Рациональное ведение корреспонденции
Потери времени руководителя в связи с неудовлетворительным ведением корреспонденции значительны. Обязательный разбор почты занимает часто более одного часа в день. С обработкой входящей почты, составлением стандартных посланий и индивидуальных писем, профессиональной диктовкой и т. п. возникают потери времени, которых можно было бы в значительной части избежать при рациональной постановке дела.
Нижеследующие советы должны помочь вам справляться с этими задачами категорий В и Б с меньшими затратами времени.
Рациональная обработка входящей почты
1. Предупредите о том, чтобы Вам на стол клали только входящую корреспонденцию, имеющую для вас значение, и откажитесь от всей «рутинной почты».
2. Поручите делать предварительную рассортировку входящей почты (например, по приоритетности) и раскладку ее в специальные папки.
3. Распорядитесь о том, чтобы к входящим письмам прикладывались необходимые разъяснительные материалы.
4. Все, что не представляет информационной ценности, не подлежит обработке или хранению, должно немедленно переправиться в корзину для бумаг.
5. При чтении письма сразу же помечайте все важные места в тексте, чтобы облегчить себе и другим последующую обработку.
6. Снабжайте письмо указаниями и замечаниями по обработке, указывайте, например, срок исполнения, исполнителя, место в архиве и т. п. Пользуйтесь в этих целях имеющимися формулярами.
7. Входящую почту, которая должна обрабатываться в другом месте, немедленно переправляйте по назначению.
8. Обрабатывайте письмо по возможности сразу после получения, т. е. во время просмотра почты.
9. Обработка всякого послания должна выражаться не только в чтении, но и в принятии каких-либо мер.
Цель заключается в том, чтобы
Каждое письмо брать по возможности только один раз в сутки
10. Устройте себе ящик для почты с тремя отделениями:
— к немедленному исполнению;
— к повторному рассмотрению;
— в архив.
Рациональная обработка корреспонденции (исходящей почты)
Собираетесь ли Вы составить стандартное послание или написать частное письмо, вы должны обязательно руководствоваться основным принципом:
Пишите и диктуйте как можно меньше и только самое необходимое!
И ваши деловые партнеры будут вам благодарны, если будут получать от Вас краткие и рационально составленные послания. Нижеследующие наставления помогут Вам сэкономить «только.» минуты, которые в течение месяца складываются в часы. Кроме того, о всяком предприятии, подразделении или о служащем судят по тому, насколько споро, неординарно и надежно составляются деловые бумаги.
Рационализация корреспонденции путем немедленного ответа.
Напишите от руки на полученном Вами письме свой ответ, поставьте дату, подпись и отошлите оригинал отправителю (копию оставьте в деле). Часто для ответа на запрос бывает достаточно надписи «Согласен».
Еще больше экономит время штемпель или наклейка с трафаретной надписью.
Знак фирмы | Стандартный вариант ответа С дружеским приветом Подпись |
Преимущества немедленного ответа состоят в том, что вы экономите время на диктовке или на подробном написании, Ваш партнер получает ответ обратной почтой и на 50 % сокращается бумагооборот.
Рационализация корреспонденции посредством писем-копий.
Немедленно ответить вы можете и в том случае, если Вы на основе имеющегося в Вашем распоряжении текста (проспекта, каталога, объявления, статьи в прессе и т. д.) хотите сделать запрос или заказ.
Наложите на оригинал соответствующего текста свою визитную карточку, наклейку с адресом, краткое письмо или что-либо подобное и скопируйте оба документа. Напишите на копии от руки свою просьбу (запрос, заявление, заказ), например: «Прошу прислать 2 экземпляра», и отошлите этот листок адресату. Преимущества этого способа:
— вам не нужно формулировать самим или поручать кому-либо составить письмо;
— адресат сразу узнает, о чем идет речь, поскольку получит обратно свои же материалы.
Рациональная корреспонденция с помощью «писем-маятников».
Этот метод, называемый также «блицответ», рекомендуется для тех случаев, когда Ваше сообщение предполагает немедленный ответ, причем тексты обоих писем можно сделать весьма краткими.
Формуляр «письма-маятника» | |
Получатель__________ | Наше сообщение Знак нашей фирмы Ваше письмо от Ваш звонок от Наш разговор от Существо дела Место, дата, подпись |
Отправитель__________ | Ваш ответ Знак Вашей фирмы Наш звонок от Наш разговор от Существо дела Место, дата, подпись |
Составьте аналогичный формуляр и пошлите оригинал адресату (копию в дело). После получения ответа копию можно уничтожить.
Преимущества этого принципа:
— небольшая площадь, отведенная для сообщения и ответа, принуждает к краткости;
— отправитель и получатель имеют одновременно перед глазами и предложение, и ответ;
— оба партнера по корреспонденции используют лишь один-единственный лист с текстом;
— отправителю ответа не требуется повторять атрибутику делового письма.