Создание и применение стилей. Работа со структурой документа

Цель работы:изучить возможности программы MS WORD при работе с большими документами, научиться создавать и обрабатывать структуру документа, оглавления и указатели, применять различные стили.

Общие сведения

Стиль – это совокупность параметров, определяющих формат фрагмента текста. Стиль включает в себя все атрибуты формата. Для символа - это шрифт, начертание, размер, а для абзаца - отступы, табуляторы, выравнивание.

Каждый стиль имеет имя длиной не более 255 символов, которое приводится в специальном поле панели инструментов Форматирование. Каждый абзац автоматически по умолчанию форматируется стилем Обычный, если ему явным образом не назначен другой стиль.

Создание нового стиля

Для того чтобы создать новый стиль, необходимо выполнить следующую последовательность действий:

- выполнив команду Формат/Стиль, вызвать диалоговое окно Стиль;

- нажать командную кнопку Создать и ввести в поле Имя имя создаваемого стиля;

- в поле Стиль выбрать требуемый тип стиля;

- в поле Основан на стиле выбрать стиль, который должен быть использован в качестве основы для создаваемого;

- при необходимости в поле Стиль следующего абзаца указать стиль, который должен иметь следующий абзац. Для стилей абзацев заголовков целесообразно в качестве стиля следующего абзаца выбирать Обычный стиль.

Изменение стиля

Для того, чтобы изменить стиль, необходимо выполнить следующую последовательность действий:

- выполнив команду Формат/Стиль, вызвать диалоговое окно Стиль;

- нажать командную кнопку Изменить;

- с помощью командной кнопки Формат внести в стиль необходимые изменения;

- закрыть все диалоговые окна, нажимая в них кнопки ОК и Применить.

Работа со структурой документа

Каждый документ имеет свою структуру. Под структурой документа понимается его строение.

В режиме структуры Word позволяет просматривать документ в свернутом виде, так что на экране отображаются только заголовки. Такой способ представления удобен, например, при переносе отдельных параграфов из одной главы в другую в ходе редактирования книги.

При структурировании документа Word автоматически использует стандартные стили от Заголовок1 до Заголовок9. Самый нижний уровень структуры (уровень иерархии) — обычный текст (стиль Обычный). В режиме структуры можно автоматически пронумеровать заголовки с учетом их иерархии.

В режиме структуры заголовки отображаются с отступами в соответствии с их уровнями, т.е. заголовки самого высокого уровня придвинуты к левому краю, заголовки следующего уровня отображаются правее, и т.д. Перед каждым заголовком стоит знак «+» или «-»:

Знак «+» указывает, что у данного заголовка существует подчиненный текст/заголовки.

Знак «-» указывает, что у данного заголовка подчиненного текста/заголовков нет.

Слева от абзаца обычного (основного) текста отображается маленький незакрашенный квадрат.

В режиме структуры документа на экран выводится панель инструментовСтруктура, а линейка выключается. Кнопки этой панели приведены на рисунке 8.1.

Рисунок 8.1 – Общий вид панели инструментов Структура

Структурирование документа (т.е. разбивку его на главы, абзацы, параграфы, пункты и т.д.) можно осуществить разными способами:

- новый текст создаваемого документа вводится сразу же в режиме структуры, а уровни заголовков устанавливаются по мере ввода. При этом сначала вводятся заголовки, а потом созданные структурные единицы (главы, параграфы...) наполняются текстом. Этот подход можно отнести к категории проектирования «сверху-вниз»;

- из существующего текста создается структурированный документ путем применения стилей заголовков к уже существующим абзацам.

Создание оглавлений

С помощью командыВставка/Оглавление и указатели можно создать для документа оглавление или разнообразные указатели, включающие номера страниц отдельных элементов. В качестве основы создания Оглавления/указателя может использоваться совокупность заголовков, серию названий или элементы оглавления/указателя, объявленные с помощью кодов полей.

Указатели создаются для элементов, помеченных в тексте специальными кодами полей. Вставить код поля элемента указателя можно так же, как и любой другой код поля командой Вставка/Поле. Но этот код можно также вставить с помощью кнопок окнаОглавление и указатели.

При создании указателя Word осуществляет постраничную разбивку документа. Каждый элемент указателя может (но не обязательно должен) быть снабжен номером страницы. Вместо номера страницы может фигурировать некоторый текст.

Если в документе заголовки отформатированы с помощью стандартных заголовочных стилей (Заголовок 1 ... Заголовок 9), то на основании этих заголовков можно построить оглавление. Каждый текстовой фрагмент, который долженпоявиться в указателе, следует пометить. В документе может быть создано несколько указателей, например, оглавление, список таблиц, список иллюстраций и т.п.

Чтобы создать оглавления наоснове стилейзаголовков надо:

- сформатировать заголовки документа с помощью стилей Заголовок 1 ... Заголовок 9;

- поместить курсор в ту позицию, где должно быть вставлено оглавление;

- выполнить командуВставка/Оглавление и указатели;

- выбрать вкладкуОглавление. По умолчанию в качестве выносимых в оглавление элементов выступают заголовки;

- в полеУровни определить предельный уровень включаемых в оглавление заголовков (до 9);

- в полеЗаполнитель можно выбрать символ для заполнения промежутка между элементом и номером страницы.

