Раздел 2. Специальная лексика и формулы вежливости, принятые в официальной и личной переписке

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Филиал федерального государственного бюджетного образовательного учреждения

высшего профессионального образования

«Сочинский государственный университет»

В г. Анапа

Краснодарского края

Деловая корреспонденция на английском языке

методические рекомендации к изучению учебной дисциплины

«Иностранный язык в сфере профессиональной коммуникации»

для специальности: ГМУ

Анапа 2016

Деловая корреспонденция на английском языке: Методические рекомендации для студентов второго курса, обучающихся по специальности 100401 «Туризм» отделения среднего профессионального образования Сочинского государственного университета (филиал в г. Анапа). – Анапа: АФ СГУ, 2016

Филиал ФГБОУ ВПО

«Сочинский государственный университет»

в г. Анапе Краснодарского края, 2016

Оглавление

Введение 4 Раздел I. Структура деловых писем Раздел II. Специальная лексика и формулы вежливости, принятые в официальной и личной переписке Раздел III. Образцы деловых писем Раздел IV. Материалы для самостоятельного изучения Список литературы

Введение

Предлагаемые методические рекомендации являются приложением к учебно-методическому комплексу дисциплины «Иностранный язык в сфере профессиональной коммуникации» и предназначены для студентов второго курса, обучающихся по специальности «Туризм» отделения среднего профессионального образования Сочинского государственного университета (филиал в г. Анапа). Данные рекомендации могут быть использованы как дополнительный источник материалов к учебно-методическим комплексам для выполнения самостоятельной работы студентов, а также, для подготовки к выполнению заданий по письму в рамках интернет-экзамена в сфере профессионального образования.

Целью рекомендаций является повышение профессионально-коммуникативной компетенции в сфере делового общения, а именно в рамках английского письменного этикета, а также совершенствование страноведческих знаний студентов по изучаемым темам.

В соответствии с целью решаются следующие задачи:

- совершенствование навыков и умений по составлению и оформлению деловой корреспонденции;

- дальнейшее развитие навыков построения и письменной презентации предложений на английском языке;

- ознакомление со специальными лексическими единицами и формулами вежливости, употребляемыми в деловой переписке;

- дальнейшее развитие навыков письменного перевода.

Методические рекомендации состоят из следующих разделов:

1) описание структуры деловых писем на английском языке;

2) презентация специальной (условной) лексики и формул вежливости, принятых в официальной и личной переписке на английском языке;

3) образцы писем;

4) материалы для самостоятельного изучения (приложение).

В рекомендации включены аутентичные образцы деловой переписки интернет-ресурсов, материалы пособий по составлению и оформлению корреспонденции различного рода на английском языке, энциклопедические материалы, данные специальных и толковых словарей.

Рекомендации разработаны в соответствии с требованиями государственного образовательного стандарта среднего профессионального образования по специальности100401 - Туризм.

В международной деловой переписке сложились определённые правила, которым необходимо следовать при обращении к этой форме делового общения. В первую очередь эти правила касаются оформления письма и соблюдения языкового стиля. Стиль делового письма предполагает использование общеупотребительной деловой лексики, характерной для различных областей бизнеса. Хороший стиль – это ясность, простота и краткость в изложении текста. Переписка в определённой профессиональной сфере требует знания терминов из данной области бизнеса. Особенностью английского делового языка является использование страдательного залога (PassiveVoice), что позволяет привлечь больше внимания к событию, ситуации, документу или предмету, а не к персоналиям. В зависимости от назначения существуют различные виды писем: письмо-просьба/запрос/заявление о приёме на работу, сопроводительное письмо, информационное письмо, письмо-подтверждение, письмо-приглашение, письмо-благодарность, письмо-извинение и др. Ниже будут рассмотрены образцы писем различного рода.

Раздел 1. Структура деловых писем на английском языке:

Английское письмо, будь то деловое или неформальное, имеет соответствующую структуру, включающую определенные элементы. К структуре официальногописьма предъявляется больше требований, к структуре неофициальногописьма – меньше. В общем, и наиболее полном виде структура письма на английском языке может быть представлена следующим образом:

1. Адресотправителя (the sender's address).
2. Дата (the date).
3. Адресполучателя (the inside address).
4. Обращение (thesalutation)итемаписьма (the subject).
5. Введениеилиперваяфраза (theopeningsentence).
6. Текстписьма (the body of the letter).
7. Заключительнаяфраза (the closing sentence / closing salutation).
8. Заключительнаяформулавежливости (the complimentary close).
9. Подпись отправителя (the signature)и должность (theposition).
10. Отметка о вложениях (theenclosures).

