Разные способы экспорта данных

Что лучше экспортировать — результирующий отчет илu все содержимое таблицы? Существует несколько способов передачи данных за пределы программы Access. Вы можете взять данные непосредственно из таблицы или экспортировать результаты за­проса или отчета. Какой же подход лучше?

Обычно самый легкий путь — получение данных из соответствующей таблицы (как описано в главе 19). Однако в некоторых случаях гораздо разумнее использовать отчет.

• Вы хотите использовать уникальное расположение столбцов, определенное в отчете. (Например, вы не хотите использовать всю таблицу Products,а отчет ProductCatalogвыводит именно то, что нужно.)

• Вы хотите использовать параметры фильтрации, сортировки или группировки, которые уже применили в отчете. (Вы узнаете об этих возможностях в главе 11.)

• Вы хотите воспользоваться форматированием, которое применили в отчете. В зависимости от используемого варианта экспорта у вас может появиться возможность сохранить подробные настройки форматирования, такие как шрифты. Если вы экспортируете в PDF-файл, HTML-докумет или снимок отчета, все форматирование сохраняется. Если отчет экспортируется в приложение Office, например, Word или Excel, лишь некоторые характеристики форматирования сохраняются. Но если вы экспортируете таблицу или запрос, вы получаете только данные, и ваша задача — снова придать им привлекательный внешний вид.

В главе 19 вы познакомитесь поближе с операцией экспорта таблиц и запросов.

Форматирование отчета

Вы уже научились создавать простые отчеты, отображающие всю нужную вам информацию в виде компактной таблицы. Единственная проблема этих отчетов — все они выглядят оди­наково. Если вы работаете для транснациональной страховой компании в фирме, разделен­ной перегородками на рабочие места-кабинки, это унылое однообразие — возможно, хоро­шая вещь. Но более впечатлительным людям, быть может, хочется оживить свои отчеты, добавив в них границы, выразительные шрифты и яркие цветовые штрихи.

Самый быстрый способ форматирования — использование заранее подготовленных автоформатов (показанных на рис. 10.13) из коллекции, представленной на ленте Работа с макетами отчетов | Формат → Автоформат → Автоформат(Report Layout Tools | Format­ting → AutoFormat → AutoFormat). Каждый вариант автоформата применяет комбинацию заданных шрифтов, цветов и параметров границы. Автоформат позволяет преобразовать представление отчета за один шаг, но не дает возможности скрупулезного управления, при­менения именно тех установок, которые вам нравятся.

Не все форматирование может сохраниться в HTML-документе. Об этом говорится ранее в описании форматов. — Ред.

Рис. 10.13.Щелкните мышью направленную вниз стрелку (обведена) для того, чтобы увидеть все имеющиеся варианты автоформата. (Если у вас действительно большой монитор, варианты предварительного просмотра автоформатирования отображаются справа на ленте.) Каждая пиктограмма предварительного просмотра отображает цвета и фрагмент фона, применяемого в данном варианте форматирования, но для того чтобы увидеть, как оформление выглядит на самом деле, его нужно применить

Примечание

Напоминаю, для форматирования отчета нужно перейти в Режим макета.Если дважды щелк­нуть название отчета в области переходов, он откроется в режиме Представление отчета.Щелкните правой кнопкой мыши заголовок вкладки и выберите команду Режим макетадля перехода в этот режим.

С помощью автоформата можно выполнить еще пару действий.

Для применения части параметров автоформатирования выберите на ленте Работа с макетами отчетов | Формат → Автоформат → Автоформат → Мастер автоматического форматирования(Report Layout Tools | Formatting → Auto Format → AutoFormat → AutoFormat Wizard). В диалоговом окне Автоформат(AutoFormat) выделите нужный вари­ант автоформата. Затем щелкните мышью кнопку Параметры(Options) для отображе­ния трех флажков в нижней части диалогового окна: шрифт(Font), цвет(Color) и границы(Border). Сбросьте флажок того атрибута, который не хотите применять, и щелкните мышью кнопку ОК.

Для возврата к стандартному виду отчета без форматирования выберите Работа с маке­тами отчетов | Формат → Автоформат → Автоформат → Мастер автоматического форматированиядля отображения диалогового окна Автоформат.Далее в списке вари­антов автоформата выберите строку Нет(None) и щелкните мышью кнопку ОК.

■ Если вы использовали причудливый формат в вашем отчете и хотите сохранить его как пользовательский вариант автоформата, выберите на ленте Работа с макетами отчетов| Формат → Автоформат → Автоформат → Мастер автоматического форматированиядля отображения диалогового окна Автоформат.Далее щелкните мышью кнопку На­стройкаи выберите переключатель создание нового стиля па основе стиля объекта(Create a new AutoFormat), задайте название автоформата и щелкните мышью кнопку ОК. Вы увидите созданный вариант в коллекции автоформатов.