Інвентаризація грошових коштів та розрахунків з дебіторами

Організація обліку грошових коштів.

Основними завданнями організації обліку грошових коштів є :

1. Правильна організація, своєчасне і законне проведення безготівкових та готівкових розрахункових операцій;

2. Забезпечення збереження грошових коштів і цінних паперів в касі

підприємства;

3. Своєчасне і правильне документування операцій з руху грошових коштів та їх відображення на рахунках бухгалтерського обліку;

4. Здійснення контролю за дотриманням касової дисципліни, в т.ч. за

витрачанням отриманих в установах банку грошових коштів відповідно до цільового призначення;

5. Проведення інвентаризації грошових коштів та відображення результатів інвентаризації на рахунках бухгалтерського обліку.

Первинні документи, що підтверджують рух грошових коштів, повинні бути належним чином упорядковані.

Касові операції оформлюються документами, типові міжвідомчі форми яких затвердженні Міністерством статистики України за згодою з Національним банком України, і які повинні застосовуватись без змін на всіх

підприємствах, незалежно від їх відомчої підпорядкованості та форми

власності.

Підприємства, які здійснюють розрахункові операції в готівковій чи

безготівковій формі (із застосуванням платіжних карток, платіжних чеків,

жетонів тощо) при продажу товарів у сфері торгівлі, громадського

харчування та послуг, повинні обов’язково видавати наступні документи :

· Фіскальний касовий чек на товари;

· Фіскальний касовий чек видачі коштів;

· Розрахункова квитанція.

Надходження і видача грошових документів оформлюється прибутковими і видатковими касовими ордерами або накладними, що їх заміняють. У встановлені терміни касир складає і передає до бухгалтерії звіт про рух грошових документів.

Касир зобов’язаний приділяти особливу увагу належному заповненню касових документів. При цьому забороняється приймати до виконання первинні

документи на операції, що суперечать законодавчим і нормативним актам,

встановленому порядку приймання, зберігання і витрачання коштів, які

порушують договірну, фінансову дисципліну, завдають збитку

державі,власникам, іншим юридичним та фізичним особам.

Всі прибуткові та видаткові касові документи повинні бути заповненні

відповідальними особами чітко і зрозуміло чорнилами, кульковою ручкою

або виписані на машині, Жодних підчисток, помарок або виправлень, хоча

і оговорених, в цих документах не допускається. При цьому приймання та

видача коштів по касових ордерах може проводитись тільки в день їх

складання, крім випадків видачі коштів за платіжними дорученнями та

розрахунково-платіжними відомостями.

Якщо хоча б одна з вимог по заповненню касових документів не виконана, касир зобов’язаний повернути документи до бухгалтерії для належного їх оформлення.

При завершенні операцій касир зобов’язаний підписати усі прибуткові та видаткові касові ордери, а ті документи, які до них додаються,0погасити

штампом або надписом: на прибуткових документах – “отримано”, а на

видаткових - “оплачено”, вказавши дату.

Прибуткові та видаткові касові ордери чи документи, що їх замінюють, до передачі в касу реєструються бухгалтерією в журналі реєстрації прибуткових та видаткових касових документів.

Після реєстрації касові ордери передаються бухгалтером в касу

підприємства для виконання.

Всі факти надходження і вибуття готівки на підприємстві відображаються в касовій книзі, обліковому регістрі, призначеному для обліку касових операцій касиром підприємства.

Записи в касовій книзі здійснюються у 2-х примірниках через копіювальний папір кульковою ручкою або чорнилами. Перші примірники аркушів залишаються в касовій книзі, другі примірники повинні бути відривними і є звітами касира.

Звіт касира – це документ, який передається касиром підприємства в

бухгалтерію, і представляє собою відривний листок касової книги з

додатком прибуткових та видаткових касових документів.

Організація обліку грошових коштів в касі.

Каса підприємства – це приміщення або місце, призначене для приймання, видачі та зберігання грошових коштів, інших цінностей і касових

документів, де, як правило, ведеться касова книга. Відповідальність за

обладнання каси та забезпечення в ній ефективного зберігання грошей несе

керівник підприємства.

Готівка в касі може зберігатись тільки в межах ліміту залишку готівки –

граничної суми грошових коштів, встановленої установою банку, яка може

залишатись в касі підприємства на кінець робочого дня.