Каждое письмо уникально, поэтому наличие всех элементов необязательно. Некоторые из них можно опустить. Тем не менее, основные или, по усмотрению отправителя, самые важные элементы должны присутствовать в каждом письме, ибо они являются необходимыми элементами английского письменного этикета.Расположение на странице стандартного размера указанных выше частей письма можно представить в виде схемы:

1.________________________

________________________

2.________________________

3.________________________________

________________________________

4.________________________________

5.___________________________________________________________________________________________________

6.____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

7.________________________________________________________________________________________________________

8.__________________

9._______________

10.________________________________________________________________________________________________________

Рассмотрим подробно каждый из элементов письма

1. Адрес отправителя.В данном случае отправителем является организация, поэтому в самом начале указано её название, например - Imperial Stationery Ltd. Адрес всегда начинается с номера дома, который идёт перед названием улицы – 258 North Hampton Road. Далее указывается город, сокращённое название штата (в данном случае – штат Нью-Йорк) и почтовый индекс (zip code) – Manhasset, NY 10847. Там же указывается телефон.В отличие от русского в анг­лийском письме номер дома в адресе ставится перед названием улицы, а название города — после названия улицы. Между номе­ром дома и названием улицы запятая не ставится. Например:

25 NorthRoad, Apt. 5 5 GreenStreet, Apt. 3

London W2 4RH Ann Arbor48104

England Michigan USA

2. Дата.Даты могут писаться по-разному, но наиболее употребительной в английской переписке является именно такая форма, как в данном примере: January 4, 2007

3. Адрес получателя.Перед именем получателя следует поставить соответствующую его полу и семейному положению форму обращения – Mr. (мистер), Mrs (миссис) или Miss(мисс). В данном случае употреблена достаточно новая форма обращения – Ms, являющееся сокращением как от «миссис», так и от «мисс». Произносится как [mis]. Появившись как дань политкорректности, такое обращение быстро набрало популярность, поскольку позволяет избежать трудностей в случае, когда вы не знаете, замужем ли на данный момент ваш адресат. В устной речи обычно используются старые добрые "miss" и "missis". Строка адреса здесь выглядит так:

28 Green St., Suite 11.Слово suite здесь означает квартиру или номер в отеле. Другой вариант слова «квартира»– Apt (apartment). Таким образом, эту строка следует понимать как «Грин Стрит, д. 28, кв. 11».

4. Обращение.Слово dear в письмах может означать не только «дорогой», но и «уважаемый», как в данном случае. Это зависит от того, является ли письмо официальным или личным. В личных письмах пишут Dear Mike, My dear Mike или просто Mike, а также Dearest или My darling, что переводится как «Дорогой!». В деловой переписке чаще всего используется такое же обращение, как в приведённом примере: Dear Mr/Mrs/Miss/Ms [фамилия]. В официальных письмах людям, фамилии которых вы не знаете, можно написать так: My dear Sir/ Madam или Sir/Madam (менее официально) или Dear Sir or Madam (когда неизвестен даже пол получателя). После слова “dear” может стоять не имя, а должность получателя или качество, в котором он выступает, например Dear visa officer или Dear reader.

5. Введение.В начале текста делового письма можно сказать о предмете переписки, сослаться на предыдущие письма или причину обращения, поблагодарить, если есть за что (за заказ, за ответ или за внимание).

Thank you for your letter concerning…
I received your letter…
I appreciate your…
I am writing you because…
Congratulations on...
Please forgive me for troubling you…

6. Текст или основная часть письма.Содержание письма зависит от его типа (просьба, запрос, заявление о приёме на работу и др.), и назначения (см. ниже).

7. Заключительная фраза.Ожидание ответа, пожелание и др. формулы вежливости:

Please write soon.
I would appreciate an early reply.
I hope you will have a very nice holiday.
Letmeknowwhatyoudecide.

8. Заключительная формула вежливости (фразапередподписью).Вариантовмного, ночащевсеговделовыхписьмахпишетсяSincerely, Sincerelyyours («ИскреннеВаш»), Trulyyours.В личных письмах хорошим знакомым можно использовать формулировки Yours as always, Yours ever, As ever(«Всегда Ваш»).

Подпись, должность

10. Отметка о вложениях.Если письмо содержит дополнительные вложения, то о них следует сообщить в тексте письма. Обычно это делается фразой See enclosed… или Find enclosed…. В конце письма ставится пометка, в данном случае "2 enclosures".

