Оформление делового письма (доклада).

Задание № 1.

Задание.

Подготовьте устное выступление в качестве директора по персоналу. Ваша задача составить убедить руководителей подразделений в необходимости перемен и положительном влияние нововведений на эффективность организации.

В компании «Заря» после новогодних праздников вышел на работу новый директор по персоналу Михаил Р. Молодой человек с приятными манерами и опытом работы в одной из крупных западных компаний понравился руководству компании. Последние три года «Заря» стремительно развивалась. Штат сотрудников достиг более тысячи человек. Руководство компании пришло к выводу, что на должность директора по персоналу нужен человек с активной жизненной позицией и обладающий современными профессиональными знаниями, а также имеющий опыт внедрения западных технологий в области управления персоналом.

Одним из первых шагов Михаила с согласия руководства компании стала разработка и введение кодекса корпоративного поведения. Руководство компании приветствовало нововведения: «Наконец-то нашелся человек, способный навести порядок в компании!» Помимо целого свода «как вести себя на работе и с клиентами» все сотрудники узнали, что с 1 марта вводится строгий дресс-код, а к большинству сайтов в Интернете будет ограничен доступ. Также был введен электронный учет рабочего времени, а в качестве нового места для курения выделили небольшую комнату в самой отдаленной части офисного здания, куда войти можно было только по электронному пропуску.

Инновации были восприняты сотрудниками в штыки. В отдел персонала зачастили «разведчики», чтобы получить ответы на вопросы: «Как долго это будет длиться?», «Когда успокоится ваш начальник?» и др. При этом менеджерам по персоналу приходилось «отлавливать» одетых не по уставу. В случае когда внешний вид сотрудника не соответствовал корпоративным нормам, его не допускали к работе до тех пор, пока сотрудник не приведет свой облик к приемлемому варианту. Например, его отправляли домой с целью переодеться. К тому же время, потраченное на дорогу, не считалось рабочим и не оплачивалось.

Напряжение внутри компании нарастало. Специалистам отдела персонала приходилось проводить профилактические беседы с каждым сотрудником, проявляющим недовольство новыми корпоративными стандартами. Некоторые уволились. Небольшая часть сотрудников, особенно новички, восприняли введение дресс-кода и корпоративного кодекса спокойно, считая, что «такие меры давно уже повсеместно вводятся», «друзья работают в подобных условиях и ничего, привыкли». Но часть старой гвардии упорно сопротивлялась изменениям, считая кодекс и дресс-код нарушением их права на свободу выбора. Сотрудники, которые работали в компании дольше всех, приводили следующие аргументы, защищая свое поведение и сопротивляясь вводимым изменениям: рост компании был обусловлен эффективной командной работой всех вне зависимости от их внешнего вида и пользования социальными сетями. Они полагали, что данные нововведения разрушают тот командный дух, который вывел «Зарю» на новые рубежи в бизнесе. Было принято решение о проведение совещания среди руководителей основных подразделений компании относительно возникшей ситуации.

Задание № 2.

Ниже приводятся 10 вопросов, ответы на которые помогут Вам убедиться в том, как эффективно Вы слушаете своих собеседников. При ответах на вопросы пользуйтесь шкалой:

всегда — 4 балла;

часто — 3 балла;

иногда — 2 балла;

никогда — 1 балл.

1. Даете ли Вы собеседнику возможность высказаться, не перебивая его?

2. Обращаете ли Вы внимание на подтекст высказывания собеседника?

3. Стараетесь ли Вы запомнить, что говорит Ваш собеседник?

4. Обращаете ли Вы внимание на главные стороны сообщения?

5. Слушая собеседника, стараетесь ли Вы сохранить в памяти основные факты сообщения?

6. Обращаете ли Вы внимание собеседника на то, что вытекает из содержания сообщения?

7. Подавляете ли Вы у себя желание уклониться в беседе от неприятных Вам вопросов?

8. Воздерживаетесь ли Вы от раздражения, когда собеседник высказывает противоположную точку зрения?

9. Стараетесь ли Вы удерживать свое внимание на сообщении собеседника?

10. Проявляют ли Ваши собеседники интерес к беседе с Вами?

Задание № 3.

Анализ текста.

Обратимся к тексту.

Перед нами обращение Маргарет Тэтчер к читателям «Экономической газеты».

Обращение Премьер-министра Великобритании госпожи Маргарет Тэтчер:

Специальное приложение к «Экономической газете» дает мне приятную возможность снова изложить торговую политику правительства Великобритании в отношении СССР. Мне особенно приятно, что эта публикация появляется вскоре после первой годовщины представительства Британо-Советской торговой палаты в Москве, которое я имела удовольствие открыть во время моего очень приятного прошлогоднего визита в Советский Союз.

Правительство Великобритании стремится к развитию и расширению торговли с СССР, достижению поставленной цели — увеличить к 1990 году на 40 процентов объем взаимной торговли. Мы рассматриваем это как двусторонний процесс. Торговые и производственные связи, включая экспорт товаров и услуг, способствует лучшему взаимопониманию сторон, укрепляют их экономический потенциал.

