Запуск программы MS Excel и завершение ее работы

В стандартном случае запуск программы MS Excel выполняется с помощью команды Программы > Microsoft Excel основного меню или с помощью значка , расположенного на рабочем столе или в специальной панели пакета MS Office. При стандартной установке пакета MS Office осуществляется автоматическое связывание файлов, имеющих расширение .xls, с программой MS Excel. Поэтому ее запуск произойдет и в случае, если будет открыт какой-либо файл документа с этим расширением, Перед завершением работы программы MS Excel нужно сохранить созданные с ее помощью документы. А само завершение работы программы выполняется стандартными способами, в том числе использованием сочетания клавиш Alt+F4 или командой Файл > Выход операционного меню программы.

Справочная подсистема MS Excel

Вызов справки MS Excel осуществляется нажатием клавиши F1 или командой ? > Вызов справки операционного меню. Основная справочная система построена по общим принципам, принятым в операционной системе Windows. Она предоставляет подробное описание возможностей пакета и предлагает демонстрационные примеры, позволяющие лучше уяснить основные принципы их использования. В составе справочной подсистемы MS Excel, так же как и у редактора MS Word, имеются Помощник, для вызова которого следует нажать кнопку , контекстно-зависимая справочная подсистема, которая вызывается командой ? > Что это такое? или же сочетанием клавиш Shift+F1, и механизм всплывающих подсказок.

Внешний вид окна MS Excel

Окно MS Excel изображено на рис. 13.1. Как и в большинстве рассмотренных ранее окон приложений, в окне программы находится заголовок, операционное меню MS Excel, которое имеет практически тот же самый состав, что и у редактора MS Word, и рабочая зона. И как всегда, в рабочей зоне окна могут находиться различные панели инструментов и строка состояния. Обычно в окне присутствуют уже знакомые читателю по тестовому редактору MS Word панели Стандартная и Форматирование. Ниже расположена специализированная панель Строка формул, которая используется для отображения и редактирования содержимого ячеек таблицы.

При стандартном запуске программы в рабочей зоне производится автоматическое открытие одного окна документа с названием Книга 1 (см. рис. 13.1). В этом окне находится шаблон, то есть заготовка документа, удовлетворяющая стандартным требованиям к его оформлению. Документом программы MS Excel является рабочая книга,состоящая из некоторого количества страниц, которые называются рабочими листами.Рабочий лист можно представлять себе как лист бумаги, страницу, заранее подготовленную к созданию таблиц, то есть разграфленную на строки и столбцы, а рабочую книгу — как конторскую, амбарную книгу для записей различных торговых и складских операций, как тетрадь, содержащую определенное количество таких разграфленных листов.

Указатель мыши имеет форму, зависящую от его местоположения на экране. Когда указатель находится над ячейками таблицы, он имеет вид полого креста Если же указатель мыши находится вне таблицы, он принимает одну из стандартных форм, предусмотренных в операционной системе Windows. В одной из ячеек таблицы, которая считается текущей, выделенной или активной, может находиться текстовый курсор, такой же, как и в текстовом редакторе MS Word.

Рабочая книга MS Excel

Итак, каждый документ — рабочая книга Excel — состоит из одной или нескольких страниц, называемых рабочими листами. Новая рабочая книга обычно содержит 16 листов, но их количество может быть увеличено и до 255. Рабочий лист — это электронный аналог листа бумаги, где могут размещаться таблицы и текстовые пояснения к ним. На одном рабочем листе можно расположить как одну, так и несколько таблиц с данными. Кроме таблиц, рабочий лист Excel может содержать различного рода графики и диаграммы. В нижней части каждого листа расположен специальный ярлычок с названием рабочего листа. Если это не так, то следует выполнить команду Сервис > Параметры и на странице Вид диалогового окна включить флажок ярлычки листов. По умолчанию листы имеют названия Лист 1, Лист 2 и т. д., но их можно изменить на более содержательные с помощью контекстного меню, в котором выбирается команда Переименовать. После чего название ярлыка выделяется и его можно заменить так же, как переименовывались файлы или папки. Перемещаться между листами рабочей книги можно, либо выполняя щелчок на соответствующих ярлычках листов, либо с помощью сочетаний клавиш Ctrl+PageUp (переход к следующему листу) и Ctrl+PageDown (переход к предыдущему листу).

