Значение организации документооборота на предприятии

ЛЕКЦИЯ 1.8

ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА НА ПРЕДПРИЯТИИ

ЗНАЧЕНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА НА ПРЕДПРИЯТИИ

ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ БУХГАЛТЕРИИ

СРОКИ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА И ОТЧЕТНОСТИ

ПОРЯДОК УНИЧТОЖЕНИЯ БУХГАЛТЕРСКИХ ДОКУМЕНТОВ С ИСТЕКШИМИ СРОКАМИ ХРАНЕНИЯ

ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА УТРАТУ ДОКУМЕНТОВ

ЗНАЧЕНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА НА ПРЕДПРИЯТИИ

Каждая хозяйственная операция оформляется соответствующим документом и может быть отражена в бухгалтерском учете только на его основании. Оформление операций документами называется документацией. Документы содержат наиболее полные сведения о каждой хозяйственной операции: как выполняются распоряжения о проведении операций, как совершаются эти операции, соответствуют ли они установленным нормам.

Документы являются важнейшим средством оперативного контроля за действием лиц, которым доверены материальные ценности.

Рационально организованная документация дает возможность не только выявлять, но и предупреждать злоупотребления, халатность и бесхозяйственность в деле правильного использования имущества.

Документы имеют доказательную силу, т.к. они являются письменным подтверждением фактически совершенных хозяйственных операций. Сохраняясь длительно время, они позволяют проводить ревизию хозяйственной деятельности, т.е. проверку законности и целесообразности как отдельных операций, так и всей хозяйственной деятельности.

Руководители организаций обязаны обеспечить контроль за соблюдением установленного порядка накопления, сохранностью, учетом и использованием документов.

Бухгалтерский документ представляет собой письменное свидетельство совершения хозяйственной операции или права на ее совершение. В нем содержатся сведения об уже закончившихся хозяйственных операциях. Многие из них имеют данные, разрешающие работникам выполнение этих операций. Факты, не подтвержденные документами, в бухгалтерском учете не отражаются.

Бухгалтерский документ должен составляться своевременно, в момент совершения операции, содержать достоверные данные. Показатели, характеризующие хозяйственную операцию, зафиксированную в документе, и придающие ему юридическую силу, называются реквизитами. Без них бухгалтерские документы не могут служить основанием или подтверждением проведения хозяйственной операций. Первичные документы должны иметь следующие обязательные реквизиты:

1.наименование

2.дату составления

3.содержание хозяйственной операции

4.измерители

5.наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровка

Кроме того, к составлению документов предъявляются следующие требования:

1.составлять документ на бланке чернилами черного или синего цвета, либо на машинных носителях

2.строго соблюдать установленную форму и реквизиты

3.точно и ясно излагать содержание документа

4.четко и разборчиво писать текст и цифры

5.незаполненные пробелы в бланке документа прочеркивать

6.сумму в денежных документах указывать цифрами и прописью