JOB-APPLICATIONLETTERS

(1) Dear Sir or Madam,

I am writing you to find out if you would be interested in hiring a person with a strong background in English to work with your firm in its dealings with Russian or American partners.

I have graduated from the State University of St. Petersburg with a Master's degree in Russian language and literature.

I am a resident of St. Petersburg. I have had experience working with computers and my training has focused on work of translating between English and Russian.

In addition I have driver's license and can drive rather well. In considering a job I have flexibility in terms of working hours.

I am interested in working in your firm to use the skills that I acquired es well as to learn new skills that would develop my professional qualifications further.

I hope you can give my letter serious consideration and that it would be possible to meet with you to discuss this matter further.

Thank you for your attention.

Sincerely yours;

S. Kouznetsov

(1) Уважаемые господа!

Я обращаюсь к вам, чтобы узнать, заинтересованы ли вы в принятии на работу в вашу фирму человека с хорошим знанием английского языка для ведения дел с российскими или американскими партнерами.

Я окончил Санкт-Петербургский государственный универ­ситет с дипломом магистра по специальности «Русский язык и литература».

Я постоянно проживаю в Санкт-Петербурге. У меня есть опыт работы на компьютере, и я также специализировался в переводе с английского.

Кроме того, у меня есть водительские права, и я доволь­но хорошо вожу машину. Что касается работы, то я могу вы­полнять ее в любое время.

Я заинтересован в работе у вас, так как считаю, что смогу использовать те навыки, которые уже получил, а также при­обрести новые, которые повысят мою профессиональную квалификацию.

Я надеюсь, что вы серьезно рассмотрите мое письмо и предоставите мне возможность встретиться с вами для дальнейшего обсуждения этого вопроса.

Спасибо за внимание.

Искренне ваш

С. Кузнецов

(2) Dear Sirs,

I am interested in the аи pair * post at Oxford which I saw advertised in the newspaper The Sunday Times.

I am eighteen years old, and now I am in my second year at the State University of St. Petersburg in the Department of English.

My father is an engineer here in St. Petersburg and my mother is a teacher of English.

I am fond of children and would be willing to help with yours and to do odd jobs about the house but, unfortunately, I am not very good at cooking.

I would be free from the middle of June until the end of August and would welcome the opportunity of practicing my English which I studied for eight years at school.

Should you be interested in my application, you could contact the following persons who are willing to act as references for me. They are...

I hope to hear from you at your earliest convenience.

Yoursfaithfully,

Уважаемые господа!

Меня интересует место помощницы по дому в Оксфорде, рекламу которого я видела в газете «Санди Таймс».

Мне восемнадцать лет, я учусь на втором курсе англий­ского отделения Санкт-Петербургского государственного уни­верситета.

Мой отец работает инженером в Санкт-Петербурге, а ма­ма преподает английский язык.

Я люблю детей и была бы рада присматривать за ними и выполнять мелкую работу по дому, но, к сожалению, я не­важно готовлю.

Я свободна с середины июля до конца августа и буду рада возможности попрактиковаться в английском, который я восемь лет изучала в школе.

В случае если вас заинтересует мое предложение, я го­това предоставить вам рекомендации от следующих людей, которые могут мне их дать. Это...

Надеюсь на скорый ответ.

С уважением

*Aupair[rezju:me:] (фр.) — помощница по хозяйству, обычно ино­странка, которая работает за квартиру и стол, одновременно ручаясь языку.

(3) Dear Sirs,

I would like very much to offer myself as a candidate for the summer vacation job as advertised in the newspaper St. Petersburg News.

I am a graduate student of the State University of St. Petersburg (Russia) and would greatly appreciate an opportunity to train in your firm.

At present I am engaged in postgraduate research in the field of mechanics and practical experience with your firm would be very useful.

I have attached a short resume.*

I would be very grateful if you would consider my application.

Yoursfaithfully,

(3) Уважаемые господа!

Я хотел бы предложить свою кандидатуру для работы во время летних каникул, которая рекламируется в вашем объявлении в газете «Санкт-Петербургские новости».

Я выпускник Санкт-Петербургского государственного уни­верситета (Россия) и был бы рад возможности стажировать­ся в вашей фирме.

В настоящее время я занимаюсь научно-исследователь­ской работой в области механики, и практика в вашей фир­ме была бы мне очень полезна.

Прилагаю краткую автобиографию.

Я был бы очень благодарен, если бы вы рассмотрели мое заявление.

С уважением

* Resume [rezju:me:] (фр.) — краткая автобиография (резюме), пред­ставляемая кандидатом на должность.