Рабочий лист Excel состоит из 65 536 строк и 256 столбцов, следовательно, максимально возможный размер таблицы в Excel — 65536x256. Строки нумеруются последовательными натуральными числами (от 1 до 65 536), а столбцы обозначаются буквами латинского алфавита и их парными комбинациями (А, В, С и т. д. до Z, АА, АВ, АС и т. д. до AZ, ВА — BZ, ...,1А — IV). Номера или заголовки строк находятся в расположенном слева столбце заголовков строк, а обозначения или заголовки столбцов находятся в расположенной вверху строке заголовков столбцов (см. рис. 13.1). Пересечение строки и столбца образует ячейку. А обозначения строки и столбца, на пересечении которых она находится, образуют координаты, или адрес ячейки. Например, А1 представляет собой адрес ячейки, расположенной в левом верхнем углу рабочего листа на пересечении столбца А и строки с номером 1, НХ1233 — это адрес ячейки, расположенной на пересечении столбца НХ и строки с номером 1233. Такой способ адресации применяется для ячеек текущего рабочего листа. Если же требуется сослаться на ячейку, находящуюся на другом рабочем листе, то перед ее координатами следует указать название ярлычка листа и восклицательный знак: например, Лист16!А1 — адрес ячейки, расположенной на пересечении столбца А и строки с номером 1 на рабочем листе с названием Лист 16.

В ячейке может находиться:

§ содержимое;

§ примечание;

§ формат.

Ячейка может содержать до 255 символов, которые трактуются как ее содержимое. Это может быть:

§ текст;

§ число;

§ денежное значение;

§ процентное значение;

§ дата;

§ время;

§ формула;

§ графический объект.

Заметим, что денежное и процентное значения, дата и время фактически являются специальными формами числовых значений.

Независимо от наличия или отсутствия содержимого в ячейке могут находиться примечание, каким-либо образом комментирующее назначение ячейки или ее содержимое, а также формат.

ПРИМЕЧАНИЕ

Напоминаем, что под форматом понимают совокупность правил оформления данных. В случае программы Excel — оформления данных, хранящихся в ячейках таблицы. Например, при форматировании ячейки можно зафиксировать число знаков после запятой при отображении вещественных чисел, выбрать форму представления чисел в виде обыкновенной или десятичной дроби (1/2 или 0,5), уточнить порядок записи даты (день — месяц — год или месяц — день — год) или же указать после числа признак денежной единицы. Ячейка, содержащая формат, может выглядеть внешне как пустая, но если в такую ячейку записать данные, то они автоматически окажутся оформленными по правилам, образующим формат.

Ячейка, в которой находится курсор, является выделенной, текущей или активной. Внешним признаком выделенной ячейки является ее окаймление сплошной толстой линией. Кроме того, в правом нижнем углу окаймления размещается небольшой черный квадрат, который называется маркером заполнения. Во время позиционирования указателя мыши на маркере заполнения он принимает крестообразную форму . Буксировка указателя в этой ситуации приводит к автоматическому заполнению ячеек, затронутых буксировкой, содержимым исходной ячейки или некоторыми другими данными. На рисунке 13.1 выделенной является ячейка В2. Над выделенной ячейкой можно совершать различные операции: выполнять ввод данных в нее, редактирование, копирование, перемещение, форматирование, удалять данные из ячейки и т. д. Номер текущей ячейки и ее содержимое автоматически отображаются в строке формул (см. рис. 13.1).

ВНИМАНИЕ

В строке формул отображается точное, неотформатированное содержимое текущей ячейки, а данные, находящиеся в самой ячейке, могут иметь другой внешний вид. Особенно ярко это различие проявляется, если в ячейке находится формула. В этом случае в строке формул отображается запись формулы, а в ячейке — значение, вычисленное по этой формуле.

