Составление консолидированной отчетности

Концерны, представляющие собой объединения предприятий, связанных общностью интересов, капитала, договорами, участием в совместной деятельности, должны представлять консолидированную финансовую отчётность.

Сами концерны могут иметь разные организационные структуры. Это накладывает отпечаток на настройку системы, создающей подобные отчёты. При сложных структурах, как правило, консолидация идёт поэтапно:

- консолидация отчётности филиалов на региональном уровне;

- консолидация отчётности в целом по концерну.

Основные этапы для универсальной консолидации отчётности:

1 этап: сбор исходных данных. В рамках автоматизации предусмотрены следующие варианты сбора:

1) в виде документов – формуляров. Перечень реквизитов и порядок их заполнения строго регламентированы в рамках корпоративной информационной системы. Как правило, эти документы передаются филиалам – курьерам, где учёт ведётся вручную;

2) передача данных на дискете при локальной эксплуатации в рамках филиала;

3) передача данных с помощью глобальной сети корпорации.

Результатом этого этапа является бухгалтерская отчётность, составленная в валюте дочернего предприятия и в соответствии с его учётной политикой по бухгалтерскому и налоговому учёту;

2 этап: адаптация финансовой отчётности дочерних предприятий. Как правило, каждое дочернее предприятие имеет свою учётную политику, рабочий план счетов и формы отчётности по национальным стандартам и международным стандартам финансовой отчетности. Результатом работы должна стать отчётность, составленная в валюте корпорации и в соответствии с её учётной политикой. Подобный результат достигается с помощью следующих процедур:

1) адаптация. Может выполняться централизованно (в головном предприятии) и децентрализовано, то есть каждое дочернее предприятие ведёт параллельный автоматизированный учёт по двум или более планам счетов и соответственно составляет несколько видов отчётности. При этом возможна адаптация и корректировочные проводки на уровне головного предприятия. Адаптирующие проводки, как правило, хранятся в отдельном файле по позициям баланса и отчёта о прибылях и убытках по каждому консолидируемому предприятию;

2) переоценка валюты. Возможны следующие методы пересчета валют и их модификации при этом могут использоваться разные виды курсов валют:

а) исторический курс;

б) курс на отчётную дату;

в) средневзвешенный курс.

Для каждого дочернего предприятия могут быть предусмотрены свои правила пересчёта валюта, затрагивающие отдельные статьи баланса и отчёта о прибылях и убытках. Результатом использования такого подхода становятся разные последствия отражения имущественного и финансового положения, а также прибыли концерна. Пересчёт валют сопровождается в системах постоянным контролем на уровне дочернего предприятия, во внутренней валюте и на уровне концерна (во внешней валюте);

3 этап: суммирование отчётности. Предполагает построчное сложение всех статей консолидируемых балансов и отчётов о прибылях и убытках. Результатом работы становится суммарный баланс и суммарный отчёт о прибылях и убытках;

4 этап: процедуры консолидации. Здесь необходимо обеспечить исключение дублирования информации по статьям баланса и формы №2, обусловленное взаимоотношениями между дочерними предприятиями внутри концерна. Для этого формируются исключающие проводки – метод элиминирования, которые:

1) выполняют консолидацию задолженностей;

2) исключают взаимные операции и внутренние результаты;

3) проводят расчёт разниц, необходимых для корректировки.

Кроме элиминирования выполняется консолидация капитала – пересчёт участий материнских предприятий относительно долей в собственном капитале, включенных в концерн дочерних и других совместных предприятий. Для этого в системах выделяются специальные модули, формирующие консолидирующие проводки. При этом используются следующие методы консолидации:

- полная консолидация;

- объединение интересов;

- пропорциональная консолидация;

- консолидация собственных средств.

Результатом работы становится бухгалтерская отчётность концерна.

Учетный цикл в АИС-БУ

В БИС чётко разграничивают два понятия: отчётный период и учётный период. Отчётный период отражает цикличность в технологии ведения учётных работ. Учётный период связан с технологией обработки данных, характерной для конкретной автоматизированной системы.

