Іс жүргізуде құжаттық материалдарды сипаттау және сақтау бірлігін рәсімдеудің әдістерін айқындаңыз.

Іс жүргізудегі басты жұмыс құжаттармен жұмыс жасау болып табылады. Әр мекемелерде, ұйымдарда құжаттармен жұмыс жасау құжат айналамы болып табылады. Құжат айналымы ұйымның әкімшілік іс жүргізуде аса маңызды рөлі бар. Құжат айналымның дұрыс ұйымдастыру құжаттарды реттеуді жеделдетеді, ұйымда және ведомствоға қарасты объектілердің басқару мақсатындағы ақпараттық құжаттарды пайдалануға әсерін тигізеді. Өз өзіндік дайын ақпараттар үнемі шешім қабылдауға мүмкіндік бермейді. Бұл ақпараттарды өңдеу, жүйелеу, талдау, дұрыс шешім шығару алатындай, жаңа сапалы немесе қайталама құжаттық ақпарат шығарады. Кез келген басқару құжаттар қозғалыс іс жатады.

Құжаттардың тиімді тіркеу жүйесінің әзірлеуі іс жүргізудің жетілдіру жолдарының бірі. Құжаттарды тіркеу ұйымдағы жұмыстардың көптеген бөліміне тығыз байланысты және үнемі әсер етеді: орындалуын тексеру, хат-хабар қозғалысының жылдамдығы құжаттарды іздеу және сақтау ұйымдастырылымы, іс жүргізу және тағы басқа. Бұдан өзге, еңбек мөлшері мен уақыттар да құжаттар есебіне байланысты операцияға жұмсалады. Құжаттарды тіркеудің тиімді жүйесін өңдеу кезеңдерімен жүріледі.Ұйымның әкімшілік іс жүргізуінде құжат айналамының мәні зор. Құжаттарды жедел өңдеу, ұйымды және ведомстволық объектілерді басқару үшін ақпараттық құжаттарды қолдану оларды дұрыс ұйымдастырып реттеуге байланысты болады. Өз өзіндік дайын ақпарат әрдайым шешім қабылдауға жағдай бермейді. Мұндай ақпараттарды өңдеу, жүйелеу, талдау қажет сонда дұрыс шешім қабылдауға жарияланатын болады.Құжат айналымының жүзеге асуры үшін ұйымдағы (мекемедегі) хат-хабар құрамы мен көлеміне терең талдау жасауды талап етеді. Хат-хабар алмасу процесінде пайда болған құжаттар ең алдымен ұйым әкімшілігіне байланысты. Құжаттарға ұйымдастыру мәселелерінің шешіміне байланысты, есеп, үйлестірімдер, тексерулер және басқа да орындау басқару бағыттындағы әкімшілік іс-әрекеттерінің ақпараттары кіреді.Бұл үшін құжат айналымының есебін жүргізу керек болады. Құжат айналымы жөніндегі толық мәліметті хат-хабарландыру қабылдау және тіркеу туралы мәліметтерді қоса барлық құжат айналым көлемі шығады.Құжаттамалық процестің іске асырылуы ақпараттың құжаттар мен олардың ағымдағы жүйесі түрде зерттеу көз қарастылығын қажет етеді. Жүйелі көз қарастырылық барлық қажетті мақсатты элементтерін зерттеу және бұл мақсаттардың толық мінездемесін беруге әкеледі.Басқару жүйесінің ішкі элементтермен өзара қатынасы құжаттық ақпараттар арқылы шығады.Құжаттық ақпараттар ағымдарының әр түрлі бағыттағы айналысы (тура және кері байланыс) жүйелік жұмысын реттейді. Құжаттамалық ағымдары зерттеу тек басқару органдарының арасындағы ақпараттық байланысты ғана емес сонымен қатар олардың іс әрекетінің мазмұны да білдіре алады.Ақпараттық құжат ағымдарын бөлімінің төменгі звеносынан бастап оның орталық аппаратына дейін жүйелі түрде зерттеу бүкіл жүйенің іс-қимыл әрекеттінің суреттемесін бере алмайды. Нақты зерттеулер автоматтандырылған жүйесін игерумен жүргізіледі. Ақпараттар базасы – басқарудың автоматтандырылған жүйесінің қамтамасыз етілген іске жүйелі болып табылады.Ұйымдарғы құжаттар қозғалысының ретті ұйымдастырылу құрылымы және шешім қабылдау деңгейінің сонымен тікелей байланыстырып орналасады.Көрсетілген жұмысында құжат айналымының жүргізуі және ресми құжаттарды әзірлейтін қызметкерлердің мемлекеттік тілді білуін қадағалау мәселелеріне айрықша назар аударылғаны мәлім. Ал бұл шаралар бұрын-соңды жете көңіл бөлінбей келген ресми іс қағаздарының тілдік-стильдік құрылымына ерекше мен беруді қажет етеді.Диплом жұмысының мақсаты: Қазіргі кездегі құжаттарды басқару ісіндегі жетілдіру жолдарын, және оның көлемін қысқарту жолдарын мәнің зерттеуге. Сондықтан жұмыстың осындай міндеттері бар: - мекемедегі құжаттардың мөлшерін есепке алуын анықтауға;

