Кодекс поведения внутреннего аудитора

(одобрен на совещании внутренних аудиторов______2012 г.)

Принимая на себя обязательства внутреннего аудитора, под­тверждаю готовность соблюдать следующие этические правила и нормы поведения:

• Действовать заслуживающим доверие и непредубежденным образом по отношению к персоналу аудитируемого объекта.

• Ставить в известность руководителя службы внутреннего аудита о характере своих отношений с персоналом аудити­руемого объекта перед тем, как проводить аудиторскую про­верку.

• Не действовать в ущерб репутации персонала аудитируемого объекта.

• Не раскрывать выявленную в ходе аудиторской проверки ин­формацию, которая может нанести моральный ущерб персо­налу аудитируемого объекта.

• Проявлять уважение к персоналу аудитируемого объекта, создавать атмосферу сотрудничества и доброжелательно­сти.

• Избегать резкого тона замечаний и оценок. Замечания выска­зывать только по отношению к предмету аудиторской про­верки, но ни в коем случае не в адрес сотрудников аудитируе­мого объекта.

• Постоянно сохранять позитивную психологическую установ­ку на проведение аудиторской проверки,

• В конфликтных ситуациях сохранять спокойствие и деловой тон, не поддаваться эмоциям и избегать нетактичного пове­дения со своей стороны.

• Способствовать поддержанию авторитета аудиторской службы.

Фамилия И. О.__________________

(подпись, дата)

Аудитор несет моральную ответственность за:

- добросовестное исполнение своих обязанностей (честность в представлении результатов, правдивость в отчетах);

- неиспользование своего положения в корыстных целях;

- неиспользование информации, полученной в ходе аудиторской проверки, в ущерб репутации аудитируемого объекта.

Аудитор должен завоевать авторитет у сотрудников аудитируемых подразделений организации. Основными факторами завоевания должного авторитета являются:

- сдержанность и уравновешенность суждений;

- непредвзятая оценка полученных свидетельств;

- уважительное отношение к персоналу аудитируемого объекта;

- приветливость и доброжелательность.

Аудитор должен иметь соответствующий его статусу внешний вид.

Психология поведения аудитора

Независимо от характера отношений с персоналом аудитируемого объекта в целом и с отдельными его сотрудниками, независимо от своих ощущений, аудитор должен строить свое поведение с ними таким образом, чтобы это обеспечивало успех аудиторской проверки. Аудитор должен быть готов к тому, что у аудитируемого объекта могут быть свои внутрен­ние проблемы, и это может быть причиной негативного отношения к ауди-юру. В своей работе аудитор может столкнуться и с явно враждебным от­ношением к себе, и деструктивным поведением аудитируемого персонала. Он должен быть готов к этому и иметь в своем арсенале методы и приемы, позволяющие изменить подобную ситуацию в свою пользу.

Двадцать рекомендаций аудитору по психологии поведения в ходе аудиторской проверки:

1 Аудитор не должен проявлять неуверенность в общении с ру­ководителем и сотрудниками аудитируемого объекта. Он должен по­нимать, что подобное поведение может вызвать недоверие к его ком­петентности и привести к неудаче всей проверки. Неуверенность аудитора, которая возможна лишь на начальном этапе его работы, должна быть све­дена к минимуму за счет тщательной подготовки к аудиторской проверке. ,

2 Аудитор должен быть настроен на положительный ре­зультат аудиторской проверки. Каждый раз, приступая к проверке, ау­дитор должен исходить из предположения, что объект проверки орга­низован и функционирует в соответствии с предъявляемыми к нему тре­бованиями. Это подобно презумпции невиновности, под которой в правовой практике понимается признание факта юридической достоверности, пока не будет доказано обратное. Аудитор должен быть настроен на поло­жительное отношение к собеседнику, на понимание его ответственности за выполняемую деятельность. Аудитор должен стараться заинтересовать со­беседника, предоставляя ему возможность проявить свои знания.