Общие операции над таблицей

Кратко опишем некоторые общие приемы работы с таблицами, позволяющие облегчить работу и сделать представление данных более наглядным.

Часто бывает удобно выводить на экран или печать не всю таблицу, а лишь ее часть. Допустим, необходимо сравнить данные, хранящиеся в столбцах С и J. Поскольку между ними находится несколько столбцов, это представляет определенные трудности. Целесообразно столбцы, находящиеся между указанными, временно скрыть. Чтобы сделать столбец невидимым, применяется команда Формат > Столбец > Скрыть. Обратное преобразование выполняется командой Формат > Столбец > Отобразить. Надо только предварительно выделить те два столбца, между которыми находится невидимый. Аналогичные возможности и команды существуют и для строк.

Для очень больших таблиц таких действий может оказаться недостаточно. Чтобы одновременно отобразить на экране две достаточно удаленные друг от друга части одной и той же таблицы, применяют операцию деления окна,в котором находится таблица (рис. 13.2).

Рис. 13.2. Деление окна документа на четыре области

Для выполнения деления следует выделить ячейку в предполагаемом районе деления окна и выполнить команду Окно > Разделить. Допустим, была выделена ячейка G5. В этом случае в окне образуются четыре области, как это показано на рис. 13.2. Выделенная ячейка окажется в левом верхнем углу одной из областей. Каждая из получившихся в результате деления окна областей снабжается своими собственными полосами прокрутки, и поэтому в зону видимости можно вывести нужные фрагменты большой таблицы. Операцию деления можно выполнить и с помощью буксировки в нужное место горизонтального или вертикального делителей. Делители, или вешки разбивки, находятся рядом с полосами прокрутки: вертикальный — справа от горизонтальной полосы прокрутки, горизонтальный - над вертикальной полосой прокрутки (см. рис. 13.1). Когда указатель позиционирован на делителе, он превращается в двунаправленную стрелку, разделенную линией или , после чего можно выполнять буксировку в желательное конечное положение. Снять разделение таблицы можно, отбуксировав соответствующий делитель обратно или с помощью команды Окно > Снять разделение.

При работе с большими таблицами бывает удобно, чтобы во время прокрутки основной части таблицы заголовки столбцов, строк или иная область таблицы не прокручивались. Для этого используется операция закрепления областей. Эта операция позволяет при просмотре содержимого отдаленных ячеек, находящихся в отдаленных столбцах или строках, не терять из виду их обозначения, которые в обычном режиме сразу же исчезают из поля зрения. Чтобы закрепить области, нужно, как и случае деления окна, выделить ячейку на границе закрепляемых областей и выполнить команду Окно > Закрепить области. Ее выполнение приводит к тому, что во время прокрутки основной части таблицы верхняя и/или левая область окна не прокручиваются. Выполнение команды Окно > Снять закрепление областей отменяет закрепление областей и особый режим прокрутки.

Ширина ячейки всегда совпадает с шириной столбца, в котором она находится, и измеряется в количестве цифр стандартного шрифта (Arial Cyr 10 пт.), которые полностью заполняют ячейку. Эта ширина может быть задана любым целым числом в диапазоне от 0 до 255. По умолчанию стандартная ширина столбца равна 8,43. Изменить ширину столбца можно с помощью команды Формат > Столбец > Ширина..., в диалоговом окне которой указывается новая ширина. После изменения параметров форматирования для содержимого ячейки существует вероятность, что числа или текст, находящиеся в ячейке, уже не будут видны полностью. Чтобы был полностью виден самый длинный элемент, следует выполнить двойной щелчок клавишей мыши на правом краю заголовка столбца. Того же самого эффекта можно добиться, выполнив команду Формат > Столбец > Автоподбор ширины. А выбор команды Формат > Столбец > Стандартная ширина... дает возможность задать новую стандартную ширину столбца.

