Документальне оформлення операцій з виробничими запасами
Для обліку виробничих запасів використовується первинна облікова документація, яка відповідає вимогам основних положень з обліку запасів та пристосована для автоматизованої обробки інформації.
Первинна документація грає важливу роль в організації матеріального обліку, яка є його основою.
Первинні документи повинні містити в собі обов’язкові реквізити:
Назву документу;
Дату складання;
Назву підприємства від імені якого складається документ;
Зміст господарської операції;
Вимірники в натуральному і грошовому вираженні;
Найменування посадових осіб, що відповідають за здійснення операції;
Особові підписи
Всі використовувані реквізити є додатковими і витікають зі змісту господарської операції.
НА ТОВ Наталка всі первинні документи можна класифікувати за наступними ознаками ( див. сх.2.1.1.).
Всі перераховані документи мають бути ретельно оформлені, мати відповідні підписи посадових осіб.
На основі вищесказаного для систематизації і повного представлення даної інформації складемо таблицю первинних документів по обліку виробничих запасів (табл.2.1.1.).
Класифікація первинних документів
| За призначенням | За порядковим відображенням операцій | За способом обхвату операцій | За місцем складання | |||||
| внутрішні | ||||||||
| Розпорядливість(містить розпорядження про виконання операції- пл..доручення,чек) | Виправдувальні(підтверджують факт здійснення операції-накладна,інш.акт) | Первинні(вперше відображають господарські операції) | Звідні(об»єднають дані первинних документів) | Разові(відображають одну операцію) | Накопичувальні(для оформлення однорідних операцій) | |||
| зовнішні |
Схема 2.1.1.
Таблиця 2.1.1.
Первинні документи з обліку запасів
| № п/п | Номер документу | Назва документу | Дата ухвалення документу |
| 1. | М-2 | Доручення | Затверджено наказом Мінстату України 21.06.96р.№192 |
| 2. | М-4 | Прибутковий ордер | Затверджено наказом Мінстату України від 21 червня 1996р.№ 193 |
| 3. | М-8,М-9, М-28,М-28а | Лімітно-забірна карта | Затверджено наказ Мінстату України від 21 червня 1996р.№193 |
| 4. | М-11 | Накладна-вимога на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів | Затверджено наказ Мінстату України від 21 червня 1996р.№193 |
| 5. | М-12 | Картка складського обліку | Затверджено наказ Мінстату України від 21 червня 1996р.№193 |
| 6. | М-11 | Акт про приймання матеріалів | Затверджено наказ Мінстату України від 21 червня 1996р.№193 |
| 7. | 1-ТН | Товарно-транспортна накладна | Затверджено наказом Мінтрансу,Мінстату України від 29 грудня 1995р.№488/346 |
Сировина та матеріали, купівельні напівфабрикати, паливо, тара, запасні частини та інші матеріали є одними з найважливіших ресурсів на підприємстві, тому й документальне оформлення надходження, наявності і витрачання зазначених ресурсів є досить відповідальним процесом, який повинен забезпечити необхідну інформацію як для обліку, так і для аналізу та оперативного управління рухом матеріальних цінностей.
Отже розглянемо вище зазначені основні типові документи з оприбуткування та видачі матеріалів.
Матеріали, що надходять на склад, ретельно перевіряють, встановлюють відповідність їх якості, кількості, асортименту, умовам поставок і супровідним документам. Якщо не виявлено розходжень, матеріали приймають. При цьому можливі два варіанти оформлення приходу: безпосередньо за документом постачальника ( Накладна) (додаток В) або шляхом виписування Прибуткового ордера (додаток Г) У першому разі на одному примірнику документа ( постачальника), який підписує матеріально відповідальна особа, ставлять штамп прийому, у другому – оформляють прибутковий ордер. Прибуткові ордери використовуються для кількісно-сумового обліку матеріалів, що надходять від постачальників або з переробки.
У випадках, коли є розбіжності кількості та якості з даними супроводжуючих документів постачальника, а також для матеріалів, що надійшли без платіжних документів, складають «Акт приймання матеріалів» (додаток Д).
Акт складається комісією, яка призначається керівником підприємства і до якої входять завідуючий складом, представник відділу постачання ( або відповідальна особа) та ін.. У цій комісії обов’язковою є участь представника, а за його відсутності (наприклад, у зв»язку з великою віддаленістю) – представника іншої незацікавленої організації. Акт складається у двох примірниках. Цей акт є підставою для оприбуткування бухгалтерією фактично прийнятих матеріалів. Прибутковий ордер при цьому не заповнюється.
При отримані вантажів із залізничної станції експедитор повинен перевірити відповідність кількості місць, що надходять, і знаків маркування на них з даними супровідних документів. Якщо вантаж прибув у справному вагоні без ознак злому, експедитор повинен провести вибіркову перевірку маси і стану прибулих матеріалів.
Якщо при прийманні вантажу буде встановлено розходження з даними, зазначеному з даними, зазначеними у транспортних документах, або виникнуть питання щодо цілісності вантажу ( зірвана або пошкоджена пломба), складають комерційний акт ( додаток Е). Цей акт є основою для подання претензій до залізниці або пароплавства про відшкодування збитків.
Матеріальні цінності, що надійшли від постачальника автомобільним транспортом, оприбутковують на склад на підставі Товарно-транспортної накладної ( додаток Є), одержаної від вантажовідправника.
У разі надходження вантажу на склад без документів відділ постачання виписує наказ складу про прийом вантажу без документів ( додаток Ж). Завідуючий складом здає наказ до бухгалтерії разом з прибутковими ордерами.
Для одержання матеріалів від іногороднього постачальника, покупець обов»язково видає експедитору( або представнику відділу постачання) довіреність ф.М-2( додаток 3), зареєстровану у журналі реєстрації довіреностей ( додаток И). Необхідно налагодити суворий контроль за своєчасним оприбуткуванням матеріалів та поверненням невикористаних доручень.
При заготівлі безготівковим способом постачальник надає покупцю фактуру ф.868(додаток І), потрібно перевірити його відповідність надходженню матеріальних цінностей на склад підприємства ( відділ постачання) і своєчасно проінформувати ( фінансовий відділ підприємства, а на малому підприємстві – головного бухгалтера).
Для оплати суми вказаної в фактурі підприємство-покупець виписує платіжне доручення ( додаток Ї), по якому банк перераховує грошові кошти з рахунку покупця на рахунок продавця.
АУДИТ ВИРОБНИЧИХ ЗАПАСІВ