Преимущества автоматизированного учета материально-производственных запасов на предприятии
Гаврикова А.И..,
бакалавр факультета экономики
РГУ имени С.А.Есенина,
Научный руководитель – Кузина Е.И.
Ключевые слова: автоматизированный учет, материально-производственные запасы, МПЗ, преимущества автоматизированного учета.
В настоящее время, в условиях рыночной экономики очень важно рационально использовать материалы в производстве. В процессе создания конечного продукта, материалы полностью переносят свою стоимость на продукцию, поэтому необходимо свести к минимуму количество потерь и нерациональных расходов материальных ценностей, а лучше не просто минимизировать их, а стараться избегать задолго до их появления. Существует большое количество причин, по которым могут возникать подобные ошибки на производстве, например – неэффективная организация учета и контроля использования материалов. В большинстве своём ошибки эти происходят по вине конкретных людей, но компьютерная программа, при правильном её использовании, ошибаться не может. Именно поэтому вопрос автоматизации учета МПЗ на производстве встает очень остро. Если есть возможность своевременно исправлять ошибки или даже вовсе их избегать, то такой возможностью необходимо пользоваться.
В рамках современной рыночной экономики вопрос автоматизации на производстве становится скорее риторическим. Все больше и больше компаний стараются максимально переложить учет МПЗ в руки современным технологиям. Крупные компании давно пользуются программам, основанным на ERP (Enterprise Resource Planning - Управление ресурсами предприятия). Естественно речь идет о крупных корпорациях, ведь установка специального оборудования, покупка программного обеспечения, обучение персонала стоит огромных денег (около 10 млн. длр). Но в наше время появляется все больше и больше программ, работающих по принципу этих программ. Их стоимость позволяет даже очень маленьким предприятиям стать их клиентами, а легкость в освоении позволяет пользоваться ими даже тем людям, которые очень далеки от современных технологий.
При отсутствии автоматизации производства очень часто основная проблема производственного учета заключается в том, что на предприятии возникают расхождения между количеством материалов, переданных со склада в производство, и общим количеством материалов, использованных на производство продукции и оставшихся в цехе. Такая проблема знакома многим предпринимателям, и случается это гораздо чаще, чем им хотелось бы. Сейчас приобретение специальных программ доступно абсолютно каждому, более того – их можно подстроить практически под каждое предприятие, насколько не было бы оно специфично. Самое главное – предоставить четкое ТЗ (техническое задание), но и здесь, как правило, организации, предлагающие эти программы идут на встречу предпринимателям, присылая к ним специалистов, ответственных за то, чтобы четко определить специфику каждого предприятия.
Для руководителя организации нет ничего важнее, чем получение оперативных данных для принятия важных управленческих и производственных решений. Сегодня очень эффективна децентрализованная обработка данных, при использовании ПК, которые установлены непосредственно на предприятии.
К материально-производственным запасам (МПЗ) относятся: материалы, товары и готовая продукция. [1] Так бывает, что компания покупает МПЗ по разным ценам, у разных поставщиков и по разным договорам. Расходы, которые включаются в себестоимость МПЗ, также могут отличаться. Как правило, это приводит к ошибкам в учете, особенно если на предприятии большая номенклатура запасов.
Все виды МПЗ, кроме товаров, которые учитываются по продажной стоимости, оцениваются одним из следующих способов: по себестоимости каждой единицы, по средней себестоимости, по себестоимости первых по времени приобретения запасов (он же ФИФО).[2] Принятие решения о способе списания МПЗ организация осуществляет самостоятельно.
Самая популярная программа, в которой организация ведет учет, является программа 1С, там представлено всего два способа списания материалов – это метод по средней себестоимости и метод ФИФО. При ведении учета в этой программе возникают многочисленные ошибки, например – в некоторых ситуациях, информация о валовой прибыли может быть неверной из-за неправильного расчета себестоимости товаров. При ведении учета по операциям, которые связаны с реализацией товара в 1С, бухгалтер использует два основных документа, это счет на оплату покупателю и на его основании вводится документ “Реализация товаров и услуг” (Конечно, это зависит от того, какой документооборот утвержден на предприятии, но в большинстве случаев это так, кстати, последний документ заполняется автоматически, пользователю лишь необходимо определить контрагента-покупателя, тип договора и заполнить список продаваемых товаров).
Но 1С не единственная программа, которая подойдет для автоматизированного учета материалов, товаров и прочего на производстве. Естественно, если речь идет о небольшом предприятии, которое только находится в стадии становления и его обороты невелики, можно обойтись совсем простыми способами. Например, записной книжкой и обычным калькулятором. При этом совсем не обязательно нанимать какое-то большое количество сотрудников, с этим справится и один человек, к тому же нет никакой необходимости обучать его чему-либо, в этом случае все достаточно тривиально.
