Создание классификационных групп.................................................... —

Дополнительные примеры на группирование идей

и высказываний......................................................................................... 120

Глава 8. Особенности процесса решения проблем............................................. 127

Процесс решения проблем............................................................................ -

Что за проблема?..................................................................................... 129

В чем заключается проблема?................................................................ -

Почему возникла проблема?................................................................. 130

Что мы можем сделать, чтобы разрешить проблему?..................... -

Что нам следует сделать, чтобы разрешить проблему?................ 131

Определение конкретной проблемы..................................................... -

Система: Документ-Оцифровка-Телекоммуникация...................... 132

Подготовка графических справочников.............................................. 135

Структуры аналитического исследования проблем............................. 140

Пять типичных «логических деревьев»................................................ -

Использование концепции логических деревьев............................ 144

Глава 9. Вопросы заключительных утверждений................................................ 151

Итоговая мысль как следствие из ряда действий................................. 153

Учет значения слов.................................................................................. 154

Каждому действию свой логический уровень.................................... 160

Формулировка вывода из заключений...................................................... 164

Поиск структурного сходства................................................................. 165

Наглядное представление взаимосвязей......................................... 167

Глава 10. Необходим понятный текст...................................................................... 173

Создание образов.......................................................................................... 175

Копирование образов при помощи слов................................................... 177

Приложение. Решение проблем в бесструктурных ситуациях......................... 181

Аналитическая абдукция............................................................................... 182

Научная абдукция........................................................................................... 183

Библиография...................................................................................................................188

Об авторе

Барбара Минтовыросла в Кливленде, штат Огайо. Она начала свою профессиональную деятельность у Сайруса Итона, промышленника, который основал Пагуошское движение ученых-ядерщиков. Работая в команде, занимавшейся организацией и проведением конференций Пагуошского движения, Барбара приобрела солидный опыт в разрешении проблем, связанных с обсуждением сложных технических и научных задач.

В 1961 году она ушла от Сайруса Итона и стала слушательницей Гарвардской школы бизнеса. В 1963 году вернулась в Кливленд и стала работать в международ-ной консалтинговой фирме «McKinsey & Company» как первая в этой знамени-той компании женщина-консультант. Ее способности в области деловой пере-писки были замечены, и в 1966 году, чтобы повысить в Европейском отделении компании уровень деловой отчетности, Барбару перевели в Лондон. Вся доку-ментация в то время велась на английском языке. В штаб-квартире предполо­жили, что использование европейскими консультантами в бизнес-переписке неродного языка сопряжено с определенными трудностями.

Однако Барбара быстро поняла, что трудности бизнес-переписки в Дюссель-дорфе и Париже те же самые, что и в Нью-Йорке и Кливленде. Проблема за-ключалась не в том, чтобы писать в соответствии со школьными правилами языка, а в том, чтобы ясно мыслить. Это открытие привело ее к тому, что Барбара скон-центрировалась на изучении структур мышления, лежащих в основании четко­го и здравого письменного изложения, а затем - на развитии тех мыслей, кото­рые и составили содержание этой книги.

Барбара и сейчас живет в Лондоне, но с 1973 года занимается делами своей фирмы «Minto International». Она специализируется на обучении «принципу магической пирамиды» тех людей, чьим основным занятием являются бизнес или высокопрофессиональная деятельность, которые требуют постоянного со-здания комплексных докладов, отчетов, меморандумов или ведения презента-ций.

Свои лекции Барбара читает в большинстве ведущих консалтинговых ком-паний в Соединенных Штатах и Европе и во многих крупнейших трансна-циональных компаниях. Также она ведет курсы лекций в Гарварде, Стэн-форде, Чикаго, Лондонской школе бизнеса и в Государственном университете Нью-Йорка.

Предисловие

Цель этой книги — рассказать вам, как использовать принцип магической пирамиды, чтобы писать ясные и понятные деловые документы. Написать что-либо ясно и понятно — значит сделать два шага. Первый - определить цель, главную мысль, которую вы хотите донести до читателя, второй — изложить эту мысль в словах или письменно. Когда вы знаете основную цель сообщения, вы едва ли испытываете трудности с изложением проблемы:

• Пожалуйста, оставьте сегодня два литра молока.

• Я встречу вас завтра в 12.30 у Марио.

• Позвоните своей жене.

Но вы обязательно столкнетесь с трудностями, когда вам придется рас­ставлять по местам несколько сообщений, которые ведут к одному итоговому заключению.

«Джон Коллинз звонил, чтобы передать, что он не сможет присутствовать на встрече в 3.00. Хэл Джонсон сообщил, что не рассчитывает быть раньше, а то и вовсе завтра, но не раньше 10.30. А секретарь Дона Клиффорда переда­ла, что Клиффорд вернется из Франкфурта не раньше чем завтра, а то и позже. Конференц-зал завтра занят, но свободен в четверг. Так что четверг 11.00 был бы самым подходящим временем для встречи. Устраивает ли это вас?».