3 Всем своим поведением аудитор должен демонстрировать со­трудникам аудитируемого объекта, что свою главную задачу он видит в сборе убедительных свидетельств соответствия и в представлении объективного заключения о состоянии аудитируемого объекта, а не в обнаружении несоответствий и различного рода нарушений. Такая по­зиция способствует повышению доверия к работе аудитора со стороны персонала аудитируемого объекта и обеспечивает большую открытость при предоставлении ему необходимой информации.

4 Аудитор должен уметь убедить сотрудников аудитируемого объекта, что проведение аудиторской проверки будет способствовать улучшению деятельности. Исходя из этого, аудитор должен доказывать, что устранение причины каждого обнаруженного в ходе проверки несоот­ветствия будет способствовать улучшению аудитируемой деятельности. Чем успешнее будет решаться эта задача, тем эффективнее будет взаимо­действие аудитора с сотрудниками аудитируемого объекта.

5 Предметом аудиторской проверки является деятельность в cucтеме менеджмента качества и (или) экологии, а не осу­ществляющие ее сотрудники. Аудитор ищет свидетельства соответствия, а не несоответствия и их виновников. Он анализирует и оценивает дея­тельность в системе менеджмента качества и (или) экологии, а не личные достоинства и недостатки сотрудников. В соответствии с этим аудитор не должен вступать в обсуждение поведения тех или иных сотрудников и участвовать в определении степени их виновности в обнаруженных несо­ответствиях.

6 Аудитор должен уметь слушать и слышать. Это одно из важ­нейших его умений. Ведь недаром восточная мудрость гласит:

«Истина лежит не в устах говорящего, а в ушах слушающего». Вни­мательно слушая собеседника, аудитор не только получает нужную ему информацию, но и внушает собеседнику доверие, располагая его к себе. В этом случае аудитор как бы «раскрывает» собеседника и получает на­иболее важные сведения. Как утверждает Р. Фарсон, слушать труднее, чем говорить. Слушание требует открытости, доверия и уважения - качеств, которые трудно проявлять в течение длительного времени. Слушать - это нечто гораздо большее, чем просто терпеливо слушать говорящего. Слу­шание требует самоосознания, даже самокритики, а этого достичь не всегла просто.

7 В ходе общения аудитору следует полностью концентрироваться на высказываниях собеседника. Длительные или особо важные высказывания собеседника целесообразно подытоживать, чтобы быть уверенным в правильности понимания. Это позволяет избегать недоразумений, связанных с неправильным пониманием собеседника, и про­демонстрировать ему, что сказанное им вызывает интерес у аудитора. Ау­дитор должен выражать поддержку собеседнику как на словах (используя, например, поощрительные выражения типа: «Да, я вас понимаю», «Очень интересно», «Я вас слушаю» и т.п.), так и языком мимики и жестов.

Аудитору не следует бояться молчания собеседника. Целесообразно дать собеседнику время подумать и использовать возникшую паузу, чтобы передать собеседнику заинтересованность в его информации и потреб­ность узнать больше.

8 Аудитор должен направлять беседу в нужное русло по заранее обдуманному плану. Он не должен допускать ситуации, способной сбить его с толку. Для этого беседу следует вести конкретно, не отвлекаясь на посторонние темы, не усложнять речь лишними фразами. Время от време­ни целесообразно делать короткие перерывы, в ходе которых можно рас­слабиться.

9 При общении с сотрудниками аудитируемого подразделения аудитор не должен допускать никаких эмоциональных «всплесков». В любых ситуациях следует сохранять спокойствие и деловой тон. Не под­даваясь эмоциям, надо терпеть отговорки или запальчивость собеседника. И тем более следует избегать агрессивного тона со своей стороны.

Нельзя вступать в спор с собеседником, даже если он явно не прав и продолжает настаивать на своей точке зрения: психологи свидетельствуют, что эмоциональный спор никого не убеждает, а лишь вызывает раздраже­ние спорящих и заводит их общение в тупик.

10 Аудитору не следует акцентировать внимание сотрудников аудитируемого объекта только на негативных положениях, обнару­женных в ходе проверки. Целесообразно отмечать и позитивные моменты с тем, чтобы побуждать проверяемых к улучшению деятельности.