Понятие учётного периода шире отчётного периода. В рамках учетного периода отчетный период рассматривается как некоторый временной период, за который формируются стандартные отчёты и различные формы регламентированной отчетности. Как правило, любая система поддерживает традиционную цикличность работ: месяц, квартал, год. Однако, многие системы позволяют формировать отчёты за произвольный период, указанный пользователем (интервал дат), при этом данные отчёта могут относиться к отчётному периоду и нескольким предыдущим. Это вызывает необходимость обеспечить системой доступ к информации об остатках и оборотах по предшествующим периодам, при этом некоторые системы позволяют вносить изменения в исходные данные «задним числом».

Учётный период в БИС характеризуется:

- возможностью выбора временного интервала при построении выходных форм;

- способами ведения системы переходящих сальдо (остатков) по синтетическим и аналитическим счетам;

- составом ограничений, которые накладывает система при внесении изменений в учётные данные предшествующих отчётных периодов.

Существует три основных модели формирования учётного периода:

- модель бесконечного учётного периода. Ее разновидности:

1) требует полного пересчёта итогов;

2) использует контрольные точки;

- модель гибкого учётного периода. Ее разновидности:

1) устанавливает только начало учётного периода;

2) устанавливает начало и конец учётного периода;

- модель фиксированного учётного периода.

Модель бесконечного учётного периода.

Суть: отчёты могут быть получены за любой произвольный интервал дат, а учётные данные могут корректироваться за любой период. Особенности модели:

- все данные хранятся с начала внедрения системы;

- данные не разделяются по отчётные периодам;

- можно вносить любые изменения за любой период;

- можно рассчитать остатки и итоги оборотов по счетам за любой указанный интервал дат.

Модель имеет две разновидности:

- первый вариант требует полного пересчёта итоговых данных за всю предысторию использования системы. Достоинством этого подхода является относительно простая поддержка целостности базы данных при всех возможных корректировках первичной информации. Однако очевидным недостатком является неэффективность работы системы при пересчёте итогов последних отчётных периодов, так как для этого необходим полный пересчёт всей совокупности данных. Это замедляет процесс формирования отчётов и требует значительного объёма памяти. Эта модель представлена на рис. 10.1.

Рис. 10.1. Модель бесконечного учетного периода с

полным пересчетом итогов

- второй вариант был разработан для избежания недостатков первой разновидности модели. Для этого применяются различные контрольные точки. Контрольная точка – это точка, в которой формируются и хранятся остатки синтетических и аналитических счетов. Обычно она совпадает с началом или концом отчётного периода, однако может и не совпадать. Эта модель представлена на рис. 10.2.

Рис. 10.2. Модель бесконечного учетного периода с использованием

контрольных точек

Особенности:

- период расчёта итогов и формирования отчётов задаётся в виде интервала дат;

- эти показатели могут совпадать с начальными и конечными контрольными точками или не совпадать;

- программа от ближайшей к заданному периоду контрольной точки рассчитывает обороты и остатки по счетам, а затем формирует отчёт;

- несовпадение периода с контрольными точками свидетельствует о том, что отчёты формируются не только в рамках отчётного периода;

- данная разновидность позволяет более эффективно и существенно меньшими временными затратами получить отчётность.

- при возникновении аварийных ситуаций во время корректировки данных, предшествующих контрольной точке или просто некорректных действий пользователей, могут возникнуть проблемы с расхождением первичных данных и промежуточных итоговых значений контрольных точек.

Модель гибкого учётного периода.

Предполагается, что длина учётного периода может переопределяться произвольно.

Первая разновидность предполагает установление только начала учётного периода. Особенности этой разновидности:

- предшествующий учётный период закрыт для изменения дат;

- в конечной контрольной точке предшествующего периода рассчитываются остатки по счетам, которые затем становятся начальными остатками следующего учётного периода;

- контрольная точка предшествующего периода становится начальной. От неё рассчитываются все итоги оборотов и исходящие сальдо счетов;

- период для составления отчётов может задаваться в любом интервале. Если конечная дата интервала совпадает с установленным отчётным периодом, то отчёты формируются в целом за учётный период, иначе отчёты формируются внутри периода;

- обороты по счетам закрытого периода сохраняются в базе данных и могут быть использованы при составлении отчётов, однако, корректировка данных закрытого периода уже не допускается. Данная модель представлена на рис. 10.3.

