Проблемы выбора, внедрения и эксплуатации систем

В свою очередь, при внедрении СЭД приходится сталкиваться со следующими основными проблемами, от решения которых зависит успех всего проекта внедрения: 1)в большинстве случаев, необходимость масштабной реорганизации предприятия; 2)слабая формализация бизнес-процессов и отсутствие корпоративных стандартов; 3)СЭД должна быть внедрена и использоваться на всем предприятии (везде, где создается, корректируется и хранится информация), иначе успех от ее внедрения будет минимален (если вообще будет); 4)наличие определенного сопротивления внедрению СЭД со стороны сотрудников предприятия ("сопротивление изменениям"), нередко вызванного нежеланием какой-либо "прозрачности" своей деятельности; 5)отсутствие необходимого уровня подготовки у сотрудников предприятия (в том числе, и руководителей нижнего, среднего и верхнего уровней) к работе с СЭД.

Внедрение СЭД следует осуществлять постепенно, начиная с наиболее важного звена документооборота (хорошо описанного и понятного), автоматизация которого позволит быстро получить положительный эффект. В процессе внедрения СЭД необходимо обеспечить возможность работы как по новой, так и по старой технологии, чтобы не мешать повседневной деятельности предприятия. Очень важную роль играет реальная поддержка руководством предприятия проекта внедрения (так называемый "фактор первого лица"). При отсутствии такой поддержки (например, даже в организации получения всей необходимой информации при обследовании предприятия), в лучшем случае, система будет внедрена лишь в отдельных подразделениях предприятия (вряд ли от этого можно ждать какого-либо заметного возврата инвестиций).

Оценка эффективности, экономии и выгод внедрения СЭД

Как правило, при внедрении такого рода систем происходит ускорение документооборота, снижение затрат на бумагу, копирование, значительно сокращается время поиска документов, повышается исполнительская дисциплина, уточняются бизнес-процессы и т.д. В то же время для того чтобы оценить эффективность внедрения, считается, что нужно иметь как можно больше конкретных показателей, которые рассчитываются на основе реальных данных, а информации о том, как их получить и откуда взять данные для их расчета, мало.

Если говорить непосредственно о методиках расчета эффективности, то учитываются факторы прямой денежной и временной экономии от произошедших изменений и повышения эффективности бизнес-процессов, а также неденежные факторы: изменение скорости реакции по типичному бизнес-процессу, увеличение числа заказов, обрабатываемых компанией в единицу времени, и т. д. То есть организация определяет для себя, что для нее важнее, – к примеру, повышение скорости согласования договора. Соответственно, те компании, которые подсчитывают время окупаемости системы, стараются найти как можно больше подобных прямых денежных и неденежных факторов путем просчета стоимости процесса до и после внедрения СЭД.

Оценка эффективности внедрения и использования электронного документооборота более объективна и достоверна, если ее проводят независимые специалисты. В этом случае неизбежны дополнительные расходы, но гарантирован качественный результат. Тем не менее, любой ИТ-компании, заинтересованной в результативном внедрении своей продукции, необходимо разрабатывать собственную методику измерения эффективности СЭД.

Список рекомендуемой литературы

а) основная литература:

1. Глинских. А. Мировой рынок систем электронного документооборота. – 3-15 с.

2. Арам Пахчанян. Обзор систем электронного документооборота. "Директор ИС", № 02/2007, № 08/2001.

3. Российские системы электронного документооборота ждет большое будущее. Интернет – издание C-NEWS, 7 февраля 2003 г.

б) дополнительная литература:

4. Выбор системы документооборота. Интернет - сайт «Независимого ресурса Всероссийского Сообщества CIO», 11 марта 2003 г.

5. Нужен ли предприятию электронный документооборот? «Свое дело» № 10/2002.

6. Особенности национального делопроизводства. Интернет-сайт «Развитие бизнеса.ру», май 2007 г.

7. Курбесов А.В., Хубаев Г.Н. Экономико-математический анализ документооборота лечебно-профилактического учреждения поликлинического типа. // Материалы конференции «Проблемы учета, аудита и статистики в условиях рынка». Ученые записки, выпуск 5, г. Ростов-на-Дону, 2000.

8. Хубаев Г.Н. Экономическая оценка потребительского качества программных средств: Текст лекций/ РГЭА.- Ростов н/Дону, 2007.

9. Web - cайт системы управления документами Documentum (http://www.documentum.com/)

Список контрольных вопросов:

1. Как СЭДО интегрирует с другими приложениями?

2. Какие возникают проблемы выбора систем?

3. Какие возникают проблемы внедрения систем?

4. Какие возникают проблемы эксплуатации систем?

5. Методы вычисления эффективности?

6. Какие бывают выгоды?

7. Что такое исчисляемые выгоды?

8. В чем заключается экономия?