Перевірка правильності документування господарських операцій з основними засобами та їх аналітичного обліку

Перевіряючий керується Наказом Мінстату України від 29.12,95 р. № 352, згідно з вимогами якого підприємства повинні оформляти госпо­дарські операції, пов'язані з надходженням основних засобів, їх внутрі­шнім переміщенням та вибуттям з використанням типових форм первин­ної облікової документації. Ревізор тестує підприємство на наявність пер­винних документів, перелік яких наведено вище.

Перевірку господарських операцій з основними засобами рекомен­дується проводити суцільним порядком, аналізуючи при цьому кожен пе­рвинний документ. Слід з'ясувати, чи за усіма операціями із зарахування окремих об'єктів до складу основних засобів, введення об'єктів основних засобів в експлуатацію, оформлення внутрішнього переміщення основних засобів з одного підрозділу підприємства до іншого складено Акти за фо­рмою 03-1.

Примітка. У разі введення в дію об'єктів державного значення і оформлен­ня їх Актами державного приймання Акти за формою 03-1 не складають.

Вивчаючи акти, слід простежити правильність їх складання стосовно:

- найменування об'єкта,

- докладної його характеристики,

- короткої технічної характеристики,

- первісної вартості об'єкта,

- джерела придбання,

- суми зносу,

- присвоєного підприємством інвентарного номера,

- зазначення місця використання,

- наявності підпису керівника підприємства та членів комісії.
З'ясовують, чи визначено Наказом з облікової політики склад ко­
місії, яка оформляла операції з основними засобами. У разу відсутності у
Наказі відповідного пункту, склад комісії повинен бути затверджений
розпорядженням керівника підприємства.

Окрім того, перевіряють наявність технічної документації, як дода­тків до кожного Акта. Примітка.

1. Окремі дані з технічної документації повинні бути зафіксовані в інвен­
тарних картах. Але сама технічна документація передається до одного з
відділів, підпорядкованих головному інженеру підприємства.

2. Допускається оприбуткування однакових за ціною та однотипних
об'єктів, устаткування, інвентарю з оформленням одного Акта. У іншому
разі за кожним окремим об'єктом повинен бути складений окремий Акт.

Перевіряють, чи зберігаються Акти протягом усього терміну екс­плуатації об'єкта основних засобів.

Примітка. Існує особливість перевірки наявності Актів на списані об'єкти основних засобів, а саме:

Бухгалтерія підприємства повинна зберігати Акти протягом трьох років і одного місяця після списання об'єкта основних засобів. Після за­кінчення цього терміну Акти передаються до архіву підприємства, але

лише у разі, якщо за цей період була проведена ревізія фінансово-господарської діяльності.

Далі перевіряють, чи зроблено на підставі кожного Акта записи в Інвентарній картці обліку основних засобів (форма ОЗ-6) або в інвентар­ній книзі (на підприємствах з невеликою кількістю об'єктів основних за­собів). Наявність інвентарних карток та ведення записів в них характери­зують стан аналітичного обліку операцій з основними засобами. За дани­ми інвентарних карток бухгалтерія повинна складати Опис інвентарних карток обліку основних засобів ('форма 03 -7); Картка обліку руху основ­них засобів (форма ОЗ -8); Інвентарний список основних засобів за міс­цем їх знаходження, експлуатації (форма 03 -9).

Примітка. При ревізії орендованих основних засобів перевіряють наяв­ність та дані копії інвентарних карток орендодавця. В бухгалтерії підтіри-ємства-орендаря ці копії повинні зберігатись окремо. Вони є реєстрами аналітичної о обліку орендованих основних засобів.

На підставі підсумкових даних з інвентарних карток за кожен звіт­ний місяць формуються аналітичні дані про наявність і рух основних за­собів за їхніми класифікаційними ознаками. Виходячи з цього, перевіря­ють достовірність інформації в картках обліку руху основних засобів за формою ОЗ-8.

Примітка. На малих підприємствах аналітичні дані про наявність і рух ос­новних засобів перевіряють за відомістю В-1.

Звіряють дані карток 03-6 і 03-8. Дані про амортизацію основних засобів за карткою обліку руху основних засобів ОЗ-8 звіряють з даними форм 03-14 Розрахунок амортизації основних засобів для промислових підприємств; 03 -15 Розрахунок амортизації основних засобів для буді­вельних організацій; ОЗ -16 Розрахунок амортизації автотранспорту.