Для наиболее полного использования новых возможностей обеим сторонам необходимо проявлять инициативу и гибкость. Мой визит в Москву в марте 1987 года не оставил у меня никаких сомнений относительно того, что Советскому Союзу и Соединенному Королевству пойдет на пользу максимальное использование существующих возможностей. Эти возможности будут продолжать расширяться по мере того, как в Советском Союзе будут создаваться новые условия для выпуска продукции, которая может заинтересовать потенциальных покупателей, будь то в Великобритании или в другой стране. Я уверена, что британская индустрия, со своей стороны, будет успешно соответствовать требованиям развития торговли между двумя странами.

Апрель 1988 Маргарет Тэтчер

В оригинале употребление 21 глагол, в активном залоге 18. В русском переводе — 20 глаголов, все в активном (действительном) залоге. В виду обилия глаголов текст приобрел необычайную динамичность. Хотя по своему характеру он, как бы и не предназначался для этой цели. Здесь конечно сыграли свою роль и другие приемы изложения: отточенность формы, тщательно подобранные и в меру использованные другие части речи: имена существительные, прилагательные, наречия. Кроме того, в английском тексте превалируют малослоговые слова. Это создает эффект простоты, что положительно оценивается читателем. В переводе (он конечно сделан превосходно) эта сторона письменной речи проигрывает («взаимопонимание», «производственный», «Соединенное Королевство» и т. д.).

Наши тексты грешат очень длинными словами. Вот наглядный пример:

Строки из писем:

«Наряду с государственной собственностью на формы производства могут развиваться и другие виды собственности. Соотношение между различными формами собственности не должно устанавливаться на основе административного регулирования. Недопустимы и административные внеэкономические воздействия какой-либо одной группы собственников на другие группы. Все формы собственности должны быть признаны экономически равноправными, то есть каждая форма собственности должна развиваться за счет ее экономического потенциала».

У нас часто пытаются оправдать наличие в тексте громоздких слов и словосочетаний. Говорят, что технические и экономические темы невозможно раскрыть обычными словами без потери смысла и точности. С этим нельзя согласиться.

Тренировка.

В п. 3.1 в качестве примера приведен анализ речи М. Тетчер. Внимательно прочтите приводимые ниже тексты. Сделайте анализ, обратив внимание на: а) подбор слов; б) использование глаголов, имен существительных, прилагательных, наречий; в) количество длинных и коротких слов; г) особенности компановки фраз; д) стиль изложения.

Подумайте как можно улучшить эти тексты.

О приватизации экономики

Выяснить отношение поляков к концепции передачи экономики в частные руки взялся Варшавский центр исследования общественного мнения. Анкетирование было проведено на 380 государственных промышленных предприятий. Большинство опрошенных (97,9 процент рабочих и 99,2 процента руководителей) однозначно высказались за приватизацию ремесел. Такое же единодушие (95,7 и 92,2 процента соответственно) наблюдалось в вопросе передачи в частные руки торговли. Когда же речь зашла о судьбе крупных предприятий, то мнения полярно разделились. Безоговорочно поддержали приватизацию только 58,6 процента рабочих и 56,6 процента руководителей. Тем не менее заинтересованность приватизацией оставалась достаточно высокой в таких важнейших областях, как внешняя торговля — 78,9 процента рабочих и 84,7 процента руководителей и банковское дело — 75,4 и 81,8 процента прошенных соответственно.

Доходы канадцев

Жить богато не запретишь если есть талант и высокая профессиональная квалификация. Управление государственных сборов Канады опубликовало статистические данные о доходах населения страны.

На первом месте среди людей, занимающихся частной деятельностью, значатся врачи широкого профиля, средний доход которых составил в 1987 году 99195 долларов. За ними следуют дантисты — 82717 долларов, а замыкают ведущую тройку юристы и нотариусы — 76331 доллар.

Инженеры и архитекторы получили среднегодовой заработок в размере 41771 доллара, рыбаки — 22804 доллара, владельцы недвижимостью — 20927 долларов, фермеры — 17635 долларов, пенсионеры — 13445 долларов. Замыкают список художники и артисты — 13382 доллара. Что же касается служащих, работающих по найму, то здесь на первом месте учителя и профессора — 38290 долларов. Занятые на госпредприятиях канадцы получили в 1987 году в среднем 38482 доллара. В частных фирмах данный показатель составил 22742 доллара.

Редактирование.

Анализ текста. Имеются различные методы количественной и качественной оценки текста делового письма. Однако почти все они рассчитаны на специалистов, с ними трудно работать. Ниже дается простой подход к решению этой задачи:

1. После завершения письма, прочитайте внимательно весь текст. Сформулируйте (словами) общее впечатление о документе (докладе, сообщении).

2. Определите среднее количество слов в предложении (если эта цифра близка к 18 — все нормально).

3. Подсчитайте общее количество глаголов. В тексте должны преобладать глаголы активного (действительного) залога.

4. Определите общее количество имен существительных. Определите число абстрактных и конкретных. Вторых должно быть не менее 60%.

5. Короткие слова должны преобладать над длинными.

6. После просмотра проведите тщательную редакцию текста,

обратив внимание на грамматику, правописание, пунктуацию, подбор слов, стиль.

7. Сверьте цифровой материал, проверьте таблицы, сноски, цитаты.

Для самостоятельного прочтения

Оформление делового письма (доклада).

Внешний вид делового письма (доклада) создает у читающего первое впечатление. Здесь нужно обратить внимание на такие детали:

-наличие полей справа, слева, сверху, снизу;

- выделение абзацев в тексте;

- четкий и понятный заголовок;

- хорошее качество печати;

- список литературы (если это информационное сообщение).