11 При оценке значимости обнаруженных несоответствий ау­дитор должен прислушиваться и к мнению профессионалов. При обна­ружении несоответствия важен факт несоответствия, а не определение зна­чимости несоответствия. В сомнительном же случае обнаруженное несоот­ветствие следует отметить без определения его значимости.

12 Общаясь с персоналом аудитируемого объекта, аудитор жен создавать атмосферу доброжелательности и сотрудничества Никогда не следует демонстрировать свою непричастность к работе перо нала, что может быть расценено как равнодушие, незаинтересованность улучшении деятельности и, как следствие, может стать причиной отчуждения и недоброжелательности. Наоборот, необходимо всячески способствовать поиску и анализу общих профессиональных вопросов между собой и персоналом.

13 Аудитор не должен предумышленно демонстрировать свою компетентность или экзаменовать (проверять грамотность) собеседника. Недопустимо давать высказываниям собеседника оценки типа: «Ведь – это явная глупость» или делать такие категорические заявления: «Это же всем известно», «Нет, дело обстоит совсем иначе». Подобная манера поведения способна «подавить» собеседника и сделать его «замкнутым» для «добывания» аудитором необходимой информации. Предпочтительна более мягкая реакция аудитора на ошибочные суждения собеседника типа «Полагаю, что Ваше понимание проблемы не совсем правильно» или «Давайте посмотрим на проблему следующим образом». Аудитор должен полностью исключить в ходе общения с сотрудниками аудитируемого объекта элементы иронии, сарказма и поучения. Целесообразно мысленно ставить себя на место аудитируемого и помнить о том, что никто не любит находиться в этой роли.

14 Аудитор должен побуждать своих собеседников к поиску правильных решений. Это достигается путем разъяснения допущенных оши­бок. Побуждая собеседников к поиску правильных решений, аудитор не только повышает свой авторитет в их глазах, но и подтверждает тезис о том что аудиторская проверка способствует улучшению деятельности. Ес­ли аудитору не удается избежать спора, ему следует, сохраняя выдержку, поставить вопрос о перенесении обсуждения спорного вопроса за пределы аудиторской проверки.

15 Аудитор должен признавать и одобрять все, заслуживающее доверия. Подозрительность, сомнения не должны брать верх над объек­тивностью оценок аудитора. Во всех случаях, когда, например, аудитором установлена эффективность неформальных процедур, они должны быть одобрены и рекомендованы для надлежащего документирования. При этом целесообразно, чтобы положительная оценка аудитора была сделана пуб­лично, например, на заключительном совещании. Аудитор не должен бо­яться хвалить.

16 Аудитору следует избегать резкого тона замечаний и оценок. Предпочтительны замечания типа: «Мы внимательно изучили все представленные вами документы по проектированию, но не нашли в них документа, в котором были бы отражены критерии оценки качества проекта. Просим включить эти критерии в руководство по качеству». Следует избе­гать формулировок, осложняющих беседу. Вместо «Я считаю» целесооб­разно спросить: «Вы не находите, что...»; вместо «Сейчас я вам, наконец, докажу...» лучше сказать: «Сейчас вы сможете убедиться в том, что... ».

17 Аудитор не должен делать поспешных выводов. Выводы аудитора должны основываться на тщательно проанализированных данных. Они должны быть убедительно аргументированы.

18 Аудитор должен быть готов к различным уловкам персонала аудитируемого подразделения, ведущим к потере времени и от­влечению от решения стоящих перед аудитором задач. Это может вы­ражаться в попытках вовлечь аудитора в разговоры на посторонние темы, заставить аудитора ждать прихода сотрудников для беседы или предъявле­ния необходимых документов и др.

19 При явно деструктивном поведении сотрудников аудитируемого объекта или личной враждебности по отношению к ау­дитору аудитор должен об этом проинформировать ведущего аудито­ра или руководителя службы качества. Получив такую информацию, ве­дущий аудитор (руководитель службы качества) должен принять меры к тому, чтобы аудиторская проверка была завершена, хотя и другим аудито­ром.

20 Аудитор должен избегать неконкретных рекомендаций по ре­зультатам проверки. Такие рекомендации могут вызвать негативное от­ношение не только к аудитору, но и «бросить тень» на всю службу внут­реннего аудита.

Учебное издание