Инструкция помощнику по сбору вебинара
Инструкция может выполняться как одним человеком, так и группой, в зависимости от размеров компании и желаемых масштабов вебинара.
Возможный коллектив для сбора вебинара, если работает команда узких спецов – руководитель-координатор процесса, копирайтер, технарь системы рассылки, дизайнер, трафикер, ведущий соц. сетей, администратор вебинара, ведущие.
1. Подтвердить автору, что распоряжение собрать вебинар принято и исполнение начато.
2. Взять у автора базовую информацию о вебинаре – видео, аудио или текст.
3. Создать на основе базовой информации:
a. Письма:
i. за сутки до вебинара;
ii. в день вебинара;
iii. за час до вебинара;
iv. за 10 минут до начала;
v. 5 минут после начала «Мы уже начали, но вы еще успеваете»;
vi. Письмо после окончания вебинара со ссылкой на страницу оплаты;
vii. Письмо на следующий день после вебинара с записью вебинара;
b. Посты для анонса в соц. Сетях – ВК, Фейсбук, ОК, Инстаграм, Ютуб:
i. за сутки до вебинара;
ii. в день вебинара;
iii. за час до вебинара;
iv. за 10 минут до начала;
c. Подготовить изображения для писем и постов;
d. Презентацию – подготовить или актуализировать;
e. Подготовить ссылки для входа в класс с метками источников;
f. Обработать и залить на Ютуб видео-обращения, если они используются.
4. Максимум за 2 дня до вебинара (лучше раньше):
a. собрать письма в системе рассылки, проверить в них ссылки и назначить даты отправки.
5. 1 день до вебинара:
a. Создать посты во всех используемых соц. сетях о предстоящем вебинаре за сутки до вебинара;
b. Проверить что страница для оплаты продаваемого продукта работает;
c. Проверить что счета на продающей странице выставляются корректно;
d. Предупредить администратора вебинара о том что состоится вебинар;
e. Проверить, что письма «за сутки до вебинара» в рассылке отправлены на правильный сегмент базы и доставлены.
6. 12 часов до вебинара:
a. Создать посты во всех используемых соц. сетях о предстоящем вебинаре в день вебинара, максимум в 12 часов дня;
b. Напомнить ведущим вебинара и администратору, что сегодня состоится вебинар и во сколько;
c. Подготовить ссылку на страницу для оплаты продаваемого продукта и выдать ее администратору и автору (на всякий пожарный);
d. Проверить что страница для оплаты продаваемого продукта работает;
e. Проверить комнату для вебинара, что она работает, люди могут входить не вводя лишнюю информацию, если не работает – подготовить запасную;
f. Проверить запасную комнату; J
g. Проверить, что письма «в день вебинара» в рассылке отправлены на правильный сегмент базы и доставлены.
7. 1,5 часа до вебинара:
a. Написать администратору о вебинаре, сказать чтоб через час был на месте.
8. 1 час до вебинара:
a. Создать посты во всех используемых соц. сетях о предстоящем вебинаре за час до вебинара;
b. Проверить, что письма «за час» в рассылке отправлены на правильный сегмент базы и доставлены;
c. Написать спикеру, что у него через час вебинар и получить подтверждение, что он готов провести вебинар. Напомнить спикеру, что лучше пойти погулять или минимум оторваться от монитора до начала вебинара.
9. 30 минут до начала:
a. Запустить комнату для вещания;
b. Поставить заставку с названием вебинара, ФИО спикера и временем начала вебинара;
c. загрузить презентацию;
d. отвечать на вопросы тех, кто начинает заходить в комнату;
e. Убедиться что доп. Ведущий и администратор на месте.
10. 15 минут до начала:
a. Создать посты во всех используемых соц. сетях о предстоящем вебинаре за 15 минут до вебинара с ссылкой на вход в класс.
11. 7 минут до начала:
a. Проверить, что письма «за 10 минут» в рассылке отправлены на правильный сегмент базы и доставлены;
b. Убедиться что спикер на месте и готов вещать.
12. Начало вебинара:
a. ВКЛЮЧИТЬ ЗАПИСЬ;
b. Быть готовым подстраховать администратора на старте, если много людей – банить троллей и отвечать на вопросы.
13. В процессе вебинара:
a. Быть готовым подстраховать или заменить администратора, если много людей – банить троллей и отвечать на вопросы;
b. Проверить что страница для оформления заказа работает.
14. В конце вебинара:
a. Быть готовым подстраховать или заменить администратора, если много людей – банить троллей и отвечать на вопросы;
b. Отправлять ссылку на оплату в чат, если администратор не справляется;
c. Снимать информацию о выписанных счетах и передавать ее спикеру (если это предусматривает продающий алгоритм вебинара).
15. После окончания вебинара:
a. ОСТАНОВИТЬ ЗАПИСЬ;
b. Отправить письмо с ссылкой на оплату посетителям вебинара;
c. Дождаться пока запись конвертируется;
d. Скачать запись вебинара;
e. Залить запись вебинара на Ютуб;
f. Вставить ссылку на запись в письмо для отправки на следующий день после веба (если выдается запись подписчикам).