Однако со временем предприятие разрастается и появляется целый ряд вопросов, например: “Что залежалось на складе? Что имеется в резерве? Как лучше провести инвентаризацию?” и т.д. В этом случае предприниматель, как правило, решает автоматизировать складской учет на ПК. Здесь уже стоит вопрос о выборе складской программы. Здесь часто происходят ошибки, так как предприниматель сначала покупает простую в освоении программу. А это делать не стоит. Почему? Да всё просто, в дальнейшем он обнаруживает, что эта простая программа не удовлетворяет его требованиям, а деньги потрачены, точно так же, как и огромное количество времени, затраченное на перенос данных в систему. В этой простой программе, конечно, можно получить информацию о том сколько товара имеется в наличии, но когда потребуется получить отчет по доходам по каждой товарной группе и посмотреть в отсортированном для удобства виде – простая программа просто не сможет этого сделать.
Хорошая складская программа очень быстро оправдывает свою покупку. Более того, появляются источники дополнительного дохода. Например, товароведы могут быстрее и точнее определить какой товар приносит максимальный доход, а от какого нужно срочно отказаться, таким образом, нужный товар всегда в необходимом количестве и в нужном месте.[3] Часто возникает проблема с товарами, у которых истекает срок годности (забывают выложить товар) – этой проблемы тоже можно избежать. Так же есть оперативное отслеживание товаров, отданных на реализацию, позволяет вовремя получить деньги и пустить их в оборот. Это лишь не многие преимущества автоматизированного складского учета.
Приобретая складскую программу необходимо обратить внимание на следующие свойства:
1. Наличие хорошей справочной системы.
2. Получение в удобном виде для просмотра и анализа различных отчетов.
3. Удобность ввода данных в базу
4. Возможность создания дополнительных параметров для товаров (артикул, бракованный ли товар поступил или нет).
5. Возможность создания резервной базы данных.
Если говорить о какой-то конкретной программе складского учета, то можно выделить CS Polibase WMS. Она, как и многие другие, предназначена для автоматизации складского учета и учета товаров и расхода материалов на предприятиях сферы услуг, торговли и производства.
Отличительной чертой этой программы является не только автоматизированный учет движения товаров и материалов на складе, но и учет выдачи на торговые площадки и производственные участки, а также учет расхода материалов (списания) на производственных участках, рабочих местах и конкретными специалистами при осуществлении производственной деятельности или продажах.
Система может интегрироваться с другими модулями программного комплекса CS Polibase, в частности, с системой управления клиентами, контактами и продажами. Это, в свою очередь, позволяет вести материальный учет и анализировать материальные потоки по номенклатурным группам товаров и услуг, в том числе, с использованием нормативов расходов материалов и стандартов обслуживания.[4]
К общим преимуществам автоматизированного учета можно отнести следующее:
1. Происходит закономерное повышение производительности труда сотрудников, а также повышение их квалификации.
2. При внедрении систем автоматизированного учета, снижается риск «человеческого фактора», поскольку программа сразу указывает на совершенные ошибки.
3. Наряду с возрастанием квалификации сотрудников отдела учета, повышается и качество выполняемой работы, в том числе и на промышленных и строительных предприятиях.
4. Повышается скорость сдачи и составления отчетности в контролирующие органы.
5. Новые системы автоматизированного учета постоянно обновляются, учитывая законодательные изменения.
С помощью внедрения автоматизированных систем, специалисту удобно отслеживать все движения денежных средств за определенный период.
Если подводить итоги, то можно уверенно сказать, что на рынке компьютерных технологий сейчас присутствует множество программ, которые выполняют одни и те же функции – т.е. облегчают бухгалтеру его труд. Какое-то время назад все то, что сейчас занимает несколько минут, занимало большую часть дня. Тем самым продуктивность человеческого труда сильно уменьшалась. К автоматизации учета на предприятии нужно подходить серьезно. Не искать дешевую или простую программу, и лучше всего провести несколько консультаций со специалистами в этой области.
ЛИТЕРАТУРА
1). ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных запасов». С изменениями от 27.11.2006 №156н, от 26.03.2007 №26н, от 25.10.2010 №132н.
2). Логвинов С.А. 1С:Предприятие версии 7.7. Бухгалтерский учет, руководство пользователя. – М.: Фирма 1С, 2014. – 460 с.
3). Банк В.Р., Зверев В.С. Информационные системы в экономике. – М.: Экономист, 2015. – 152 с.
4). Автоматизированные информационные технологии в экономике / под ред. проф. Г.А. Титоренко. – М.: Компьютер, ЮНИТИ, 2014. – 540 с.