Рис. 10.3. Модель гибкого учетного периода с начальной

контрольной точкой

Вторая разновидность модели предполагает установление начальных и конечных контрольных точек (рис. 10.4.). Особенности:

- система рассчитывает обороты и остатки счетов на начало периода;

- вводимые в текущем периоде данные изменяют обороты счетов;

- не существует понятия «закрытого периода», то есть если изменяются данные, предшествующие текущему периоду, то сразу пересчитываются обороты и остатки в начальной контрольной точке;

- в результате предыдущей особенности оперативно пересчитываются обороты счетов текущего периода в момент ввода или корректировки данных.

Рис. 10.4. Модель гибкого учетного периода с контрольными точками

Модель фиксированного учётного периода.

Фиксированный учетный период задаётся при разработке системы и представляется собой, как правило, месяц. Особенности:

- технология работы близка к ручной технологии ведения учёта;

- при вводе системы в эксплуатации вводятся остатки по всем синтетическим и аналитическим счетам на начало месяца использования системы;

- в течение месяца в информационной базе делаются записи о хозяйственных операциях;

- при переходе к следующему месяцу запускается специальная процедура, которая выполняет автоматический пересчёт конечных остатков, переносит их на следующий месяц и устанавливает как входящие остатки.

В отличие от традиционной ручной технологии ведение учёта в этой модели возможно:

- формировать большинство отчетов не только за текущий месяц, но и за большинство предыдущих месяцев;

- получать отчёты за любой интервал дат, а не только за месяц в целом;

- вносить изменения в данные предшествующих периодов с последовательным пересчетом сальдо и оборотов счетов по предшествующим месяцам. На рис. 10.5. представлена модель фиксированного учетного периода.

Рис. 10.5. Модель фиксированного учетного периода

Модель фиксированного учётного периода достаточно естественна и поэтому её часто применяют при создании программного обеспечения в различных сочетаниях, однако, несмотря на эти различия, система должна обеспечить:

- настройку длины периода;

- понятный для бухгалтера и незаметный (прозрачный) для него переход от одного периода к другому, а также возможность корректировки данных прошлых периодов. При этом права пользователей на выполнение данной корректировки должны регулироваться системой;

- автоматический или полуавтоматический пересчёт итогов по всей цепочке периодов вплоть до отчётного периода при корректировке данных предшествующих периодов. В начальной контрольной точке отчётного периода должны быть актуальные данные об остатках счетов;

- оперативный пересчёт оборотов текущего периода при вводе, корректировке и удалении каждой бухгалтерской записи. Такое поддержание оборотов счетов в актуальном состоянии позволит сэкономить время на составление отчётов, так как в этом случае обращение идёт не к массиву записей, а к итоговым оборотам и сальдо счетов;

- возможность одновременной работы с данными двух смежных отчётных периодов: текущего и предшествующего;

- доступ к данным последних двух лет при построении отчёта;

- формирование отчётности по двум стандартам: национальным и международным, а также составление внутрифирменных отчётов за финансовый год.

Необходимо обратить внимание на корректировку данных с помощью специальной процедуры закрытия периодов: некоторые программы могут изменить исходящие остатки формально по двум корреспондирующим счетам, однако не все такие программы позволяют автоматически провести проводки или перепровести для закрытия отчётного периода. Существует специальная процедура, позволяющая автоматически выполнить программой цепные пересчёты сумм записей, прямо или косвенно зависящих от оборотов и сальдо счетов предшествующих периодов, – рекурсия хронологической взаимосвязи.

Лишь немногие программы могут быть настроены на выполнение подобной процедуры. Для этого программа должна быть построена по принципу электронной таблицы, то есть массив хозяйственных операций должен интерпретироваться как специализированная электронная таблица, отдельные записи которой связаны друг с другом расчётными формулами. Подобное свойство повышает интеллектуальность системы при обработке учётных данных, однако предъявляет дополнительные требования к процессу внедрения системы в эксплуатацию, так как необходимо описать интерпретацию записей о хозяйственных операциях. Существуют два варианта создания такого механизма:

- использование модели представления записей о хозяйственных операциях в виде закодированных бухгалтерских операций (виртуальные проводки);

- использование специальной технологической информации, которая должна увязывать каждую запись с определениями правил формирования операций.