Вся готівка понад суми встановлених лімітів підприємства повинна

здаватись для зарахування на поточний рахунок у порядку та в строки,

встановлені і узгоджені з установою банку, в якому відкритий поточний

рахунок. У випадку, якщо підприємству ліміт не встановлений, вся наявна

в його касі на кінець дня готівка вважається понадлімітною, і повинна

здаватись в банк.

Операції з приймання та видачі готівки здійснює касир – це посадова

матеріально відповідальна особа, яка завідує касою, видачею і прийманням

грошей та цінних паперів на підприємстві.

Організація обліку грошових коштів на рахунках в банку. При здійсненні безготівкових розрахунків можуть застосовуватись акредитивна, інкасова, вексельна форма розрахунків, а також форми за розрахунковими чеками, причому клієнти банків самостійно обирають платіжні інструменти і зазначають їх під час укладання договору.

Поточний рахунок – рахунок, який відкривається в уповноважених установах

банку підприємствами усіх видів та форм власності, а також їх відокремленими підрозділами для зберігання грошових коштів та здійснення усіх видів операцій за цими рахунками відповідно до чинного законодавства України як в національній так і в іноземній валюті.

Юридичні і фізичні особи мають право відкривати необмежену кількість поточних рахунків за своїм вибором і згодою банків для зберігання грошових коштів і здійснення усіх видів банківських операцій.

Акредитив – доручення банку покупця банку постачальника провести оплату за відвантажену продукцію, товар, надані послуги на підставах, обумовлених в цьому дорученні.

Одержання готівки в банку здійснюється касиром або іншою уповноваженою особою на підставі грошового чеку. Надлишок готівки в касі підприємства здається до банку у встановленому порядку одним з наступних способів:

1. До денних та вечірніх кас банківських установ;

2. Інкасатором НБУ або установ комерційних банків для подальшої здачі

відповідних банківських установ;

3. Підприємствам поштового зв’ язку для переказу на поточні рахунки в

установах банків;

4. До об’єднаних кас при підприємствах для подальшої здачі до відповідних

банківських установ.

Аналітичний облік наявності та руху грошових коштів на рахунках в банку здійснюється за виписками банку в розрізі кожного відкритого рахунку.

Інвентаризація розрахунків з дебіторами.

Обов'язковість проведення інвентаризації розрахунків з покупцями та замовниками, постачальниками та підрядчиками передбачено Інструкцією № 69 з метою підтвердження достовірності даних бухгалтерського обліку і звітності. Загальний порядок проведення інвентаризації розрахунків викладено в пп. 11.11 п. 11 цієї Інструкції:

· усім дебіторам підприємства-кредитори передають виписки про їхню заборгованість, які пред'являються інвентаризаційній комісії для підтвердження реальності такої заборгованості. Дебітори зобов'язані протягом 10 днів від дня одержання виписки підтвердити заборгованість або заявити заперечення;

· на суми заборгованості постачальників з невідфактурованих поставок бухгалтерія повинна вимагати від постачальників розрахунково-платіжні документи. Постачальники зобов'язані надати такі документи або повідомити про причини їхнього ненадання чи про відсутність такої заборгованості;

· на рахунках обліку розрахунків з покупцями та замовниками, постачальниками та підрядчиками, іншими дебіторами і кредиторами повинні залишатися лише узгоджені суми.

У виняткових випадках, коли до закінчення звітного періоду розбіжності не усунуті або залишилися нез'ясованими, розрахунки з дебіторами і кредиторами відображаються кожною стороною у своєму балансі в сумах, що випливають із записів бухгалтерського обліку, і визнаються нею правильними.

Зацікавлена сторона зобов'язана передати матеріали про розбіжності на вирішення відповідних органів.

До акта інвентаризації розрахунків додається довідка про дебіторську та кредиторську заборгованість, за якою минув термін позовної давності, із зазначенням осіб, винних у простроченні терміну позовної давності дебіторської заборгованості. Також у довідці зазначаються найменування й адреси дебіторів і кредиторів, суми, причини, дати і підстави утворення заборгованості.

Відразу зазначимо, що вищевказані форми - Акт інвентаризації розрахунків з покупцями, постачальниками та іншими дебіторами і кредиторами (форма № инв-17) та довідка до нього (додаток до форми № инв-17) затверджено постановою № 241. Акт складається інвентаризаційною комісією в одному примірнику, підписується її членами та головою і передається до бухгалтерії.