Раздел 4. Материалы для самостоятельного изучения

1. Наиболее употребительные сокращения

Адрес:

AptApartment — квартира

Ave.Avenue — авеню

Bldg.Building — здание

Blvd.Boulevard — бульвар

Dr.Drive — проезд

Pkwy.Parkway — широкая улица с элементами садово-парковой архитектуры, по которой обычно запрещен проезд тяжелого транспорта

PI.Place — 1) площадь; 2) небольшая улица, тупик

Р. О. Post Office — почта

Р. О. В. Post-Office Box — абонементныйящик

Rd.Road — дорога

Rte.Route — дорога, шоссе

Rw.,Rwy.Railway — железнаядорога

Sq. Square — площадь

St.Saint — святой

St.Street — улица

Время

A.D.Anno Domini — нашейэры

В. С. before Christ — донашейэры

GMTGreenwich mean time — времяпогринвичскомуме­ридиану

CSTCentral standard time — центральноепоясноевремя (США)

ESTEastern standard time — восточноепоясноевремя (США)

MSTMountain standard time — горноепоясноевремя (США)

PSTPacific standard time — тихоокеанскоепоясноевремя (США)

a. m. ante meridiem — дополудня

p. m. postmeridiem — после полудня

Дни недели

Mo./ Mon.Monday — понедельник

Tues.Tuesday — вторник

Wed.Wednesday — среда

Thurs.Thursday — четверг

Fri.Friday — пятница

Sat.Saturday — суббота

Sun.Sunday — воскресенье

Месяцы

Jan./ J. January — январь

Feb.February — февраль

Mar./ M. March — март

Apr.April — апрель

M. May — май

J. June — июнь

J. July — июль

Aug.August — август

Sept.September — сентябрь

Oct.October — октябрь

Nov.November — ноябрь

Dec.December — декабрь

Литература:

1. Добрынина Н.Г. Как правильно составить деловой документ на английском языке: учебное пособие / Н.Г. Добрынина. – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2008. – 104 с.

2. Колесникова Н.Л. Деловое общение. BusinessCommunication: учебное пособие / Н.Л. Колесникова. – 3-е изд., испр. – М.: Флинта: Наука, 2004. – 152 с.

3. Мелех И.Я. Как писать письма на английском языке: справ.-учебное пособие / И.Я. Мелех. – 3-е., перераб. и доп. – М.: АСТ: Астрель: Хранитель, 2007. – 123 с.

4. Ступин Л. П. Письма по-английски на все случаи жизни: учебно-справочное пособие для изучающих английский язык / Л.П. Ступин, худож. А. М. Гусаров.— СПб.: отд-ние изд-ва «Просве­щение», 1997.— 207 с.

Электронные ресурсы:

1. http://www.englishhelp.ru

2. http://www.studynow.ru

3. http://www.wikipedia.com

Приложение

1. НАИБОЛЕЕ УПОТРЕБИТЕЛЬНЫЕ ВЫРАЖЕНИЯ, ИСПОЛЬЗУЕМЫЕ В НАЧАЛЕ ПИСЬМА

Спасибо/ огромное спа­сибо за доброе/ теплое письмо от 15 мая.   Большое спасибо за ваше доброе и теплое письмо от 16 июля. Спасибо тебе за твое письмо по поводу визита Джона в... Вчера я получил твое письмо...   Я был очень рад полу­чить твое письмо. Я очень ценю твои доб­рые слова. Я искренне благодарен тебе за...   Я очень сожалею, что у меня не было возможности лично поблагодарить тебя за... Было приятно получить от тебя письмо после столь продолжительного времени и узнать, что... Было приятно получить от тебя письмо после столь долгого перерыва. Какая приятная неожиданность! Для меня было большим удовольствием... Я только что получил твое письмо и... Сегодня утром, к моему огромному удивлению, я по­лучил от тебя письмо.   Я так рад, что ты... Я пишу тебе... Я не слышал о тебе... Приятно было узнать, что ты... Какие захватывающие/ замеча-тельные/ волнующие/ радостные новости! Так много всего про­изошло с тех пор, как я пи­сал тебе. Как много времени про­шло с тех пор, как мы встречались последний раз!   Прошло много време­ни с тех пор, как я от тебя что-либо слышал, и я очень хочу узнать, как ты пожи­ваешь. Как только я услышал... Привет, как ты пожива­ешь сейчас?   Теперь позволь мне рас­сказать о себе. Поздравляю с... Поздравляю и желаю всего наилучшего! Поздравляю с днем рож­дения! Я хотел бы только по­желать вам веселого Рож­дества и счастливого Нового года. Наилучшие пожелания к Рождеству и Новому году. Ты будешь удивляться, почему я так долго тянул с ответом... Я только что вернулся из... Теперь, когда я наконец могу сесть и написать вам снова... Кажется, уже все в мире, кроме меня, написали тебе и поздравили тебя, но я был... Я задержался с ответом на это письмо, потому что... Я собирался написать с тех пор, как получил твое письмо, но у меня было так много важных дел, что я ни­как не мог найти время. Вы будете удивлены, по­лучив письмо от абсолютно незнакомого человека. Я надеюсь, вы не будете против получить письмо от... Вы не знаете меня, по­этому позвольте мне пред­ставиться. Я узнал ваше имя и адрес от...   Я пишу, потому что, как я понимаю, вы бы хотели иметь друга по переписке в моей стране.     Ваше имя я узнал от г-на X, который посоветовал мне связаться с вами. Пишу короткую запис­ку, чтобы поблагодарить тебя Я даже не знаю, как благодарить тебя за... От имени моего мужа и от себя лично я пишу вам, чтобы поблагодарить вас за ваше... Как мило с твоей сторо­ны вспомнить о моем дне рождения и какой прелест­ный подарок! Теперь, когда я возвра­тился домой, я хочу сразу же написать и поблагодарить тебя за... Теперь, когда я возвра­тился домой, я считаю сво­им долгом написать и вы­разить тебе мою самую теп­лую благодарность за всю ту доброту и гостеприимство, которое ты оказал мне в сво­ем доме. Боюсь, это письмо при­чинит вам боль. Я долго сом­невался, прежде чем напи­сать его, но... Я надеюсь, вы простите меня за беспокойство, но я знаю, что вы единственный, кто мог бы помочь мне.   Извините, пожалуйста, что беспокою вас, но я был бы очень благодарен, если бы вы помогли мне в очень деликатном деле. Я был бы вам признате­лен, если бы вы... Я хочу просить вас об очень большом одолжении. Не могли бы вы сделать мне одолжение? Не знаю, как начать, так как я хочу просить вас о большом одолжении.   Прошу прощения, что не мог встретить вас, как пла­нировалось. Я с сожалением узнал, что... Нет слов, которые бы выразили мою огромную/ глубокую печаль по слу­чаю... Мне было очень/ ужас­но тяжело услышать о... Мы были искренне огор­чены, узнав о вашей потере. Я считаю своим долгом написать вам, как я сожа­лею... Пишу с тем, чтобы вы­яснить... Я заинтересован в долж­ности... объявление о кото­рой я нашел в... Я — идеальный канди­дат для работы, которую вы рекламировали, и я очень хочу ее получить. Я был бы очень благо­дарен, если бы вы выслали мне сведения о любых аспи­рантских стипендиях, кото­рые вы предлагаете для иностранцев.   В ответ на ваш запрос от 21 сентября о... мы можем сообщить вам, что... Мы с сожалением сооб­щаем вам о том, что... С сожалением сообща­ем вам...   Мы благодарим вас за ваше письмо и сожалеем, что по причине... мы не сможем помочь вам. Дела в Нью-Йорке задер­жали мое возвращение на работу до сегодняшнего дня. Это письмо является жа­лобой на...   Спасибо за ваше письмо от 20 ноября и за тот ин­терес, который вы проявили к нашей фирме. Нас очень интересует...   Мы рады узнать из ва­шего недавнего запроса, что вы интересуетесь... Большое спасибо за ваш запрос о...   Месяц тому назад мы по­слали вам... Это письмо содержит важную информацию, кото­рую, я уверен, вы будете ра­ды получить. Примите, пожалуйста, наши искренние извинения за ошибку в вашем июнь­ском счете. С удовольствием сообщаем вам сле­дующие цены...   предлагаем вам сле­дующие товары... посылаем вам наш по­следний каталог... Прилагаем... Прилагаем к данному письму образец... Сообщите нам, пожалуй­ста... Сообщаем вам, что... Настоящим подтвержда­ем, что... Ссылаясь на вашу рек­ламу...   Подтверждаем получе­ние...   В продолжение нашего письма... Относительно вашего за­каза...   Позвольте мне от имени г-на N ответить на ваш за­прос от... Прошу меня извинить за то, что не ответил на ваше письмо раньше.