Автор этой записки сделал именно то, что делает большинство людей, ког­да пишет. Он воспользовался процессом письма как средством, которое помогло ему наконец-то сформулировать свои соображения. Действительно, письменное изложение как способ организовать процесс обдумывания - вполне под­ходящий инструмент. Но в результате вы перекладываете часть груза на плечи читателя, заставляете его пробираться сквозь несколько незначащих вы­сказываний, прежде чем он придет вместе с вами к итоговому заключению. На­сколько легче стало бы запутавшемуся адресату, если бы он мог прочитать:

«Не могли бы мы перенести сегодняшнюю встречу на четверг, на 11.00? Это время полностью устраивает Коллинза и Джонсона, а также позволит присут­ствовать на встрече Клиффорду».

Увы, переход от первого варианта записки ко второму означает удвоение объема работы и для автора, и для секретаря. Но большая часть людей полага­ет, что писать короткие сообщения надо без особых усилий. Без сомнения, они правы. Однако что произойдет, если вместо документа в один абзац или параг­раф вы имеете дело с документом в две-три страницы? Обычно автор длинного документа чувствует, что документ слишком громоздкий, и не хочет пересмат­ривать и переделывать его. Очень часто автор просто не уверен в том, что знает, как оптимизировать свою работу. Намного легче, по мнению автора, оставить это читателю. Пусть тот как-нибудь сам пробирается через набор мыслей и вы­деляет суть адресованного ему документа.

До недавнего времени только некоторые из хронически перегруженных чита­телей выражали свое недовольство плохо выстроенными документами. Ос­тальные принуждали себя к восприятию, потому что сложность и плохую восприни­маемость принято считать типичным признаком бизнес-документации. Почему-то считается, что такие документы надо мучительно изучать. На самом деле все из-за того, что бизнесмены-читатели сами допускают тот же подход к созданию документов, которому научились по принятым образцам, и теперь старательно копируют в своих бумагах манеру, заимствованную у руководства. Об этом свиде­тельствует, например, высказывание одного консультанта, чья презентация новой организационной структуры большой компании превратилась в утомительный рассказ длиною в два часа. На наше замечание он ответил:

«Вы не подумали о том, что люди пришли на презентацию, заранее зная, насколько она будет утомительна. Они уже привыкли к этому».

Возможно. Но пустая трата времени, унылая внутренняя борьба с плохо напи­санными документами действуют на личность разрушительно. Как верно замечает один из комментаторов: «Миф, что бизнесмены не читают, полная ерунда. Они читают очень много. Но вот то, что они читают, зачастую абсолютно безграмотно».

Для типичных бизнесменов и клерков научиться писать грамотные и понят­ные деловые записки и доклады вовсе не означает научиться выбирать более короткие предложения или более точные слова, как обычно рекомендуют. Для них научиться писать — это научиться отделять процесс мышления, обдумыва­ния документа от процессов его создания и написания. Этот подход поможет и вам. Вы будете писать грамотные и понятные бизнес-документы, если застави­те себя полностью завершать обдумывание прежде, чем садиться за стол и пи­сать. Именно этому подходу и посвящена эта книга.

В ней говорится о том, как упорядочить свои идеи и суждения. О том, что дела­ет документ ясным, а что туманным, и о том, как вы вносите путаницу в сознание читателя, когда не следуете соответствующему порядку. Установить соответствую­щий порядок - это, прежде всего, создать четкую структуру, которая подчерк­нет и выделит все главные идеи документа, покажет их развитие и поможет организо­вать второстепенные идеи так, чтобы они усиливали и подчеркивали главные.

Понятно, что ключевым навыком становится умение выделять главные и вто­ростепенные идеи и распределять их в тексте. Исходя из требований логики и объективно ограниченных возможностей читателя в восприятии больших объ­емов информации, мы рекомендуем пирамидальную структуру - отсюда и на­звание книги «Принцип магической пирамиды».

В первой части книги будет показано, как пользоваться правилами магичес­кой пирамиды в процессе обдумывания документа.

Во второй части мы расскажем, как использовать полученные знания, что­бы критически анализировать структуру документа, как устранить логические ошибки и сделать процесс осмысления более творческим и продуктивным. В итоге мы надеемся, что вы научитесь писать и говорить именно то, что имеете в виду, то, что действительно хотите сказать.

Рекомендуемый нами подход применим к любому деловому документу, в кото­ром вы хотите добиться ясности изложения. Однако использование этого подхода потребует немалой самодисциплины. И все же после определенных усилий, направ­ленных на то, чтобы сначала думать, а потом писать, вы многому научитесь. Но не всему! Потребуется еще немало сил, во-первых, на то, чтобы научиться сокращать время, которое вы обычно тратите на обоснование выводов, во-вторых, чтобы пора-ботать над ясность высказываний, в-третьих, чтобы сократить их длину.

ЧастьI

Логика

Делового

Письма

Введение