Отметка о наличии приложения

Отметка о наличии приложения используется в сопроводительных письмах и размещается непосредственно под текстом от границы левого поля, без абзаца.

Если документ имеет приложения, названные в тексте, то отметка о них оформляется по следующей форме:

Приложение: на 10 л. в 3-х экз.

Если приложения в тексте не названы, то необходимо перечислить их названия с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров.

Например:

Приложения: 1. Штатное расписание... на 4 л. в 3-х экз.
2. Смета расходов... на 4 л. в 3-х экз.

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается, указывается только количество экземпляров, например:

Приложение: Типовая инструкция по делопроизводству в 2-х экз.

Приложения должны оформляться на стандартных листах и иметь все необходимые для документов реквизиты (наименование, заголовок, подписи руководителей подразделений, ответственных за их содержание, отметку о согласовании и т.п.).

В приложении к распорядительному документу (приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут Приложение № (без кавычек) с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера.

Например:

Приложение № 2

к приказу МАИ

от 25.11.2008 №267

Указанная отметка о приложении может быть выполнена более мелким шрифтом (№№8-12).

Допускается Приложение № печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки.

При наличии нескольких приложений они нумеруются: Приложение № 1, Приложение № 2 и т.д.

В тексте основного документа (приказа, договора и др.) в соответствующих пунктах делается ссылка на приложение.

Подпись

Документы, направляемые МАИ в вышестоящие органы власти и управления, сторонним организациям, гражданам оформляются на бланках МАИ, подписываются ректором, проректорами, в пределах полномочий, утвержденных ректором.

В состав реквизита подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

Проректор по научной работе МАИ Личная подпись В.А. Шевцов

или

Проректор МАИ Личная подпись В.А. Шевцов

Если должностное лицо, подпись которого проставлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывается лицом, исполняющем его обязанности, или его заместителем. При этом необходимо указать фактическую должность лица, подписавшего документ, и его фамилию (исправления «и.о.», «зам» можно внести от руки или машинописным способом). Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне или одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

Например:

Проректор по экономике Личная подпись А.С. Мякочин

Главный бухгалтер Личная подпись А.В. Гужва

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.

В документах, подготовленных комиссией, указываются не должности подписавших лиц, а их обязанности в составе комиссии.

Например:

Председатель Личная подпись Ю.И. Денискин

Экспертной комиссии

Секретарь комиссии Личная подпись Е.В. Седова

Подпись располагается на расстоянии четырех межстрочных интервалов от основного текста документа.

Согласование документа

Согласование документа проводится с органами управления и организациями,

интересы которых в них затрагиваются - внешнее согласование.

Согласование проекта документа оформляется визой на документе (внутреннее согласование) или грифом согласования (внешнее согласование).

Виза включает в себя должность визирующего документ, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату.

Виза проставляется в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника нормативно-правового акта МАИ. На внутреннем документе и на копии отправляемого документа визы проставляются на лицевой стороне документа.

Замечания и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе, о чем при визировании ставится отметка «Замечания прилагаются». Замечания обязательно докладываются лицу, подписывающему документ.

Например:

Замечания прилагаются

Начальник Юридического отдела

Личная подпись К.Г. Краснов

Дата

Замечания докладываются руководителю, подписывающему документ.

Внешнее согласование оформляется соответствующим грифом.

Гриф согласования располагается ниже реквизита «подпись» на лицевой стороне документа и включает в себя слово СОГЛАСОВАНО (без кавычек), наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования.

Например:

СОГЛАСОВАНО

Руководитель Федерального агентства

по образованию

Личная подпись Н.И. Булаев

22.01.2008 г.

Если согласование проводится с коллегиальным органом или посредством письма, то гриф согласования оформляется следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания (наименование коллегиального органа)

от 10.12.2007 №32

СОГЛАСОВАНО

Письмо Минобрнауки России

от 13.07.2004 г. № 06-15

Грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования, если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка «Лист согласования прилагается».

Оттиск печати

Институт имеет печать с изображением Государственного герба Российской Федерации, иные печати, указанные в Уставе МАИ.

Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц. Виды документов, заверяемые оттиском гербовой печати МАИ, определены в прилагаемом Перечне документов, заверяемых оттиском гербовой печати (Приложение №13).

Отметка о заверении копии

Для заверения соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «Верно», должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения.

Например:

Верно

Инспектор Отдела кадров Личная подпись А.П. Петрова

Дата

Отметка о заверении копии удостоверяется оттиском печати Института.

Отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Отметка включает инициалы, фамилию исполнителя документа и номер его телефона.

Например:

Пинькас Н.П.

(499) 158-92-09

На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.