Thank you/ thank you very much/ thank you ever so much for your kind/ warm letter of May 15. Many thanks for your kind and warm letter of July 16. Thank you for your letter concerning John's visit to... I recieved your letter yesterday... I was delighted to receive your letter. I appreciate your kind words. I am sincerely/ truly grate­ful to you for... I regret very much that I did not have an opportunity to thank you personally for... It was nice to have a letter from you after so long and to hear that... It was nice to have a letter from you after all this time. What a pleasant surprise! It was with great pleasure for me... I have just received your letter and... This morning, to my great astonishment, I received a letter from you. I am so pleased that you... I am writing you... I have not heard from you... How nice to hear that you... What exciting/ wonderful/ thrilling /happy news!   So much has happened since I wrote you. What a long time it is since we last met!   It is a long time since I heard from you and I am anxious to know how you are getting on. As soon as I heard... Hello, how are you these days? Now let me tell you about myself. Congratulations on... Congratulations and all best wishes! Many happy returns! This is just to wish you a very merry Christmas and the happiest of New Years. With best wishes for Christmas and the New Year. You will be wondering why it has taken me so long to reply... I have just returned from... Now that I am finally able to sit down and write you again... By now everyone in the world except me seems to have written to congratulate you, but I have been... I have delayed answering this letter because... I have been meaning to write ever since I received your letter, but I have had so many important things to do that I just haven't had time. You will be surprised to get a letter from a perfect stranger.   I hope you don't mind receiving a letter from... You don't know me so let me introduce myself. I obtained your name and address from... I am writing because I understand you would like to have a pen friend in my country.     Your name has been given to me by Mr. X who suggested that I should get in touch with you. This is just a brief note to thank you for... I don't know quite how to thank you for... On behalf of my husband and myself I am writing to thank you for your... How very kind of you to remember my birthday and what a lovely present! Now that I am back home I want to write straightaway and thank you for... Now that I am back at home, I feel that 1 must write and thank you most warmly for all the kindness and hospitality shown to me at your place.   I am afraid this letter is going to hurt you and I hesitated a long time before writing it, but... I hope you will forgive me for troubling you, but it has occurred to me that you are the only person who may be able to help me. Please forgive me for troubling you but I would be very grateful if you would help me in a very delicate matter. I should be grateful if you would... I want to ask you a very great favor. I wonder if you would do me a favor. I don't know how to begin because I have a great favor to ask you. I am terribly sorry that I could not meet you as planned. I was sorry to learn that... There are no words that can express my great/ deep sorrow about... I was extremely/ terribly sorry to hear of... We were sincerely/ honestly/ very sorry to hear about your loss. I feel I must write to tell you how very sorry I am... I am writing to inquire... I am interested in the post of... which I saw advertised in... I am the ideal candidate for the job you have been advertising and I am very anxious to get it. I would be most grateful if you could send me details of any postgraduate scholarships which you may be offering to students from overseas. In answer to your inquiry of September 21 about... we are able to inform you that... We regret to inform you that...   It is with regret that we inform you... We thank you for your letter and regret that, owing to... we will not be able to help you. Business in New York delayed my return to the office until today. I am writing to make a complaint about... Thank you for your letter of November 20 and the interest expressed in our firm. We have considerable interest in... We are glad to know from your recent inquiry that you are interested in learning about... Thanks a lot for your request for information about... About a month ago we sent you... This letter contains some important information, which I am sure you will be glad to have. Please accept our sincere apology for the error in your June bill. We have pleasure in submitting the fol­lowing quotation... offering you the fol­lowing goods... sending you our latest catalogue... Attached please find... You will find enclosed with this letters sample of... Please kindly inform us... Please know that... This is to confirm that... Referring to your advertisement... We acknowledge the receipt of... To follow up on our letter of... With the reference to your order... On behalf of Mr. N allow me to respond to your inquiry of... My apologies for not responding your letter any sooner.

Знаки

@ at the rate of — поцене

/ and, or — и, или

$ dollars — доллары

£ pounds — фунтыстерлингов

% percent — процент

# number — номер

&and — и

©copyright — авторское право

Разное

а/сaccount — счет

АОВanyotherbusiness — любая другая сделка, любой другой вопрос

A/Rallrisks — любаяслучайность

bblbarrel — баррель (140,6 — 190,9 л)