- кіріс және шығыс құжаттарының тіркеу жұмыс барысын көрсетуге;

- құжат айналымының компьютерлендеру жолымен маңыздылығын сипаттауға. Үш бөлім, кіріспе, қорытынды, қосымшылары бар. Деректемелер мен бланктердің түрлері қосымшада көрсетілген.

Мекемеде көптеген әкімшілік істі тиімді жүргізу үшін әр түрлі ағымдағы ақпараттың құжаттардың ішінен бұл ұйымның негізгі функциясына көп дәрежеде әсер ететін ақпараттарды анықтау керек. Ақпараттар ағымын зерттеу – ақпараттық құжаттарды өңдеу және қабылдау, жөңелтулердің құрамдық бөлімдерін анықтау мүмкіншілігін береді. Құжат айналымын ұйымдастыру хат-хабардың көлемінен белгілі мөлшерде байланысты болады.

Осындай сипаттамаға, ерекшеліктерге қатысты байқалған бір жайт - басқаруды құжаттамалық қамтамасыз етудің мемлекеттік жүйесінің негізгі ережелерін, құжаттамалық қамтамасыз етудің жалпы талаптарын қазақ тілінде жасап шығудың, қалыптастырудың сәті келген сияқты.

Құжат айналымының көлемі ұйымның басқару ісінің негізгі көрсеткіштерінің бірі болып табылады. Өндіріс процесі мен тұтынушылықтың өсуі және жеделдігіне байланысты ұйымдар орның қатынас басқару процесіне пайдаланатын құжаттар санының өсуіне талдау жасауды талап етеді. Ақырғысында ұйымда құжат айналымының реттеу және басқару аппаратына қажетті ақпараттарды тиімді мөлшерде пайдалану қажеттілігін тудырады.

. Iс жүргiзу қызметiнде жасақталып болған құжаттар ведомстволық мұрағатына тапсырылғанға дейiн олар қалыптастырылған орны бойынша iстерде екi жыл бойы сақталады.

. Аппараттың құрылымдық бөлiмшелерінің басшылары құжаттар мен iстердiң сақталуын қамтамасыз етедi. Iстер жұмыс кабинеттерiндегi шкафтарда және сейфтерде немесе осы мақсат үшiн арнайы бөлiнген үй-жайлардағы сақталады.

Iстер ұйымның бекiтiлген iс номенклатурасына сәйкес орналастырылады, мұқабалардың түбiртектерiнде олардың индекстерi көрсетiледi.

. Iстер басқа ұйымдардың уақытша пайдалануына Аппарат басшысының рұқсатымен ғана берiледi. Басқа құрылымдық бөлiмшелерге iстердi беру, құрылымдық бөлiмше басшысының рұқсатымен ғана, ал құрылым iшiнде қол хатпен берiледi.

Берiлген iстерге iзбасар - парақша толтырылады. Онда құрылымдық бөлiмше, iстiң индексi, берiлген уақыты, iстiң кiмге берiлгенi, оның қайтарылу уақыты туралы мәлiметтер көрсетiледi және iстi алу мен өткiзу жөнiнде қол қою бағандарын қарастырады.

. Iстен құжаттар алғанда Қазақстан Республикасы заңнамаларына сәйкес құжаттардың куәландырылған көшiрмесiн және түпнұсқалардың алынғаны туралы актiнi iсте қалдырады