Перевірка достовірності накопиченої у формі ОЗ-8 інформації є до­сить важливим кроком контролю тому, що на її основі складають оборот­ну відомість руху основних засобів. При перевірці даних звітності про на­явність та рух основних засобів їх звіряють з даними відомості 03-8, з да­ними оборотної відомості та даними синтетичного обліку. Алгоритм пе­ревірки за джерелами контролю можна відобразити схематично:

Бухгалтерський баланс - Головна книга - Журнал 4 "Облік необо­ротних активів і фінансових інвестицій" - Оборотна відомість руху осно­вних засобів - Картка обліку руху основних засобів (форма 03-8) - Інвен­тарна картка обліку основних засобів (форма 03 -6) - Первинні докумен­ти (форми 03-1, ОЗ-2, ОЗ-З, ОЗ-4).

Ревізуючи розрахунки амортизації за формами 03-14, 03-15, ОЗ-16, також проводять звіряння з даними Інвентарних карток обліку основ­них засобів (форма ОЗ-6). Слід зважити на те, що в дані форми ОЗ-6 для розрахунку амортизації повинні бути внесені зміни за Актами форми

ОЗ-2 у разі приймання-здачі відремонтованих, реконструйованих, модер­нізованих об'єктів.

За карткою обліку руху основних засобів (форма ОЗ-8) перевіря­ють стан аналітичного обліку вибуття кожного об'єкта основних засобів. Відповідні записи у формі ОЗ-8 можливі лише на підставі Акту на спи­сання основних засобів (форма ОЗ-З) або Акту на списання автотранспор­тних засобів (форма 03-4).

Особливо ретельно необхідно перевірити наявність та правильність заповнення форми 03-9. Практика показує, що підприємства часто ігно­рують складання інвентарного списку основних засобів за формою 03-9. Це породжує безвідповідальне ставлення до основних засобів і може при­звести до значних збитків. Слід протестувати підприємство стосовно по-об'єктного обліку основних засобів у місцях їх знаходження та експлуа­тації за матеріально-відповідальними особами.

Більш того, необхідно з'ясувати, чи звіряються і з якою періодич­ністю інвентарні списки із записами в інвентарних картках основних за­собів за формою ОЗ-6. Такі звіряння підприємства повинні проводити не менше двох разів на рік.

Деякі особливості існують при перевірці документування операцій з будівництва основних засобів. За основними засобами, з яких проекту­ється нове будівництво, розширення, реконструкція, технічне переоблад­нання перевіряють наявність техніко-економічного обгрунтування (ТЕО). Складання ТЕО - дуже кропіткий процес, можливий лише за участю від­повідних організацій і спеціалістів. Тож для ретельної перевірки ТЕО там, де це необхідно, також залучають високо компетентних фахівців з метою детального аналізу окремих його розділів. Однак бухгалтер-ревізор пови­нен протестувати підприємство на наявність:

• документа, підтверджуючого відведення під будівництво земельної
ділянки;

• технічних умов (ТУ) з енергозабезпечення, водопостачання, каналіза­
ції, транспортних артерій для проектування підключень до різних ко­
мунікацій;

• архітектурного завдання з архітектурного управління;

• визначення виконавця-підрядчика, який має ліцензію на даний вид бу­
дівництва.

На основі цих документів проектною організацією повинен бути розроблений робочий проект з розділами:

- загальна пояснювальна записка;

- організація будівництва;

- кошторисна документація;

- архітектурно-будівельні рішення;

- технологічні рішення.

Далі необхідно перевірити наявність договору-підряду між замов­ником та виконавцем (підрядчиком). Необхідно дослідити умови догово­ру та їх додержання.

Слід впевнитись, чи ведеться аналітичний облік кожного окремого об'єкта основних засобів. У практиків часто виникають сумніви щодо розгляду основного засобу, як окремого об'єкта аналітичного обліку. Пе­ревіряючий повинен керуватись П(С)БО 7 "Основні засоби" - пункт "За­гальні положення", згідно з П(С)БО 7 об'єкти основних засобів - це:

• закінчений пристрій з усіма пристосуваннями і приладдями до нього;

• або конструктивно відокремлений предмет, призначений для виконан­
ня самостійних функцій,

• або відокремлений комплекс конструктивно з'єднаних предметів
одного чи різного призначення, які представляють собою єдине ціле
для виконання визначених функцій, робіт.

При перевірці правильності ведення аналітичного обліку слід мати на увазі, що окремі частини об'єкта основних засобів можуть визнаватись для обліку, як самостійні об'єкти. Це має місце у разі, коли один об'єкт основних засобів складається з частин, які мають різний термін корисного використання (експлуатації).

Усі відхилення, порушення правильності документування та ве­дення аналітичного обліку повинні бути проаналізовані з точки зору їх впливу на загальний стан обліку та на достовірність звітної інформації. Впливові факти порушень, помилок, відхилень від вимог чинного законо­давства слід зафіксувати в відповідному розділі Акта ревізії.