сcents — центы

ссcarboncopy — копия

CDcashdiscount — скидка при оплате наличными

Co.Company — компания

с/оcareof — через, по адресу

CODcashondelivery — оплата наложенным платежом

contd.continued — продолжение следует

Corp.Corporation — корпорация

D/Adocuments attached — документыприложены

Dept.Department — департамент

do.ditto — то же самое

doz.dozen — дюжина

Dr.Doctor — доктор

a. g. exemptigratia (лат.)— например

enc., end.enclosure — приложение

et alet alii (лат.) — и другие

etcetcetera (лат.) — и так далее

ftfoot — фут (30,48 см)

galgallon — галлон (3,79 л)

HQ headquarters — штаб-квартира

hrshours — часы

i.e. id est (лат.) — то есть

i/cinchargeof — исполняющийобязанности

ininch — дюйм (2,54 см)

Inc.Incorporated — имеющий статус корпорации

int.interest — проценты

intl.international — международный

Ibpound — фунт (453,59 г)

LElatestestimates — последние данные

Ltd.Limited — с ограниченной ответственностью

mlmile — миля (1609 м)

M&Smarketing&sales — маркетинг и продажи

N/Cnocharge — без начислений

OHoverheadexpenses — накладные расходы

ozounce — унция (28,35 г)

p.page — страница

p.a. per annum (лат.) — вгод

PA personal assistant — референт

pcspieces — штуки

P&L profits & losses — прибылииубытки

pt pint — пинта (0,47 л)

P.O. peyment order — платежноепоручение

plsplease — пожалуйста

qtquart — кварта (0,95 л)

TM trade mark — торговаямарка

USDUnited States dollar — долларСША

VATvalue added tax — НДС

VP vice president — вице-президент

vs versus (лат.) — против

w/c week commencing — начинающаясянеделя

w/c without charge — безоплаты

ydyard — ярд (91,44 см)

* При составлении данного раздела были использованы следующие справочные издания: Горская М. В. Англо-русский и русско-английский словарь географических названий. М., 1993" InternationalTravelGuideEurocard, 1988.

4.Несоответствие русского и анг­лийского имени.

Как известно, у большинства народов, живущих в Европе и Америке (в том числе у англичан и американцев), исторически сложилась двуименная система: личное имя и фамилия. Напри­мер: JackLondon. В то же время у русских и некоторых других народов именования людей имеют трехкомпонентную структуру: личное имя, отчество, фамилия. Например: Михаил Иллари­онович Кутузов.

Будучи в принципе двуименной, английская система име­нования людей часто разрастается до трех и даже четырех компо­нентов. Всем знакомы такие английские и американские имена, как WilliamMakepeaceThackeray, HerbertGeorgeWells.

Первое из этих имен (firstname) в английской системе имено­вания людей выбирается из числа общепринятых: John, Mary, Jack.

Второе имя (middlename), с точки зрения русского человека, по существу не является именем, так как в качестве его могут выступать не только личные имена, но и фамилии родственников, девичья фамилия матери или же любое слово вплоть до сочетания звуков, не имеющего никакого значения, но почему-то понравив­шегося родителям. Например:

CharlesJohnHuffmanDickens

HarrietElizabethBeecherStowe

Последней в ряду английских имен ставится фамилия (lastname, surname, familyname).

Как правило, в англоязычных странах первое и последнее имена пишутся и произносятся полностью, в то время как второе

и/ или третье имена могут обозначаться только начальной буквой или даже вовсе не употребляться.

Сложности с употреблением английских имен русскими возникают еще и в связи с тем, что среди знакомых и друзей в англоязычных странах принято обращение просто по имени и только, т. е. по первому компоненту. Для русских же, при­вычных к употреблению в этих случаях имени и отчества, такое употребление несколько странно и неловко. Но не надо забывать, что обращение по имени среди американцев и англичан вовсе не означает близкой дружбы или панибратства. Это лишь обычное обращение друг к другу достаточно хорошо знакомых людей, друзей, родственников и т. п.

С другой стороны, по фамилии (точнее — по последнему компоненту имени) обращаются к официальным лицам или к недостаточно знакомым людям. В таких случаях, как уже указывалось, фамилия человека употребляется только в соче­тании с формами Mr., Mrs., Miss, Ms. Без фамилии эти формы не используются (напоминаем, что точки после форм Mr., Mrs., Ms., как правило, ставятся).

Mr. Brown господин/ мистер Браун

Mrs. Green госпожа/ миссис Грин

MissWhite госпожа/ мисс Уайт

Ms. S. Smith госпожа С. Смит

DearJohn, Дорогой Джон!

MydearJohn, Мой дорогой Джон!

John, Джон!

Dearest, Дорогой!

Mydarling, Мой дорогой!

К малознакомым или незнакомым людям:

DearMr. Smith, Уважаемый господин/ мистер Смит!

