Автоматическое создание

Лабораторная работа №10

Отчеты. Способы создания отчетов.
(*) Использование VBA в отчетах

Цель занятия

1. Изучение способов создания отчетов.

2. Изучение разделов, из которых состоит отчет.

3. (*) Изучение основ языка VBA. Применение VBA при создании отчетов.

Общие сведения

Отчеты обеспечивают наиболее удобный способ просмотра и вывода на печать итоговой информации. С помощью отчета невозможно изменять сведения, хранящиеся в БД. Главное различие между отчетами и формами отображается в их назначении: если формы задуманы преимущественно для ввода данных, то отчеты - для их просмотра.

В отчете можно сгруппировать и отсортировать данные в любом порядке, получить результаты расчетов, итоговые значения, средние значения, а также поместить в него рисунки и диаграммы.

Способы создания отчетов

С помощью средств Microsoft Access пользователь может создать множество различных отчетов любой степени сложности. Отчеты создаются с помощью группы Отчеты, расположенной на вкладке Создание ленты инструментов. Существует несколько способов создания отчета:

1. – Отчет. Автоматическое создание простого отчета на основе данных текущего запроса или таблицы, к которому можно добавить дополнительные компоненты, например, группы или итоги.

2. – Наклейки. Запуск Мастера наклеек, который позволяет создать обычные или специальные наклейки.

3. - Пустой отчет. Создание нового пустого отчета, в который можно вставить поля и элементы управления и доработать отчет.

4. - Мастер отчетов. Запуск Мастера отчетов, который позволяет создать простой настраиваемый отчет.

5. - Конструктор отчетов. Создание нового пустого отчета в режиме Конструктора. В режиме Конструктора можно вносить изменения в отчеты, например, добавлять настраиваемые типы элементов управления и составлять программы.

Наряду с данными, извлекаемыми из таблиц и/или запросов, в любом отчете обязательно содержится информация о макете отчета. В макете отчета хранятся заданные пользователем параметры страницы отчета, а также сведения о структуре и свойствах отчета и его отдельных элементов (подписей, заголовков, рисунков).

Прежде чем приступать к непосредственному созданию отчета, сначала следует выбрать источник, из которого будут извлекаться записи отчета. Таблицы и запросы, содержащие базовые данные для отчета, называются источником записей отчета.

Автоматическое создание

Самый простой и быстрый способ создания нового отчета заключается в использовании средства автоматического создания отчетов. В этом случае новый отчет по выбранной таблице или запросу формируется сразу же, без указания какой-либо дополнительной информации.

Автоматическое создание простого отчета на основе существующего запроса или таблицы БД выполняется с помощью инструмента Отчет. При использовании этого средства в новом отчете размещаются все поля выбранной таблицы БД или запроса. Если пользователя не устраивает структура или форматирование созданного отчета, он может изменить требуемые параметры отчета в режиме макета или в Конструкторе.

В качестве примера создадим простой отчет на основе таблицы «Сотрудники» БД «Борей».

Для этого необходимо выполнить следующие действия:

1. В области переходов щелкнуть название того объекта БД (таблицы или запроса), который должен использоваться в качестве источника данных для нового отчета. В нашем примере это таблица «Сотрудники».

2. На ленте инструментов перейти на вкладку Создание.

3. В группе Отчеты щелкнуть кнопку Отчет. Новый отчет отобразится в режиме Макета (рис. 10.1).

рис. 10.1. Отчет «Сотрудники» в режиме Макета

В режиме Макета можно внести изменения в структуру отчета при одновременном отображении данных, содержащихся в объекте-источнике. Например, при необходимости можно настроить размер полей, выбрать способ отображения данных или изменить форматирование отчета в соответствии с предпочтениями пользователя.

4. Нажать кнопку Сохранить на панели быстрого доступа, чтобы сохранить новый отчет в текущей БД. Ввести имя отчета в поле Имя отчета в появившемся окне сохранения.

5. Нажать кнопку ОК. Новый отчет будет сохранен в текущей БД, а его название появится в области переходов.