Аудит расчетов с подотчетными лицами
Цель аудита расчетов с подотчетными лицами — установление правильности и достоверности данных операций и определение их влияния на финансовую (бухгалтерскую) отчетность. В связи с тем, что аудит расчетов с подотчетными лицами связан с проверкой порядка ведения кассовых операций, удобнее проводить их параллельно.
Основные задачи - подтверждение первоначальной оценки системы внутреннего контроля и бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами; проверка организации аналитического учета расчетов с подотчетными лицами; подтверждение достоверности оформления и отражения на счетах бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами.
Для расчетов с подотчетными лицами предназначен счет 71. Аудит расчетов с подотчетными лицами осуществляется сплошным методом, и поэтому для его проведения целесообразно привлекать ассистентов.
Состав первичных документов по расчетам с подотчетными лицами, с одной стороны, достаточно узок - это авансовые отчеты, заявления на выдачу денег из кассы. С другой стороны, состав документов, сопутствующих расчетам с подотчетными лицами, чрезвычайно широк и разнообразен, так как расчеты с подотчетными лицами связаны со многими другими разделами учета, например операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т.д. Следовательно, при проверке необходимо сопоставить авансовые отчеты с документами по другим разделам учета.
При проведении аудита необходимо сопоставить сальдо по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» на конец каждого месяца с данными, указанными в Главной книге. Одновременно следует сверить соответствие месячных оборотов по кредиту счета 71 с дебетовыми оборотами по счетам учета материальных запасов, затрат, имущества и прибыли.
Источники информации:
- первичные документы по оформлению приема и выдачи наличных денег (кассовые расходные и приходные ордера);
- журнал регистрации расходных и приходных кассовых документов;
-учетные документы, отражающие факт совершения хозяйственной операции: авансовый отчет (форма № АО-1), приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма № Т-1), табель учета рабочего времени (форма № Т-13), расчетно-платежная ведомость (форма № Т-49), приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма № Т-9), командировочное удостоверение (форма № Т-10), служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма № Т-10а) и др.;
-учетные регистры аналитического и синтетического учета, отражающие бухгалтерские записи по расчетным операциям: карточки, ведомости по счетам, журналы-ордера, анализы счетов, обороты по счетам 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и др.;
-бухгалтерская отчетность, подтверждающая суммы сальдо по счетам расчетов «Бухгалтерский баланс», «Пояснения к бухгалтерскому балансу»;
-прочие документы, отражающие законность совершения расчетов: письма, приказы (распоряжения) руководителя, соглашения, трудовые договоры, договоры возмездного оказания услуг, подряда и пр.
План и программа проверки
I этап
• Проверка и изучение приказа об установлении круга лиц, которым предоставлено право получать деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы.
• Проверка наличия журнала учета работников, выбывающих в командировки и прибывающих из командировок.
• Проверка наличия в учетной политике сроков, на которые выдаются деньги под отчет.
II этап
• Проверка правильности оформления первичных учетных документов. Обратить внимание на оправдательные документы (наличие на чеках реквизитов и пр.).
• Проверка правильности проведения инвентаризации расчетов с подотчетными лицами.
• Проверка соответствия записей о выдаче, использовании, возврате подотчетных сумм данным регистра по счету 71.
• Установление факта выдачи денежных средств под отчет при наличии остатка неизрасходованного предыдущего аванса.
• Проверка своевременности возврата неизрасходованных подотчетных сумм, выданных на командировочные и операционно-хозяйственные расходы.
• Проверка правильности отнесения на себестоимость операционно-хозяйственных расходов из подотчетных сумм и оприходования приобретенных через подотчетных лиц материальных ценностей.
• Проверка правильности отражения в учете приобретения материальных ценностей.
• Проверка обоснованности предъявления на возмещение из бюджета НДС по приобретенным материальным ценностям, оплачиваемым работам и услугам.
• Проверка учета операций с валютой, в частности, курсовых разниц.
Аудит заключается в проверке соблюдения действующего законодательства, правильности документального оформления и отражения в учете всех видов расчетов с подотчетными лицами. При этом осуществляются следующие процедуры:
· оценивается система внутреннего контроля и бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами;
· подтверждается достоверность выдачи и возврата подотчетных сумм;
· устанавливается законность и полнота возврата подотчетных сумм;
· проверяется организация аналитического учета расчетов с подотчетными лицами и взаимосвязь аналитического и синтетического учета;
· проверяется соблюдение организацией налогового законодательства по операциям, связанным с расчетами с подотчетными лицами.
Результаты оценки систем бухгалтерского учета и внутреннего контроля расчетов с подотчетными лицами основываются на содержании вопросов и документах, которые подвергаются исследованию:
-Соответствует ли порядок расчетов с подотчетными лицами Положению о порядке ведения кассовых операций в РФ и другим нормативным документам?
-Своевременно ли сдаются авансовые отчеты в бухгалтерию организации?
-Проверяются ли авансовые отчеты по формальным признакам и по существу отраженных операций, осуществляется ли арифметическая проверка авансовых отчетов и прилагаемых к ним документов?
-Используются ли унифицированные формы первичных документов?
-Применяются ли компьютерные программы для расчетов с подотчетными лицами?
-Осуществляется ли контроль лимита расчетов наличными между юридическими лицами?
-Какие документы применяются для организации аналитического учета расчетов с подотчетными лицами
-Соблюдается ли своевременность расчетов с подотчетными лицами по выданным суммам?
-Правильно ли отражаются на счетах бухгалтерского учета операции с подотчетными лицами
-Сверяются ли записи аналитического и синтетического учета по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами», а также записи в Главной книге?