У листі № 31-34000-10-10/18896 конкретизовано такі моменти:

· підприємство-кредитор передає дебіторам дані про заборгованість, скріплені підписом і печаткою, у вигляді акта звіряння розрахунків, у якому зазначаються аналітичні дані: номер договору, дата і сума перерахування коштів тощо. Дебітор протягом 10 днів повертає підписаний акт з підтвердженням заборгованості або з обгрунтованими запереченнями;

· якщо дебітор і кредитор не узгодять розбіжностей, то зацікавлена сторона зобов'язана передати матеріали про такі розбіжності до господарського суду для прийняття рішення;

· на підставі актів звіряння розрахунків інвентаризаційна комісія включає дані про заборгованість, підтверджену і не підтверджену актами звіряння розрахунків, до Акта інвентаризації розрахунків з покупцями, постачальниками й іншими дебіторами і кредиторами;

· акти звіряння розрахунків і акти інвентаризації розрахунків після рішення власника (керівника) підприємства про врегулювання розбіжностей є відповідно до ст. 9 Закону № 996-ХІV підставами для відображення сум заборгованостей у бухгалтерському обліку відповідно до ПБО 10 і ПБО 11 у складі поточної, сумнівної, безнадійної заборгованості та інших операційних доходів.

Інвентаризація дебіторської та кредиторської заборгованості, таким чином, проводиться у вигляді звіряння розрахунків. Контроль за станом розрахунків може здійснюватися різними службами підприємства. Найчастіше цим займається бухгалтерія, тому що всі первинні документи (накладні, акти виконаних робіт (послуг), виписки банку тощо) слугують підставою для відображення операцій у бухгалтерському обліку. Функції звіряння розрахунків можуть також покладатись на менеджерів із збуту, що працюють з покупцями (замовниками), на менеджерів з постачання, що працюють з постачальниками (підрядчиками). На підприємствах з великою кількістю контрагентів та із значними товарно-грошовими потоками у складі фінансово-економічної служби можуть бути відділи з контролю за дебіторською та кредиторською заборгованістю, які займаються проведенням звірянь розрахунків.

Щодо Акта звіряння розрахунків, то в цьому випадку можна використовувати форму, наведену в додатку 1 до наказу № 148/234/383, або ж використовувати самостійно розроблену форму з дотриманням вимог, передбачених п. 2 ст. 9 Закону № 996-ХІV, тобто яка містить: назву документа; дату й місце складання; назву підприємства, від імені якого складено документ; зміст і обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції; посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції та правильність її оформлення; особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Як правило, звіряння розрахунків проводяться не лише під час річної інвентаризації. У ході здійснення господарських операцій (відвантаження й одержання товарів, оплати тощо) виникає необхідність звірити наявні дані з даними контрагента. Тому обов'язковість, періодичність і порядок проведення звірянь рекомендується обумовлювати письмово під час укладання договору з контрагентами. До того ж це дасть змогу уникнути випадків, коли контрагенти відмовляються підписувати акти звірянь.

Перелік використаних нормативних документів:

· Закон України № 996-ХІV від 16.07.99 р. “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні” (зі змінами та доповненнями)

· Постанова Держкомстату СРСР № 241 від 28.12.89 р. “Про затвердження форм первинної облікової документації для підприємств та організацій”

· Наказ Мінфіну України № 20 від 31.01.2000 р. “Про затвердження Положення (стандарту) бухгалтерського обліку 11 “Зобов'язання” (зареєстровано в Мін'юсті України 11.02.2000 р. за № 85/4306, зі змінами та доповненнями, за текстом - ПБО 11)

· Наказ Мінфіну України № 69 від 11.08.95 р. “Про Інструкцію по інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і документів та розрахунків” (за текстом - Інструкція № 69)

· Наказ Мінекономіки України, Мінфіну України, Держкомстату України № 148/234/383 від 10.11.98 р. “Про інвентаризацію заборгованості за станом на 1 листопада 1998 року” (зареєстровано в Мін'юсті України 10.11.98 р. за № 714/3154)

· Наказ Мінфіну України № 237 від 08.10.99 р. “Про затвердження Положення (стандарту) бухгалтерського обліку 10 “Дебіторська заборгованість” (зареєстровано в Мін'юсті України 25.10.99 р. за № 725/4018, зі змінами та доповненнями, за текстом - ПБО 10)

· Лист Мінфіну України № 31-34000-10-10/18896 від 18.09.2007 р. “Щодо звіряння взаємних розрахунків дебіторів з кредиторами”