DearMissSmith, Уважаемая госпожа/ мисс Смит!

DearMrs. Wilson, Уважаемая госпожа/ миссис Уилсон!

DearMs. Green, Уважаемая госпожа Грин!

DearMessrs. Smith Уважаемые господа Смит и Джоунз!

andJones,

В строго официальных по тону и содержанию письмах вы пишете:

MydearSir: Глубокоуважаемый сэр/ господин!

MydearMadam: Глубокоуважаемая мадам/ госпожа!

В официальных письмах незнакомым людям, фамилий кото­рых вы не знаете, используются следующие формы:

Sir: Сэр/ Господин!

DearSir, Уважаемый сэр/ господин!

DearSirs, Уважаемые господа!

Gentlemen: Господа!

DearSirorMadam: Уважаемый сэр/ господин или

мадам/ госпожа!

Madam: Мадам/ Госпожа!

DearMadam, Уважаемая мадам/ госпожа!

Последние два обращения употребляются как по отношению к замужним, так и к незамужним женщинам. Сочетание DearMiss в качестве обращения в английском языке не употребляется.

Обращения MydearSir, MydearMadam, Sir, Madam являются строго официальными. DearSir, DearMadam несколько менее официальны. Однако все эти формы употребляются в официаль­ных ситуациях.

Кроме того, в менее официальной и полуофициальной пере­писке можно встретить и такие формы:

DearColleague, Дорогой коллега!

DearReader, Уважаемый читатель!

DearEditor, Уважаемый редактор!

DearPublisher, Уважаемый издатель!

В неофициальных же ситуациях, т.е. при обращении к зна­комым, родственникам, друзьям, используются только имена.

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Филиал федерального государственного бюджетного образовательного учреждения

высшего профессионального образования

«Сочинский государственный университет»

В г. Анапа

Краснодарского края

Деловая корреспонденция на английском языке

методические рекомендации к изучению учебной дисциплины

«Иностранный язык в сфере профессиональной коммуникации»

для специальности: ГМУ

Анапа 2016

Деловая корреспонденция на английском языке: Методические рекомендации для студентов второго курса, обучающихся по специальности 100401 «Туризм» отделения среднего профессионального образования Сочинского государственного университета (филиал в г. Анапа). – Анапа: АФ СГУ, 2016

Филиал ФГБОУ ВПО

«Сочинский государственный университет»

в г. Анапе Краснодарского края, 2016

Оглавление

Введение 4 Раздел I. Структура деловых писем Раздел II. Специальная лексика и формулы вежливости, принятые в официальной и личной переписке Раздел III. Образцы деловых писем Раздел IV. Материалы для самостоятельного изучения Список литературы

Введение

Предлагаемые методические рекомендации являются приложением к учебно-методическому комплексу дисциплины «Иностранный язык в сфере профессиональной коммуникации» и предназначены для студентов второго курса, обучающихся по специальности «Туризм» отделения среднего профессионального образования Сочинского государственного университета (филиал в г. Анапа). Данные рекомендации могут быть использованы как дополнительный источник материалов к учебно-методическим комплексам для выполнения самостоятельной работы студентов, а также, для подготовки к выполнению заданий по письму в рамках интернет-экзамена в сфере профессионального образования.

Целью рекомендаций является повышение профессионально-коммуникативной компетенции в сфере делового общения, а именно в рамках английского письменного этикета, а также совершенствование страноведческих знаний студентов по изучаемым темам.

В соответствии с целью решаются следующие задачи:

- совершенствование навыков и умений по составлению и оформлению деловой корреспонденции;

- дальнейшее развитие навыков построения и письменной презентации предложений на английском языке;

- ознакомление со специальными лексическими единицами и формулами вежливости, употребляемыми в деловой переписке;

- дальнейшее развитие навыков письменного перевода.

Методические рекомендации состоят из следующих разделов:

1) описание структуры деловых писем на английском языке;

2) презентация специальной (условной) лексики и формул вежливости, принятых в официальной и личной переписке на английском языке;

3) образцы писем;

4) материалы для самостоятельного изучения (приложение).

В рекомендации включены аутентичные образцы деловой переписки интернет-ресурсов, материалы пособий по составлению и оформлению корреспонденции различного рода на английском языке, энциклопедические материалы, данные специальных и толковых словарей.

Рекомендации разработаны в соответствии с требованиями государственного образовательного стандарта среднего профессионального образования по специальности100401 - Туризм.

В международной деловой переписке сложились определённые правила, которым необходимо следовать при обращени