Высота ячейки всегда совпадает с высотой строки, в которой она находится. Измеряется высота строки в пунктах. Напомним, что пункт равен 1/72 дюйма, а 1 дюйм равен 2,54 см. Высота строки может изменяться в пределах от 0 до 409 пунктов. По умолчанию стандартная высота строки таблицы равна 12,75 пункта. Для изменения высоты строки можно воспользоваться командой Формат > Строка > Высота..., в диалоговом окне которой можно задать новую высоту строки. Чтобы был полностью виден самый высокий элемент в различных ячейках строки, достаточно дважды щелкнуть клавишей мыши на нижней границе строки или использовать команду Формат > Строка > Автоподбор высоты.

Ширина столбца и высота строки могут изменяться и с помощью буксировки границы между строками и столбцами в соответствующем направлении. Указатель мыши следует позиционировать на границе между столбцами в строке заголовков столбцов и/или на границе между строками в столбце с заголовками строк.

Иногда может понадобиться скрыть разделяющую строки и столбцы сетку, которая, как правило, присутствует на экране. Для этого нужно выполнить команду Сервис > Параметры и на странице Вид диалогового окна команды выключить флажок сетка.

ВНИМАНИЕ

Выключение флажка убирает сетку только в текущей таблице.

Перемещения внутри таблицы

В процессе работы с таблицами, пожалуй, наиболее часто выполняемыми действиями являются перемещения по таблице. Для их выполнения, кроме общих способов перемещения по документу, принятых воперационной системе Windows, предусмотрено несколько специальных способов, используемых только в таблицах.

Самым простым способом перемещения к нужной ячейке таблицы является щелчок на ней мышью. Ячейка, по которой выполнен щелчок, становится активной, выделенной, текущей, о чем свидетельствует появление соответствующего обрамления вокруг нее. Если нужной ячейки в зоне видимости нет, то можно воспользоваться соответствующими полосами прокрутки.

Если адрес ячейки, к которой следует перейти, точно известен, то можно воспользоваться командой Правка > Перейти..., в поле Ссылка: окна команды ввести адрес ячейки и нажать кнопку ОК. С помощью этой же команды можно перейти и на другой лист, указав адрес какой-либо ячейки этого листа. Например, указание ссылки Лист16!А1 позволит перейти в ячейку с адресом А1, расположенную на рабочем листе с названием Лист 16.

Стандартным клавиатурным способом перемещения между соседними ячейками таблицы является использование клавиши Tab и сочетания клавиш Shift+Tab. Выделение при этом переходит соответственно в соседнюю справа или слева ячейку. Использование клавиш направлений ←,↑,→,↓ приводит к перемещению выделения на одну ячейку в соответствующем направлении, клавиш PageUp и PageDown — на одну экранную страницу вверх и вниз соответственно, а сочетаний Alt+PageUp и Alt+PageDown - на экранную страницу влево и вправо соответственно. Клавиша Ноmе, в соответствии с ее основным назначением, перемещает выделение на первую ячейку текущей строки.

Использование клавиши Ctrl в сочетании с упоминавшимися выше клавишами усиливает их действие. Так, сочетание Ctrl+Home вне зависимости от текущего положения производит перемещение к ячейке А1, а сочетание Ctrl+End — к последней заполненной ячейке рабочего листа. Сочетание клавиши Ctrl с клавишами направлений ←,↑,→,↓ перемещает выделение к очередной заполненной ячейке в соответствующем направлении, а если такой ячейки не найдется, то к границе рабочего листа. Так, применение сочетания Ctrl+→ в ячейке В2 в ситуации, изображенной на рис. 13.1, приведет к перемещению в ячейку IV2, а сочетания Ctrl+↓ — в ячейку В65536, то есть к перемещению на правую или нижнюю границу рабочего листа. Сочетания Ctrl+PageUp и Ctrl+PageDown используются, как уже отмечалось, для перемещения между соседними рабочими листами.