Работа исполнителей с конфиденциальными документами

Разрешение на доступ к конфиденциальным сведениям (документам, делам, базам данных и др.) всегда является строго персонифицированным (индивидуальным) и дается руководителем:

- в письменном виде в виде резолюций на документе;

- приказом, утверждающим схему именного или должностного доступа к конкретным группам информации;

- списком-разрешением на обложке дела;

- и т.п.

Особенность информационного обслуживания потребителей конфиденциальной информацией состоит в том, что не потребитель определяет, какая информация ему нужна и какой информацией он может пользоваться, а полномочный руководитель. Причем, тайна организации делится на несколько частей, известным разным сотрудникам. Это, во-первых, снижает ценность информации, во-вторых, тайну организации в целом может знать только крайне ограниченный круг должностных лиц, и разглашение отдельных ее части не наносит серьезного ущерба делам организации.

При организации доступа сотрудников к конфиденциальным массивам электронных документов, банкам данных, необходимо помнить о его многоступенчатом характере:

- доступ к персональному компьютеру, серверу или рабочей станции;

- доступ к машинным носителям информации, , хранящимся вне ЭВМ;

- непосредственный доступ к конфиденциальным базам данных и файлам.

Система защиты такой информации обычно включает коды, пароли, ключевые слова, шифры, специальные программные продукты, аппаратные средства и др.

Перемещение конфиденциальных документов между руководителями или между руководителями и исполнителями выполняется только через службу КД. Выдача документов исполнителям для работы осуществляется под роспись в традиционной учетной карточке или бумажном экземпляре электронной учетной карточки. Электронные документы передаются в копии в базы данных компьютера (рабочей станции) исполнителя с предварительным внесением исполнителем в электронную учетную карточку документа, находящуюся в компьютере службы КД, своей электронной подписи.

При возврате исполнителем конфиденциального документа в службу КД или прекращении работы с конфиденциальными электронными базами данных работниками службы КД проверяются соответствие документа учетной форме и его комплектность (перелистывание и пересчитывание) и проверка сохранности или искажения конфиденциальной информации банков данных или несанкционированного сохранения копии электронного документа.

В случае отсутствия конфиденциального документа, дела или носителя информации у сотрудника, которому они были выданы, или которым был разрешен доступ к электронным конфиденциальным документам, составляется акт и немедленно докладывается об утрате первому руководителю для принятия решения.

Следовательно, процесс исполнения, дальнейшего движения и использования изданных конфиденциальных документов более сложен в технологическом отношении, чем аналогичный процесс обработки открытых документов, и требует четкого выполнения всех утвержденных стадий, этапов и процедур.

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК

1. Кузнецов И.Н. Делопроизводство: Учебно-справочное пособие. – М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К», 2005. – 504 с.

2. Андреева В.И. Делопроизводство: Практическое пособие / Издание 9-е, исправленное и дополненное (Серия «Библиотека). – М.: ЗАО «Бизнес-школа «ИнтелСинтез» совместно с ООО «Журнала «Управление персоналом», 2003. – 184 с.

3. Андреева В.И. Делопроизводство: Практическое пособие / Издание 10-е, переработанное и дополненное. – М.: ООО «Управление персоналом», 2005. – 200 с.

4. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учеб. пособие. – 4-е изд. М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2002. - 296 с.

СОДЕРЖАНИЕ

1. ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ
1.1. Основные положения по документированию управленческой деятельности  
1.2.Унификация и стандартизация управленческих документов
1.3. Виды документов и их классификация
1.4. Правила оформления управленческих (организационно-распорядительных) документов  
1.5. Требования к подготовке документов
2. СОВРЕМЕННОЕ ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО
2.1. Правила оформления делового письма
2.2. Классификация деловых писем
2.3. Международные письма
3. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ  
3.1. Организационные документы
3.2. Распорядительные документы
4. ДОКУМЕНТЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ
4.1. Штатное расписание
4.2. Документация по трудовым отношениям
5. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫХ МАТЕРИАЛОВ  
5.1. Справки
5.2. Докладные и объяснительные записки
5.3. Акты
5.4. Телеграммы, телефонограммы
6. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ
6.1. Организация документооборота
6.2. Учет документов
6.3. Регистрация документов
6.4. Организация и контроль за исполнением документов
6.5. Номенклатура дел организации
6.6.Формирование дел
6.7. Подготовка документов к архивному хранению
7. ЗАЩИТА ИНФОРМАЦИИ
7.1. Защита текущей информации
7.2. Мероприятия по защите информации
7.3. Способы защиты информации
8. РАБОТА С КОНФИДЕНЦИАЛЬНОЙ ИНФОРМАЦИЕЙ
8.1. Назначение и виды учета конфиденциальных документов
8.2. Грифы конфиденциальности
8.3. Работа исполнителей с конфиденциальными документами
БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК

Наши рекомендации