Если оглавление создано в начале документа, то после завершения процедуры его создания происходит изменение номеров страниц элементов оглавления за счет того, что вставленное в начале документа оглавление сдвигает весь текст документа. Такое оглавление подлежит обновлению. Обновить оглавление можно двумя способами:

- вызвать контекстное меню и выбрать опцию Обновить поле;

- нажать [F9].

При построении оглавления можно использовать не все традиционные стили заголовков как основу оглавления, т.е. создать «выборочное» оглавление. Для этого в диалоговом окне Оглавление и указатели следует выбрать вкладкуОглавлениеи нажать командную кнопкуИзменить.В поле спискаДоступные стили надо выбрать те стили, которые должны быть учтены при формировании оглавления.

Задания и контрольные вопросы

Задания

1. Изучите теоретическую часть методических указаний.

2. Ознакомьтесь с меню Формат/Стиль.

3. Откройте лабораторную работу № 1.

4. Просмотрите стандартные стили (Заголовок 1, Заголовок 2, Заголовок 3).

5. Создайте свои стили для заголовков 1-2 с использованием шрифта Arial 16 пт, отбивки абзаца 12 пт. после заголовка для названия лабораторной работы и с использованием шрифта Arial 14 пт, отбивки абзаца 6 пт после заголовка для названия приложения и наложите их на заголовок и название приложения лабораторной работы №1.

6. Ознакомьтесь с панелью инструментов Структура.

7. Просмотрите набранные тексты отчетов по лабораторным работам в режиме Структуры.

8. В режиме отображения заголовков без подтекста переместите заголовки так, чтобы они располагались в следующем порядке:

Лабораторная работа № 1

Лабораторная работа № 2

……………………………

Лабораторная работа № 7

Приложение А

Приложение Б

……………….

Приложение И

9. Создайте единый отчет по лабораторным работам 1-8. Для этого выполните следующие действия:

- создайте титульный лист;

- в режиме Главный документ вставьте в отчет вложенные документы (кнопка Открыть вложенные документы на панели инструментов Структура), содержащие результаты выполнения лабораторных работ 1-7;

- включите режим Развернуть вложенные документы;

- наложите стиль на заголовки первого и второго уровней (первый уровень – номер и название лабораторной работы, второй уровень – номер и название приложений с результатами выполнения этих работ);

- создайте оглавление.

10. Ознакомьтесь с меню Файл/Свойства и заполните поле Автор на вкладке Документ – ФИО и группа.

11. Ознакомьтесь с меню Файл/Параметры страницы и Вид/Колонтитулы

12. На панели Колонтитулы нажмите кнопку Параметры страницы и в одноименном диалоговом окне установите режим Разные колонтитулы для первой, четных и нечетных страниц.

13. Используя кнопку Автотекст на панели Колонтитулы, вставьте в колонтитулы текст: для нечетных страниц – "Имя файла №стр"; для четных – "№стр Автор". На первой странице колонтитул не печатается ===????===.

14. Распечатайте отчет.

Контрольные вопросы

1. Что такое стиль?

2. Какие действия необходимо выполнить для создания нового стиля?

3. Какие действия необходимо выполнить для изменения стиля?

4. Что понимается под структурой документа?

5. Какие режимы отображения документа на экране Вы знаете?

6. Как отображается документ в режиме Структуры?

7. Что такое главный документ и что такое вложенные документы?

8. Как создается автоматическое оглавление документа?

9. Какими способами можно обновить оглавление?

Список использованной литературы

1. ГОСТ Р 6.30-97 УСОРД. Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

2. ГОСТ 2.105-95 ЕСКД. Общие требования к текстовым документам.

3. Руди Кост, Йозеф Штайнер, Роберт Валентин.Word 7 для Windows 95. Справочник/ Пер. с нем. – М.: Восточная Книжная Компания, 1997.

4. Гарнаев А.Ю. Microsoft Office 2000: разработка приложений/ Под общ. ред. Ф.А. Новикова. – СПб: БХВ - Санкт - Петербург, 2000.

5. Микляев А.П. Настольная книга пользователя IBM PC 2-е изд. дополненное. – М.: Солон, 1998.

6. Васильев Д.В. Делопроизводство на компьютере. – М.: Приор, 1996.

Приложение А

(обязательное)

1. Введите текст с формулами

Число дуг орграфа, которые имеют своей начальной вершиной вершину i, называются полустепенью исхода вершины i и обозначаются P⁺_i. Число дуг орграфа, которые имеют своей конечной вершиной вершину j, называются полустепенью захода вершины j и обозначаются P^-_j.

Структурная избыточность (dM) графа системы управления (СУ) отражает превышение общего числа связей над минимально необходимым. Для СУ с минимальной структурной избыточностью dM=0. Максимальную избыточность (dM=1) имеют структуры типа полного графа, для несвязных структур dM<0.

, (i ¹j)

Аппроксимация статистического распределения теоретическим заключается в подборе таких параметров последнего, которые обеспечивают наименьшее расхождение распределения. Это расхождение удобно оценивать по величине c2, лежащей в основе критерия Пирсона

,

где:

m_i – число попаданий в i-й разряд статистического ряда, полученного на первом этапе обработки потока данных;

p_i – теоретическая вероятность попадания данных в i- й разряд статистического ряда.

2. Осуществите редактирование, форматирование, нумерацию и подгонку формул, например:

(1.1)

(1.2)

(1.3)

3. Введите 3 любые формулы с различным междустрочным интервалом между ними (150%, 200%), используя другие шаблоны (матриц, символов теории множеств, стрелок с текстом и т. д.).

Приложение Б

(обязательное)