Система управления документами Евфрат
Вопросы – ответить на вопросы письменно
1. Этапы развития средств автоматизированного хранения и поиска текстовых документов. Электронный документооборот в современной жизни организаций начинает играть все большую роль и это закономерно. Не секрет, что буквально 5 лет назад электронный документооборот как понятие владельцами бизнеса, руководителями корпоративных Канцелярий и, тем более, конечными пользователями воспринимались как "инородный организм", попытка ИТ сообщества навязать дополнительные проблемы и попросту лишняя трата финансовых ресурсов организации.
Но со временем степень проникновения ИТ технологий в процессы управления и деятельности организаций увеличилась, т.к. объемы обрабатываемых данных и требования по их достоверности стали намного выше, рынок стал требовать от организаций большей поворотливости и, в конечном счете, способности быстро меняться и адаптироваться под его требования. Руководители бизнес сообществ начали понимать, что без современных ИТ инструментов им не обойтись. Постепенно стартовали проекты по внедрению информационных систем различного класса и назначения. Конечные пользователи, руководители и собственники бизнеса ощутили отдачу от инвестиций в ИТ системы и задумались о комплексной проработке ИТ стратегии.
2. Автоматизация делопроизводства на основе системы управления документами Евфрат
· Электронное делопроизводство
· Электронный документооборот
· Электронный архив
· Управление договорной деятельностью
· Управление продажами
· Учёт и ведение работы с контрагентами
· Работа с финансовыми документами
· Работа с кадрами
· Бухгалтерский и налоговый учёты
· Документооборот для электронных торгов
· Автоматизация бизнес-процессов, workflow
· Выдача и контроль исполнения поручений
· Работа с обращениями граждан и м.д.
3. Назовите основные задачи организации системы электронного документооборота.
Цели и задачи системы электронного документооборота
Система электронного документооборота или сокращенно СЭД позволяет добиться следующих основных целей и решить следующие задачи:
· создать единое корпоративное хранилище корпоративной документации;
· создать структурированный реестр документации в соответствии с номенклатурой дел организации;
· существенно сократить сроки согласования документов;
· предотвратить потерю документов;
· повысить прозрачность и контролируемость работы с документами;
· повысить уровень исполнительской дисциплины и обеспечить контроль исполнительской дисциплины за счет специализированной отчетности;
· обеспечить возможность электронного ознакомления с документами под роспись;
· обеспечить возможность исполнения резолюций и поручений по документам;
· повысить эффективность корпоративного управления по всем вертикалям власти;
· повысить скорость поиска документов;
· сократить объемы копирования документов и обеспечить контроль их печати;
· повысить уровень информационной безопасности за счет механизмов ЭЦП и аудита системных событий;
· предоставить руководству гибкий аналитический инструмент для получения информации о качестве работы с документами;
· обеспечить распространение корпоративных стандартов и их неукоснительное соблюдени
4. Дайте характеристику системы управления документооборотом «ЕВФРАТ»
Основу информационной среды любого предприятия, организации или учреждения составляют документы. Содержащаяся в них информация будет обладать юридической силой и может быть использована в профессиональной деятельности только при соблюдении ряда обязательных делопроизводственных операций.
При работе с документами ежедневно приходится решать большой комплекс вопросов, связанных с регистрацией входящих, исходящих и внутренних документов, с подписанием, согласованием, отправкой, формированием их в дела, определением сроков хранения, передачей в архив либо уничтожением. Без правильной организации работы невозможно справиться с потоком документов, быстро найти требуемый документ, навести по нему справки, а также проконтролировать его исполнение или обеспечить сохранность. Существование такой проблемы делает данную курсовую работу актуальной и требующей особенной тщательности и внимательности в нахождении ее решения.
5. Какие методы классификации и поиска документов используются в системе «ЕВФРАТ»?
Система Е1 Евфрат основана на архитектуре «клиент-сервер». Благодаря модулю веб-сервера доступ к системе может осуществляться через интернет.
ЕВФРАТ – это Система позволяет автоматизировать регистрацию документов и заданий, обеспечивает взаимодействие пользователей во время работы над документами (с разграничением прав доступа), даёт возможность поиска информации. Может производиться контроль за выполнением работ, а также отслеживание состояния процессов.
Делопроизводство - комплекс мероприятий по организации документооборота предприятия или организации. Делопроизводство – это термин, применяемый в конторской практике для обозначения формального набора правил работы с документами.
Электронный документ (ЭД) — документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, который может быть подписан электронной подписью (ЭП) и сохранён на машинном носителе в виде файла соответствующего формата.
Документооборот - система создания, интерпретации, передачи, приема и архивирования документов, а также контроля за их выполнением и защиты от несанкционированного доступа.
Электронный документооборот (ЭДО) — совокупность автоматизированных процессов по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».