Первый шаг – разработка модели

БД «Мой край» представляет собой обычную таблицу с полями: Название административной единицы, Тип поселения, Название района, Численность населения, Год основания, Расстояние до Симферополя. Таким образом, это реляционная БД, состоящая из одной таблицы. Пока из одной, а может быть, у Вас появятся новые интересные идеи и наша БД значительно преобразится, у нее появятся новые поля и вполне вероятно новые таблицы.

Второй шаг – выбор программной среды

Какую же выбрать программную среду? Постараемся доказать, что нам вполне достаточно Microsoft Excel. Excel имеет богатый набор средств: команды сортировки, поиска, извлечения данных для получения нужной информации. Мы покажем возможности электронных таблиц на конкретных примерах. Но сначала шаг третий.

Третий шаг – сбор информации и заполнение БД

Формирование базы данных

В списке Excel каждый столбец - это поле, а каждая строка - это запись.

При формировании БД в Excel необходимо руководствоваться следующими правилами:

· Значения, хранящиеся в одном столбце (значения одного поля), должны иметь один и тот же тип, то есть каждый столбец должен содержать однородную информацию. Например, в БД «Мой край» один столбец для названий административных единиц, другой – для численности населения, третий – для названия района, в котором находится данная административная единица, четвертый – расстояние до Владивостока, пятый – год основания и т.д.

· Верхняя строка в таблице должны содержать название, описывающие назначение соответствующего столбца.

· Необходимо избегать пустых строк и столбцов внутри таблицы, так как список отделяется от остальной части рабочего листа пустыми строками и столбцами.

· В идеале на рабочем листе не должно быть ничего, кроме данной таблицы.

· Рекомендуется именовать лист названием списка.

На рис.1 приведен список из шести столбцов. Как создать такую таблицу?

Список состоит из строк и столбцов. Столбцы — это поля списка (таблицы БД). Первая строка списка обычно содержит имена полей (заголовки столбцов). Создадим первую строку.

Установите необходимую ширину столбцов, воспользуйтесь командой Столбец,Ширина меню Формат.

Перед началом последующих операций необходимо выделить ячейки, в которых будут расположены названия полей списка.

Названия полей списка часто состоят из нескольких строк, поэтому для данных ячеек необходимо установить флажок Перенос по словам,воспользуйтесь вкладкой Выравнивание диалогового окна Формат ячеек (оно открывается по команде Ячейки из меню Формат).

Для эстетического отображения названий полей воспользуйтесь вкладкой Выравнивание диалогового окна Формат ячеек и установите выравнивание по вертикали – по центру и выравнивание по горизонтали – по центру.

Чтобы подчеркнуть названия полей списка воспользуйтесь вкладкой Границадиалогового окнаФормат ячеек.На рис.2 приведены примеры диалогового окна Формат ячеек.

Перед вводом данных необходимо установить тип данных для каждого столбца нашей таблицы. Чтобы установить тип данных столбца надо выделить этот столбец и воспользоваться вкладкой Число диалогового окна Формат ячеекрис.3.

Новые данные можно добавлять непосредственного в конец списка. Однако редактирование списка можно выполнять с помощью стандартной экранной формы. Для этого выделите какую-нибудь ячейку в списке (например, A1) и выполните команду Формаиз меню Данные. Перед выполнением команды Формаиз меню Данные, должна быть выделена только одна ячейка списка. На рис.4 приведен пример такой формы для БД рис1.

В строке заголовка формы выводится имя рабочего листа, содержащего редактируемый список. На левой части формы располагаются заголовки столбцов списка и поля ввода соответствующих значений. Если столбец содержит формулы, то поле ввода отсутствует. Ширина формы определяется максимальной шириной столбцов на рабочем листе, а высота формы – количеством столбцов в списке. Справа располагаются кнопки управления списком. Для добавления новой строки (записи) в БД щелкните кнопку Добавить. Excel выведет пустую форму, в поля которой можно вводить значения новой строки. Чтобы вернуться на рабочий лист щелкните кнопку Закрыть. При добавлении новых строк список удлиняется, не затрагивая ячейки вне списка. Для коррекции в списке исходных данных найдите с помощью полосы прокрутки в диалоговом окне формы нужную запись (строку) и внесите изменения в соответствующее поле ввода. Чтобы удалить текущую запись из списка щелкните кнопку Удалить. Удаление записи в диалоговом окне формы нельзя отменить, поэтому Excel выводит запрос на подтверждение этой операции.

Вид нашей БД приведен на рис.1.